Всегда ли внедрение СЭД меняет бизнес-уклад компании?

Любая зрелая компания – это устоявшиеся процессы, налаженные связи, проверенные временем технологии, люди, которые привыкли вести свою деятельность определенным образом. Все это формирует индивидуальный бизнес-уклад организации, и внесение каких-либо изменений может вызывать много вопросов и сложностей, особенно если для участников процессов ценность этих изменений не очевидна. Кроме того, имеющиеся особенности бизнеса и его стратегия, возможно, и являются тем уникальным, что дает рыночное преимущество.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) – серьезный шаг для компании, который может значительно поменять бизнес-уклад. Но должны ли СЭД это делать?

Прежде чем разобраться оговорим несколько ситуаций при которых изменения происходят (или не происходят) не по причине внедрения СЭД, а из-за сопутствующих факторов. Например:

●    Решение о внедрение СЭД в организации принято под давлением внешних факторов, например, распоряжением, спущенного «сверху». В этом случае организация вынуждена изменять свои бизнес-процессы, подстраивая их под унификацию процессов в рамках холдинга и одновременно закрепляя эту унификацию в СЭД.

●    Решение об использовании СЭД в организации не было до конца осознанным и необходимым. Таким образом внедрение системы может быть не будет завершено, соответственно и процессы не изменятся.

Организация, принимая решение о внедрении СЭД, как правило, ставит для себя цель – автоматизировать и/или оптимизировать бизнес-процессы. И именно от цели в дальнейшем зависит требования, предъявляемые к СЭД и степени изменения бизнес-процессов.

По степени влияния на бизнес-процессы можно все-таки выделить типы СЭД:

Заказные решения – СЭД, которые разрабатываются специально под конкретную организацию. В этом случае, как правило, задача СЭД в первую очередь заключается в поддержке существующих бизнес-процессов, то есть система изначально не является «локомотивом» изменений устоявшихся процессов. При этом некоторое влияние системы на бизнес-процессы все равно будет, и связано прежде всего с ее техническими ограничениями, либо стоимостью разработки под специфику.

Готовые СЭД, или как их еще называют «из коробки», включают в себя не только набор функций для автоматизации процессов документооборота, в них, как правило, уже заложена определенная концепция по выстраиванию процессов. Фактически, это уже не просто инструмент, а целая идеология, определяющая, как этот инструмент использовать для получения максимального эффекта от внедрения. Соответственно, изменение бизнес-уклада организации при внедрении СЭД зависит от того, насколько изначально идеология системы близка организации и насколько гибко система может адаптироваться к специфическим требованиям.

Для адаптации СЭД к требованиям конкретной организации большинство современных СЭД обладают значительными возможностями кастомизации. Такие СЭД называют «конструкторами» или платформами. Однако в любом случае некоторое влияние на бизнес-процессы даже при их внедрении все же происходит.

На практике при внедрении системы происходит взаимное влияние: как СЭД подстраивается под бизнес-процессы документооборота организации, так и наоборот. Успешность внедрения зачастую зависит от готовности обеих сторон адаптироваться и идти на встречу друг другу. При этом если ставились цели не только автоматизации, но и оптимизации, то СЭД – это отличный инструмент реализации этой цели.

Даже если в процессе внедрения не происходит изменения бизнес-процессов, привычная работа сотрудников, как правило, меняется. Причем это происходит как в случае первого внедрения СЭД в организации, так и в случае замены одной СЭД на другую. Привычные действия пользователям приходится выполнять иначе.

Таким образом, насколько существенно будет изменение бизнес-уклада зависит не только от типа СЭД, но и от множества других факторов:

●    целей внедрения СЭД;

●    правильности выбранной системы соответственно целям;

●    готовности к адаптации с обеих сторон;

●    количества процессов или этапов процессов, которые затрагивает проект;

●    количества вовлеченных в процессы сотрудников организации.