Как сделать работу подразделения прозрачной и предсказуемой?

Меня зовут Дмитрий Новиков, я аккредитованный Kanban coach и основатель консалтинговой компании TeamLeaders. В этой статье хочу рассказать, как цифровые доски Directum могут помочь руководителям команд, отделов и подразделений управлять обязательствами и выстроить предсказуемую работу своего подразделения.

Прозрачность, загрузка команды, брошенные задачи

Первый результат, который руководитель может получить от использования цифровой доски — сделать работу своего подразделения прозрачной. Мы будем рассматривать пример внутреннего сервисного подразделения, выполняющего запросы разных отделов организации.

Шаблон таблицы для анализа выполняемых работ

Первым шагом я рекомендую провести анализ: какие запросы от каких внутренних заказчиков выполняет наше подразделение? В каком виде заказчики ожидают результат? В какие сроки? Пример заполнения таблицы можно посмотреть на видео.

Заполнив таблицу мы получим полный перечень видов работ которые выполняет подразделение. Дальше эти задачи можно перенести на цифровую доску. Каждая карточка = клиентский запрос, т. е. заказчик глядя на карточку должен сказать «да, это мой запрос, я готов это принять и этим воспользоваться». С помощью стикера можно отобразить тип выполняемой работы, и отразить ответственных, которые непосредственно работают над задачей.

Доска представляет собой несколько колонок, соответствующих этапам рабочего процесса. Но на старте, даже простая структура из трех колонок принесет много пользы.

Пример цифровой доски Directum

Созданная таким образом доска даст руководителю следующие результаты:

• Работа подразделения прозрачна: все принятые обязательства находятся в одном месте
• Прозрачна загрузку команды (если кто-то перегружен, это можно быстро отследить)
• Задачи не теряются
• Можно отследить брошенные задачи (задачи над которым никто не работает)

Прогресс по задачам

Созданную таким образом доску можно доработать, чтобы получить новые возможности. Например, внутрь каждой карточки можно добавить чек-лист, показывающий этапы выполнения работы, или подзадачи:

Чек-лист внутри карточки

Таким образом, можно прозрачно видеть этап, на котором находится работа. Этапы прохождения работы можно так же отобразить в виде нескольких колонок (вместо одной колонки «в работе»).

Блокировки

Одна из причин, по которым задачи делаются не вовремя — блокировки. По какой-то причине мы не можем продолжить работу над задачей. Например, нет какой-то информации, решения, ждем ответа от заказчика, соседний отдел не сделал необходимую часть работы и др. Если такие проблемы не обозначать прозрачно, то задача как правило останется брошенной, и с большой долей вероятности завершиться сильно позже ожидаемого срока.

Чтобы отслеживать проблемы, мешающие продвижению работ, и оперативно на них реагировать, такие ситуации, в момент появления, можно явно отображать за доске с помощью яркого стикера «блокировка»:

Явное отображение заблокированной задачи на доске

«Протухающие задачи»

Еще один инструмент — контроль времени нахождения задачи «в работе». Позволяет отслеживать «протухающие» задачи, которые слишком долго находятся в работе, или на какой-то конкретно стадии, и которые требуют внимания. Для этого можно прямо в названии карточки отразить дату, когда начали работать на задачей. Разработчики Directum обещают в будущем отображать «время жизни» прямо на карточке.

Обозначаем дату начала работ над задачей для отслеживания «времени жизни»

Работа без перегрузок, снижение сроков и повышение предсказуемости

Одна из самых частых дисфункций в работе команд — слишком большой объем одновременно выполняемой работы. Он приводит к перегрузке и распылению команды, увеличению сроков, снижению качества и предсказуемости.

Канбан метод предлагает постой и действенный способ борьбы — ограничить количество одновременно выполняемой работы. Это можно сделать несколькими способами, например:

• Договариваемся, что каждый сотрудник не работает более чем над 2 задачами одновременно. Новую задачу сотрудник может взять, только когда полностью завершит работу над одной из текущих.
• Договариваемся, что наша команда не работает более чем над 5 задачами одновременно. Мы можем взять новую задачу в работу, только после того как полностью завершим работу над одной из текущих.

Такое ограничение стимулирует завершать начатое, а не браться за новое. Что приводит к сокращению сроков и повышению предсказуемости работы, а самое главное — защищает команду от перегрузок. От том как выбирать и настраивать подобные ограничения можно познакомиться в видео.

Договоренности можно отразить прямо в названии колонки, или сделать отдельную колонку, в которой явно описать правила работы, включая данное ограничение

…

Более подробно с настройкой первой доски Directum можно ознакомится в видео.

В компании TeamLeaders помогаем руководителям команд быстро спроектировать и запустить цифровую доску.