50 новых терминов. Что нужно знать о ГОСТе Р 7.08.2025 по делопроизводству и архивному делу
Нормативно-правовая база поддерживает инициативы и продолжает развиваться. Появляются новые термины, а устоявшиеся приобретают другие значения. Поэтому необходимость актуализации понятий и определений возникает не на пустом месте
Очень удобно говорить на одном языке, чтобы недопонимания не возникало. С 1 марта 2025 года ГОСТ Р 7.08.2025 вступил в силу. На него стоит обратить внимание всем, кто работает с документами — от делопроизводителей до юристов и разработчиков систем. Прежняя редакция применялась 8 лет. Но делопроизводство и архив не стоят на месте — всё больше документов создается в электронном виде, оптимизируются процессы работы, совершенствуются системы государственного управления.
Структура документа
ГОСТ Р 7.0.8-2025 отражает качественные и количественные изменения терминов в двух смежных областях — делопроизводство и архивное дело. ГОСТ включает 191 понятие, 50 из них — новые, и всего 19 остались без изменений. Есть и те термины, которые были исключены.
Стандарт состоит из трех разделов, алфавитного указателя и двух приложений:
| I | Общие понятия |
| II | Делопроизводство |
| III | Архивное дело |
|
Алфавитный указатель терминов |
|
| I |
Приложение А «Классификационные схемы ключевых понятий» |
| II |
Приложение Б «Нестандартизированные и общетехнические термины» |
Рассмотрим важные изменения.
Что внутри нового ГОСТа
В стандарт включили новые термины. Порадовало появление таких понятий как «управленческий документ», «научно-техническая документация», «документы по личному составу» (в ГОСТе дано пояснение, что определение применяется только для обозначения архивных документов, подлежащих сохранению в течение длительных сроков).
Закрепили термин «переходящее дело» — это электронное дело, включающее документы за несколько лет, исполнение которых не завершено делопроизводством.
Определение «жизненного цикла документа» теперь включает пояснение, что для архивных документов постоянного хранения жизненный цикл остается незакрытым.
Появилось определение термина «технический архив; служба научно-технической документации (НТД)» — структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, оперативное хранение, обращение (внесение изменений, замену, изготовление копий и дубликатов, их рассылку и передачу) и организацию использования научно-технической документации.
Это понятие важно для четкого разграничения архивов и архивов НТД. Научно-техническая документация долгое время находится на оперативном хранении, причем ответственность за ее ведение и хранение несет не архив организации, а профильное структурное подразделение (например производственный или технический отдел). Передача такой документации в архив для долгосрочного хранения осуществляется только после завершения ее активного использования.
В связи с развитием электронного взаимодействия в стандарте дали определения терминам «система электронного документооборота» (ранее этот термин упоминался, но без определения) и «система хранения электронных документов».
| П.48 | система электронного документооборота; СЭД — информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения |
| П.49 | система хранения электронных документов; СХЭД; электронный архив — информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование |
Еще один положительный момент — разработчики дали четкое определение термину «электронный архив», потому что сейчас с этим понятием возникает путаница. Многие решения на рынке, называемые электронными архивами, фактически представляют собой базы оцифрованных бумажных документов. Они не соответствуют требованиям к СХЭД. Новый ГОСТ устанавливает, что цифровой архив должен обеспечивать хранение, учет и использование электронных документов и их копий.
В этом контексте заслуживает внимания решение «Долговременный архив» компании Drectum. Оно поможет создать централизованный архивный фонд для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов, обеспечивая их хранение в соответствии с правилами архивного делопроизводства. Система поддерживает прием, размещение, регулярные процедуры и уничтожение документов, гарантируя их юридическую значимость на протяжении всего срока хранения.
Какие ключевые термины пересмотрели
В новой редакции ГОСТа Р 7.0.8-2025 изменения коснулись 122 терминов. Одним из самых значимых обновлений стало уточнение понятия «архивный документ».
| П. 11 | архивный документ — документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства |
Ранее архивный документ определялся как документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Новая трактовка расширяет понятие архивного документа: теперь к нему относится не только то, что физически находится в архиве, но и все документы, завершенные делопроизводством в прошлом году. Поэтому о правильном хранении стоит задумываться заранее.
Еще одно важное изменение — расширение трактовки терминов «аутентичность», «достоверность», «целостность», «пригодность для воспроизведения». В предыдущей редакции они относились только к электронным документам, а теперь их можно применить и к документам, созданным на бумаге.
Куда исчез «электронный документ»?
На мой взгляд, одно из недоразумений данного ГОСТа — это отсутствие определения «электронный документ». Ранее оно выглядело так:
| П.10 | электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме |
В сообществе очень ждали его обновления и уточнения этой формулировки, поскольку она вызывала наибольшее количество споров. До сих пор нет единого мнения, что именно считать электронным документом:
- электронный документ, созданный без дублирования на бумажном носителе (как, например, в ст. 28 п. 8 273-ФЗ «Об образовании в РФ»);
- скан-копию бумажного документа;
- оба варианта. Но тогда возникает много вопросов, как правильно организовать передачу таких неразделенных понятий, например, в архив на долговременное хранение, как составить описи документов и т. д.
Но, к сожалению, ГОСТ не решил этот вопрос и просто исключил определение «электронный документ», а термин «электронный архивный документ» так и не появился. Разработчики стандарта говорят, что подобные понятия носят «дефинитивный характер и могут быть раскрыты через использование других терминов». Не могу с ними согласиться. Вспомните, как часто вам приходилось слышать: «Докажи/покажи, где это написано?». Хочется иметь возможность при возникновении разногласий иметь четко закрепленное определение и ссылаться на конкретный документ. Если говорить о делопроизводстве и архивном деле, то таким документом является наш ГОСТ.
4 важных шага после обновления
- Проверьте, какие термины использованы в ваших документах и внесите корректировки.
- Актуализируйте свои локальные нормативные акты, которые разработаны в организации в отношении делопроизводства и архивного дела.
- Ознакомьтесь с материалами документа, чтобы самим оценить те изменения, которые в нем появились.
- Донесите информацию об изменениях до работников вашей организации.
Чтобы совершенствовать внутренние процессы компании, улучшать взаимодействие с внешними и внутренними заказчиками, повышать качество работы и избегать недопонимания, необходимо унифицировать и стандартизировать используемые термины и определения. Для этого рекомендую использовать ГОСТ Р 7.0.8-2025.
Похожие статьи
Комментарии 0