Как сократить бюджет внедрения СЭД в два раза?

Тимур Шайхутдинов, руководитель проектов внедрения DIRECTUM

«Экономика есть искусство удовлетворять безграничные
 потребности при помощи ограниченных ресурсов»
Лоренс Питер

Внедрение ИТ-системы, в том числе системы электронного документооборота – процесс достаточно дорогой, и многие в целях экономии отказываются от помощи проектных команд. В результате ПО приобретается, но из-за отсутствия качественного внедрения либо используется не эффективно, либо вообще остается «лежать на полке». Поэтому отказываться от внедрения полностью все же не стоит, можно рассмотреть варианты снижения его стоимости.

В нашей компании для оптимизации проектной деятельности и реализации конкурентоспособных бюджетов проектов используются различные варианты внедрения. Каждый из них имеет несколько этапов: исследование, анализ и проектирование, обучение рабочей группы, настройка и адаптация, обучение пользователей, опытная эксплуатация. Внутри каждого этапа существуют определенные особенности, от которых зависит стоимость, сроки и порядок выполнения работ на проекте. Рассмотрим варианты сокращения бюджета.

Этап 1. Исследование, анализ и проектирование

При максимальном внедрении на данном этапе выполняются: полное исследование процессов предприятия с анкетированием всех заинтересованных сотрудников, проведение анализа и консалтинга для оптимизации бизнес-процессов, разработка детальных проектных решений и технических проектов с подробным описанием требуемых настроек, модификаций и интеграций, презентация, защита и согласование разработанных проектных документов.

Сократить стоимость можно за счет:

·       Замены комплексного исследования на GAP-анализ.

·       Отказа от проектных решений в пользу уточненного технического задания. Это позволит снизить трудоемкость работ на проектирование и уменьшить количество выездов специалистов исполнителя (не потребуются выезд разработчика и дополнительный выезд на согласование проектных решений).

При этом если вы решите сокращать затраты за счет данного этапа, стоит учесть соблюдение ряда условий. Будьте готовы адаптировать ваши процессы под стандартный функционал системы и минимизировать требования, которые могут привести к дополнительным модификациям. Практически все современные СЭД в стандартной поставке позволяют автоматизировать типовые бизнес-процессы. Оптимально начать автоматизацию с небольшого количества бизнес-процессов, например, с двух – классическое делопроизводство и договоры. Если речь идет о GAP-анализе, то здесь необходимо обеспечить высокую вовлеченность ваших специалистов в течении 1-2 недель при проведении работ.

Этап 2. Обучение рабочей группы

При максимальном внедрении обучение рабочей группы проводится по полным курсам для того, чтобы участники подробно изучили систему и при согласовании проектных решений понимали возможности стандартной версии. Курсы проводятся очно с выездом нашего специалиста на территорию заказчика и занимают неделю. При этом стоимость курса зависит от количества обучаемых.

Если на этапе исследования вы выбрали формат GAP-анализа, то сократить стоимость можно за счет замены обучения по курсам на обзорный семинар в рамках проведения GAP-анализа – это позволит исключить отдельный выезд на обучение.

Этап 3. Настройка и адаптация

На сложных проектах с распределенной организационной структурой, наличием множества точек интеграции в рамках данного этапа выполняются модификации прикладной части, настройка и разработка интеграции, разработка и проведение миграции исторических данных, настройка системы и проведение тестовой эксплуатации с имитацией всех рабочих кейсов работы в системе.  

Обеспечить экономию на данном этапе можно за счет:

·       Отказа от глобальных модификаций с ориентацией на стандартный функционал системы.

·       Отказа от автоматической миграции данных. Зачастую дешевле выполнить эти работы «вручную» с привлечением низкоквалифицированного персонала, например, студентов на практике. Либо можно вообще отказаться от миграции исторических данных и обращаться к ним по мере необходимости в старом файловом хранилище.

·       Минимизации количества систем для обмена данными и количества интегрируемых объектов. Например, если вы автоматизируете договорные процессы, можно реализовать обмен данными с учетной системой только в части договоров и контрагентов.

·       Сокращения количества выездов разработчика с помощью предоставления удаленного доступа к системе. Это позволит дистанционно проводить настройку и модификации, обучать и консультировать сотрудников.

·       При выполнении перечисленных условий, можно не проводить тестовую эксплуатацию, а ограничиться демонстрацией настроенной системы.

Здесь вы должны быть готовы к удаленному взаимодействию. Существует множество средств коммуникаций и удаленных подключений без ущерба для итогового результата. При этом политика безопасности предприятия не должна ограничивать возможность удаленного доступа к сети извне.

Этап 4. Обучение пользователей

При максимальном внедрении организуется обучение всех пользователей: проводятся семинары группами до 20 человек. Стоимость зависит от количества групп и количества выездов для проведения обучения.

Сократить стоимость этапа можно за счет

·       обучения пользователей силами своих специалистов-преподавателей;

·       самостоятельного обучения сотрудников по инструкциям.

В этом случае важно найти сотрудников, которые способны и готовы обучать пользователей, особенным плюсом будет наличие собственного учебного центра. Или же нужно оценить готовность пользователей обучаться самостоятельно. Желательно чтобы у вас уже был подобный опыт - вы должны быть уверены, что вашим сотрудникам это под силу.

Этап 5. Опытная эксплуатация

При максимальном внедрении опытная эксплуатация подразумевает постоянное присутствие специалистов исполнителя на территории заказчика для обеспечения консультаций пользователей и возможных модификаций по дополнительным требованиям.

Наверно единственным возможным способом экономии является отказ от присутствия специалистов исполнителя на опытной эксплуатации. В этом случае необходимо выделить ключевых пользователей для обучения – в дальнейшем они смогут передать свои знания коллегам. Определите ответственных за консультации со стороны вашей проектной команды. Эти сотрудники будут значительную часть времени выделять на проект на весь период внедрения СЭД и без должной квалификации и мотивации результат их деятельности может быть неэффективным.

Будьте готовы самостоятельно снимать дополнительные требования пользователей. Если у вас нет опыта внедрения подобных систем, то вы столкнетесь с высоким риском не завершить успешно опытную эксплуатацию. Поэтому принимать решение об экономии на данном этапе нужно с осторожностью.

* * *

Сокращая бюджет на каждом из этапов, вы сможете существенно снизить стоимость внедрения, вплоть до 50%. Но есть риски, что вариант сокращения не сработает. Процессы могут оказаться неформализованными, а неготовность их адаптации к стандартному функционалу и низкая результативность при выполнении работ самостоятельно могут сказаться на эффективности внедрения. При выборе нужно понимать, что в зависимости от варианта экономии при внедрении меняется не только стоимость, но и степень вовлеченности ваших сотрудников в проект и ваша ответственность за конечный результат. При максимальном внедрении наша компания гарантирует, что система будет внедрена и заработает, и берем эту ответственность на себя.

Читайте также:

●    Эпоха дорогих внедрений прошла - что делать?

●    Успешное внедрение СЭД: очевидные принципы и неочевидные подходы

●    Проекты без проектной документации

Источник: DirectumRX