Как выбрать платформу для СЭД за месяц? Методика Аналитического центра при Правительстве РФ

Какие параметры системы электронного документооборота оценивали специалисты? И какая СЭД была признана наиболее подходящей для госучреждения? Об этом в интервью ECM-Journal рассказал Анатолий Карпенко, заместитель начальника Управления информационных технологий Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации.

Анатолий Николаевич, расскажите подробнее об исследовании. С какой целью вы изучили рынок СЭД?

В конце 2013 года стало понятно, что уже внедренное в нашей организации промышленное решение перестало удовлетворять требованиям к автоматизации процессов. Вся функциональность старой системы была сконцентрирована вокруг контроля исполнения поручений. Это и стало стимулом для анализа рынка СЭД.

Детально о целях и результатах исследования я рассказывал на конференции RECS-2015 в докладе «Стратегия выбора и внедрения корпоративной СЭД для госучреждений: подход Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации». К тому моменту новая СЭД прошла этап опытно-промышленной эксплуатации и стала использоваться всеми сотрудниками Аналитического центра.

В докладе мы сконцентрировались на вопросах выбора системы именно для госучреждения, что сделало тему особенно актуальной. По статистике, на государственные организации приходится 25% от всех проектов разработки и внедрения систем электронного документооборота в России. Для сравнения: на втором месте – финансовый сектор, доля которого уже в 2015 году составила 9-10%. При этом на рынке существуют десятки платформ для создания СЭД, а решений – еще больше. Соответственно нужно было выбрать из этого множества наиболее эффективный для Аналитического центра вариант.

С чего началось исследование?

Мы проанализировали исходное состояние документооборота в учреждении. Стало ясно, что существующая система не удовлетворяет нашим требованиям и ее модернизация нецелесообразна. При этом на рынке существует множество «привлекательных» альтернатив для создания СЭД.

При анализе и выборе мы ушли от поиска «самой лучшей» платформы. Требовалось найти ту, которая поможет наиболее эффективно решать наши задачи. Нужно было определить пользователей системы электронного документооборота, для которых выбранное решение станет инструментом автоматизации их деятельности, и затем сформулировать критерии оценки для выбора программной платформы.

В исследовании мы прошли три этапа. Первый – анализ рынка СЭД, формирование расширенного перечня платформ. Изучили аналитические статьи, отзывы специалистов, посетили выставки, семинары и т.д. Таким образом мы рассмотрели около двух десятков программных платформ и продуктов и исключили заведомо не подходящие варианты – как по техническим, так и по другим причинам (например, убрали из списка решения, базирующиеся на ПО иностранных производителей).

На втором этапе исследования мы выбрали наиболее оптимальные решения по функциональным возможностям, положительному опыту внедрения в госсекторе, стоимости владения. Последний параметр, кстати, во многих случаях остается тайной. Разработчики изначально предлагают одну сумму – цену покупки. А потом выясняется, что дешевая платформа оказывается дорогой в обслуживании.

Сколько вариантов осталось после второго этапа?

Пять платформ. Мы провели переговоры с организациями, которые занимаются разработкой СЭД на их базе. В четырех случаях удалось договориться о запуске краткосрочных пилотных проектов, по результатам которых мы могли бы оценить возможности систем. Одна организация отказалась, ссылаясь на то, что она не занимается пилотированием.

Итак, осталось четыре платформы. Какие?

Directum, Логика ЕСМ.СЭД, Company Media и «Дело». С внешними специалистами мы подготовили четыре прототипа СЭД и протестировали их на нескольких существующих технологических циклах и реальных данных. Иначе говоря, прописали 5 бизнес-процессов и представили разработчикам, которые в свою очередь продемонстрировали их реализацию в прототипе.

На третьем этапе исследования результаты оценивали наши сотрудники – пользователи, участвующие в бизнес-процессах. Решения по каждому процессу анализировались по пятибалльной шкале:

• «не реализован»;
• «реализован частично, выявлены ошибки или сбои в работе»;
• «реализован, выявлены семантические ошибки (нарушение логики)»;
• «реализован полностью, но не используются все исходные данные, выданные в постановке задачи»;
• «реализован полностью, отрабатывается в полном объеме».

Кто именно проводил тестирование? Как долго оно шло?

Оценка представленных решений завершилась в течение одной недели. Пилотные проекты тестировали 15 сотрудников Аналитического центра, а также 6 работников Аппарата Правительства Российской Федерации, 1 представитель ФСО России и 5 привлеченных независимых экспертов.

Какие технологические циклы были автоматизированы?

Подготовка и проведение рабочего совещания, поступление задания от Аппарата Правительства Российской Федерации и его отработка, а также задачи сотрудников, связанные с поручениями от руководителя Аналитического центра, плановыми документами (на примере госрегистрации программы для ЭВМ) и организацией типового мероприятия в учреждении.

Каждый из процессов мы формализовали и подробно описали, для того чтобы исполнитель мог автоматизировать его максимально быстро – в течение двух недель.

Рассматривали другие критерии?

Да, оценки одной функциональности для выбора оказалось недостаточно, т.к. все пилоты получили очень близкие оценки по этому критерию. Помимо функциональности, также по пятибалльной шкале оценивались и другие показатели. В их числе удобство использования, качество интерфейса, технологичность, простота настройки и наличие дополнительных возможностей, понятность выполнения действий. Общая оценка решения формировалась как сумма произведений средних арифметических значений оценок экспертов и весовых коэффициентов каждого показателя. В результате мы получили единый интегральный балл по каждому пилотному проекту (см. таблицу ниже – прим. ред.).

Как видите, больше всего баллов по нашим критериям оценки набрала платформа Directum. Именно на ней мы и остановились для создания полноценной СЭД в Аналитическом центре.

Как вы оцениваете принятое решение спустя время?

Как показала практика, выбор был сделан грамотно. Система «прижилась», показала себя как достаточно функциональная, удобная, гибкая. Платформа постоянно развивается, а стоимость владения является приемлемой.

С момента ввода в штатную эксплуатацию СЭД Аналитического центра была доработана по итогам сбора дополнительных требований и пожеланий руководства, а также сотрудников нашей организации.

В том числе, например, реализованы новые функциональные возможности:

• формирование специализированных отчетов по исполнительской дисциплине;
• подготовка документации для участия в выполнении НИР;
• работа с тендерной документацией.

И ещё один важный момент. Сейчас СЭД Аналитического центра используется как для внутреннего документооборота, так и для информационного взаимодействия с внешними субъектами (благодаря интеграции с МЭДО).

Эксклюзивно для ECM-Journal. Интервью подготовила Алёна Ускова