Как упростить оформление командировок и избавиться от лишних бумаг

Командировки в цифре? Всё по закону

Командировкой считается деловая поездка, в которую работодатель отправляет сотрудника для выполнения служебных поручений — на определенный срок и вне основного места работы. Для ее оформления потребуются следующие документы:

• приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 или Т-9а (если командируемых несколько);
• авансовый отчет;
• служебная записка, если сотрудник использует личный автотранспорт.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации необязательно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Но для удобства внутренних процессов некоторые компании продолжают выписывать эти документы, указывая в них основания для командировки и цели направления своего сотрудника.

Командировки без головной боли: советы для работодателя Добавим, что организации уже не первый год имеют право отчитываться по расходам о командировках в электронном виде. В письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 говорится о том, что сотрудники могут подписывать авансовые отчеты с помощью простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной подписи. Однако для этого компании необходимо выпустить внутренний регламент. Основания для этих процедур закреплены в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». А с 22.11.2021 года перевести в цифру можно и все остальные процессы: согласование поездки, приказ и т. д. — согласно ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ.

Оформление командировок без бумаги значительно упрощает весь процесс. Сокращаются затраты на расходные материалы, что сейчас довольно актуально, а также возрастает скорость согласования. Сотруднику не нужно лично относить бумаги или отправлять их по почте. К тому же уменьшается риск ошибок. Задачи, приказы, авансовые отчеты формируются в системе автоматически по готовому шаблону и отправляются по преднастроенным маршрутам. С таким подходом намного меньше вероятность, что документ вернут на доработку.

Теперь расскажем, как происходит оформление командировок в корпоративной системе управления цифровыми процессами и документами.

Согласовать командировку без хождения по мукам

В компаниях, где еще не используется электронный документооборот (ЭДО), лишнее время отнимает согласование командировки на бумаге. Если у руководителя будут замечания к цели, датам или другим деталям поездки, сотруднику придется собирать подписи снова. Приближается время командировки, билеты раскупают, а приказа и аванса всё еще нет.

Как отправить в отпуск 50 тысяч человек: изучаем систему КЭДО под нагрузкой Эти процессы можно значительно упростить и ускорить в цифре. Посмотрим, как именно, на примере решения «Командировки и авансовые отчеты» системы Directum HR Pro. Все возможности для управления командировками доступны сотруднику в личном кабинете, а значит, инициировать, изменить, отменить деловую поездку, а также отчитаться о расходах можно со смартфона. Это удобно для специалистов, которые постоянно находятся в разъездах и им приходится оформлять одну командировку за другой.

1. Создание заявки на командировку

Сотрудник, который отправляется в деловую поездку, может инициировать ее в пару кликов через личный кабинет. Чтобы создать заявку на командировку, работник в личном кабинете переходит в соответствующий раздел и указывает:

• цель командировки, где кратко обосновывает необходимость поездки;
• дату начала и дату окончания;
• в раскрывающемся поле «Маршрут» — пункт/пункты назначения, даты прибытия и отбытия, а также организацию, в которую отправляется сотрудник (при необходимости).

Сотрудник может воспользоваться личным автотранспортом для поездки. В этом случае нужно установить флажок и указать номер и марку своего авто. После отправки заявки автоматически сформируется служебная записка о поездке в командировку на личном транспорте.

Далее в блоке «Расходы» сотрудник указывает данные о предполагаемых тратах. Информация в поле «Лимит» заносится в систему администратором. Если лимит превышен, это не помешает сотруднику инициировать командировку. Суммы будут рассматриваться руководителем и бухгалтером при согласовании заявки.

Если в компании организована покупка билетов и бронирование гостиниц, можно установить флажок «Запросить покупку билетов и проживания». После того как все расходы отражены, достаточно нажать на кнопку «Отправить».

2. Согласование заявки на командировку

Заявка, оформленная в личном кабинете, уходит на согласование сначала руководителю, затем бухгалтеру. Очередность и сроки согласования уже заданы в системе заранее.

Итак, руководитель получает в системе задание на согласование командировки, знакомится с карточкой командировки и служебной запиской. Далее он может вернуть командировку на доработку, согласовать или отменить ее.

После согласования руководителем задание автоматически получает бухгалтер, ответственный за командировки. Он не может отменить поездку, но может согласовать заявку либо отправить ее на доработку.

3. Согласование приказа на командировку

После утверждения заявки автоматически создается приказ по командировке, ему присваивается регистрационный номер. Из карточки командировки в приказ подтягиваются необходимые данные: сведения о командируемом сотруднике, сроки, цель, основание.

Руководитель организации получает задание подписать приказ о направлении сотрудника в командировку. На этом этапе он также может отменить командировку или отправить заявку на доработку, добавив комментарий, что именно нужно исправить. Во втором случае командируемый корректирует заявку и снова отправляет ее на согласование своему руководителю и бухгалтеру.

Приказ о командировке подписывается усиленной электронной подписью руководителя.

Если у руководителя не возникло никаких замечаний, он подписывает приказ. После этого система автоматически отправит задания:

• командируемому в личный кабинет — на ознакомление и подписание документов по командировке. Сотрудник подписывает их усиленной неквалифицированной подписью;
• бухгалтеру — на перечисление аванса;
• ответственному за командировки, если такой сотрудник есть в компании, — на покупку билетов.

4. Перечисление аванса

Как только приказ по командировке подписан, бухгалтер получает задание на перечисление денежных средств командируемому или сотруднику, ответственному за организацию командировок. Работнику не нужно отдельно составлять заявление на аванс и относить его в бухгалтерию. Бухгалтер перечисляет требуемую сумму и выполняет задание, а командируемый получает в системе уведомление о переводе денежных средств.

Теперь наш специалист готов к командировке: он ознакомлен с приказом, получил аванс и уже успел купить билеты и забронировать место проживания. И для этого ему не пришлось лично посещать руководителя, бухгалтерию, кадровую службу.

При необходимости из личного кабинета работник может изменить или отменить командировку, указав причину.

Подготовить отчетность и не выгореть на работе

После возвращения из деловой поездки сотрудника ждет много дел, накопившихся за время его отсутствия. К основным задачам добавляется и авансовый отчет — первичный документ по форме АО-1, в котором необходимо отчитаться о выданных ему средствах. Согласно Указанию Банка России от 5 октября 2020 г. N 5587 компании сами устанавливают срок, в течение которого сотрудники должны предоставить авансовые отчеты. Такие сроки должны быть прописаны в уставе или внутренних актах организации.

Бухгалтерия крайне внимательна к авансовым отчетам: правильное оформление расходов важно для расчета НДФЛ и страховых взносов. Поэтому часто документы возвращаются на доработку. Если при этом приходится отправлять их по почте, то сроки затягиваются. К тому же всегда есть риск, что документы затеряются в пути.

Цифровизация процесса снимает значительную долю нагрузки, в том числе и со специалистов бухгалтерии. Некоторые корпоративные системы поддерживают искусственный интеллект, и если его подключить, то получится разобраться с отчетностью еще быстрее.

В последний день командировки сотрудник получит в личном кабинете задание на подготовку авансового отчета.

По кнопке «Подготовить» сотрудник переходит к заполнению АО, указывает фактические расходы и прикладывает скан-копии или фотографии подтверждающих документов. Оригиналы тоже пригодятся, однако их работник может занести в бухгалтерию уже после согласования авансового отчета.

Если сотрудник израсходовал больше или меньше запланированной суммы, то после утверждения авансового отчета он либо возвращает неизрасходованную сумму, либо получает компенсацию согласно подтверждающим документам.

Что искусственный интеллект может предложить HR-сфере? Второй способ передавать в систему подтверждающие документы — использовать сервисы искусственного интеллекта. Сотрудник фотографирует чеки, авиа- или ж/д билеты, акты и накладные, отправляет их на служебную электронную почту, далее подключается ИИ:

• определяет тип документа;
• извлекает все необходимые данные;
• прикрепляет их к нужному авансовому отчету.

Останется только проверить корректность внесенных сведений. Если интеллектуальные механизмы «обучены» на большом объеме документов нужного типа, то можно добиться полноты извлечения данных до 80-90%.

Заполненная карточка авансового отчета отправляется на согласование сначала непосредственному руководителю сотрудника, затем бухгалтеру, ответственному за авансовые отчеты. После согласования в системе автоматически формируется авансовый отчет в формате PDF, а командируемый, руководитель и бухгалтер получают задание на его подписание электронной подписью. Как уже было сказано выше, работник подписывает авансовые отчеты усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП).

Работа с документами после командировки

Сотрудник в любой момент может посмотреть все свои командировки и найти связанные с ними документы в разделе «Мои командировки» личного кабинета.

Для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы в системе предусмотрен инструмент выгрузки пакетов документов: по конкретному периоду, организации, сотруднику.

Система выгружает документы в отдельные папки. В каждой папке есть и приказы, и авансовые отчеты. Все метаданные о фактах подписания авансового отчета электронными подписями доступны в системе, к ним всегда можно обратиться из карточки документа.

Таким образом, в Directum HR Pro формируются и хранятся следующие электронные документы: служебная записка (в случае поездки на личном автотранспорте), приказ о направлении в командировку, авансовый отчет.

Преимущества работы с электронными документами для командировок:

• согласование становится прозрачным: система показывает, у кого на согласовании находится документ, кто и по какой причине отклонил его, какой этап следующий. Не возникает лишних вопросов, весь процесс идет по настроенному маршруту, сводятся к минимуму ошибки или время на их исправление;
• действия, которые раньше работники выполняли вручную, теперь берет на себя система. Например, не нужно задумываться, кому направить на согласование приказ или где найти образец служебной записки. Сотрудник только заполняет или проверяет фактическую информацию по командировке;
• в любой момент работник может найти информацию о прошедших командировках, распечатать или переслать документы;
• документы невозможно потерять или удалить. Представление авансовых отчетов в налоговые органы ускоряется в несколько раз и требует от бухгалтера минимум трудозатрат.