Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде?

В последнее время очень много компаний переходит на электронный документооборот. Это позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с работниками. Сегодня практически все руководители пользуются электронной почтой для переписки с сотрудниками, например, дают им указания в электронном виде. Однако, к сожалению, пока еще не представляется возможным перевести абсолютно все документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронный вид, хотя многие компании активно используют электронный документооборот и для автоматизации работы с кадровой документацией.

Трудовой договор в электронном виде

Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы. Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. 312.1 ТК РФ: «дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения».

В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ: «трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя».

Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора. Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако работодатель не может перевести все имеющиеся у него договоры в электронный вид, поскольку это не предусмотрено ТК РФ. Приведем пример трудового договора о дистанционной работе.

Еще одну проблему, связанную с судебной практикой, выделяет Я. Глебовский. Дело в том, что в судебной практике вопрос использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение: несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств (ч. 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ), напрямую ГПК РФ не закрепляет их допустимость в качестве средств доказывания. Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам. Однако первичные документы можно смело составлять в электронном виде.

Электронные первичные документы

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — ФЗ № 402) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9).

Вместе с тем обязательным является соблюдение требований о наличии обязательных реквизитов первичных документов. К ним в соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 относятся:

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование экономического субъекта, составившего документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

6. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

7. Подписи лиц.

Таким образом, в организации возможно использовать в электронном виде такие утвержденные первичные документы, как приказы по личному составу; акты приемки-передачи услуг, выполненных по гражданско-правовым договорам.

Положительным аспектом использования первичных документов в электронном виде является возможность внесения в них изменений в соответствии со спецификой работы организации.

Однако применение самостоятельно разработанных электронных форм первичных документов имеет и свои минусы. Многие нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, до сих пор закрепляют возможность использования только бумажных документов.

Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме.

Еще одним обязательным для работодателя документом, который ведется на бумажном носителе, является «личная карточка работника». Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)).

В личной карточке также предусмотрена строка «Работник кадровой службы», в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, то эти условия не будут выполнены, что может квалифицироваться как нарушение законодательства о труде.

Электронные документы, связанные с работой

Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов, связанных с работой, работником лично.

Напомним, что к таким документам относятся:

● паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

● трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

● страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

● документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

● документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

● справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, которая необходима при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством РФ не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Таким образом, по общему правилу документы, связанные с работой, предъявляются работником лично. Однако из этого правила есть исключения: в случае заключения договора об организации дистанционной работы работник с работодателем могут обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

Основной проблемой является то, что в этом случае часть документов работника у работодателя будет в электронном виде, а часть — на бумажных носителях, что затруднит поиск и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью работника.

Трудовая книжка

Ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают ведение трудовой книжки в электронном виде. Данный документ ведется только на бумажных носителях.

В этой связи дистанционная работа также имеет свои особенности. По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 той же статьи).

Таким образом, трудовое законодательство фактически не предусматривает возможности электронного документооборота трудовых книжек или заменяющих их документов.

Сведения персонифицированного учета

Сведения персонифицированного учета могут представляться в Пенсионный фонд как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме.

Ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, страхователи обязаны представлять такие сведения в территориальное отделение Пенсионного фонда (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Сдать их можно как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Кроме того, в электронном виде могут предоставляться сведения о дополнительных страховых взносах, уплачиваемых работодателями.

Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56 «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа.

Обязательный порядок предоставления этих электронных документов предусмотрен для работодателей с численностью более 50 работников. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц.

Таким образом, в части персонифицированной отчетности и иной отчетности для Пенсионного фонда предусмотрен порядок предоставления электронных документов в зависимости от количества работников.

Чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП). Также необходимы программы для криптографической защиты информации (СКЗИ) и для формирования и отправки отчетности. Наконец, услуги связи будет оказывать специальный оператор. Обычно все необходимое можно сделать у спецоператора, то есть и получить ЭП, и купить право пользования программами. Получается, чтобы использовать электронные документы персонифицированного учета, понадобится затратить дополнительные средства, что, безусловно, является минусом для компаний.

Использование электронных документов для установления факта работы

При рассмотрении трудовых споров суды чаще исследуют бумажные документы, подтверждающие факт осуществления работником трудовой деятельности у работодателя. При отсутствии таких документов суды зачастую вставали на сторону работодателя.

Однако в решении Фрунзенского районного суда г. Владимира по делу № 2-2022/2012 г. суд поддержал работника.

Сотрудник работал в организации 2 года без надлежащего оформления трудовых отношений; ни одного письменного документа (кроме бейджика без печати) на руках у него не имелось; после конфликтного увольнения работника документы, находящиеся у работодателя, исчезли.

Судом по этому делу были собраны доказательства, среди которых:

● объяснение истца и свидетельские показания;

● сертификаты, свидетельствующие об обучении работника по направлению работодателя;

● письмо работодателя-ответчика на корпоративную электронную почту сотрудника.

Таким образом, электронные документы на практике принимаются судами в совокупности с другими доказательствами.

Электронные документы для подсчета пенсионного стажа

Согласно постановлению Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий», в страховой стаж для начисления пенсии включаются (засчитываются):

1. Периоды работы и (или) иной деятельности, выполнявшиеся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании.

2. Периоды работы и (или) иной деятельности «…» за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации при добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию.

3. Иные периоды (ст. 11):

● период прохождения военной службы, а также другой приравненной к ней службы;

● период получения пособия по обязательному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;

● период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;

● период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах и период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

● период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания этими лицами наказания в местах лишения свободы и в ссылке;

● период ухода, осуществляемого трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;

● период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности.

Правила изданы Правительством Российской Федерации в соответствии с полномочиями, предоставленными п. 4 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», согласно которому правила подсчета и подтверждения страхового стажа, в том числе с использованием электронных документов или на основании свидетельских показаний, устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66); к документам, связанным с работой, отнесены копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое (ст. 62).

Попытка оспорить неработающую норму тоже не удалась (см. решение Верховного Суда РФ от 11.04.2013 № АКПИ13-160).

При этом суды в качестве документов, подтверждающих стаж для получения пенсии, часто используют только бумажные документы.

Так, Апелляционным определением Красноярского краевого суда от 24.12.2012 по делу № 33-11388 подтверждено решение нижестоящего суда об отказе в иске о включении в стаж периода работы для назначения пенсии по старости, так как запись о приеме истца на работу и увольнении совершена от имени разных по наименованию юридических лиц.

Таким образом, подтверждение работником своего трудового стажа путем предоставления электронных документов не всегда приводит к положительному результату.

Электронная база данных

Работодатели часто используют электронные базы данных для того, чтобы собирать информацию о работниках, в том числе об уволенных. Кроме того, возможно вести в электронном виде различные журналы.

Внедрение системы электронного архива документов по личному составу позволяет в значительной степени оптимизировать и упростить работу кадровика. Электронный архив высвобождает офисное пространство от накопившихся документов и обеспечивает защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных помогает сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы, отправляя их по электронной почте, и т. д.

Хранить в электронном виде первичные документы, а также документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, можно. Главное условие — документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью.

Еще одним немаловажным условием является соблюдение законодательства о персональных данных. В процессе трудовой деятельности работника работодатель копит и хранит документы, содержащие персональные данные работника. Исходя из определения персональных данных, которое дано в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», такие сведения могут содержаться в следующих документах:

1. Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу.

В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника.

2. Копия документа, удостоверяющего личность работника.

Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа.

3. Личная карточка № Т-2.

Подводя итоги, можно сказать, что электронный документооборот, безусловно, является перспективным направлением, поскольку позволяет сэкономить время, привести документы в порядок, хранить данные о сотнях работников и быстро наладить поиск документов. Вместе с тем дадим работодателям важные рекомендации.

1. В случае, когда использование электронных документов не предусмотрено законодательно, возможно осуществлять его наряду с бумажным. Конечно, это несколько увеличивает время работы, но позволяет систематизировать документы.

Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера 2. Следует помнить об ограничениях в части разглашения персональных данных. Поэтому если электронным кадровым документооборотом занимается на основании договора аутсорсинговая компания, то необходимо получить у работника разрешение на использование персональных данных также третьим лицом (аутсорсинговой компанией).

3. Порядок использования электронных документов, получения электронных цифровых подписей, а также особенности электронного документооборота целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации.

В заключение следует отметить, что электронный документооборот в России развит еще недостаточно широко, и даже прогрессивные работодатели, использующие современные технологии, пока не могут в полной мере перейти на него. Однако уже в ближайшей перспективе использование электронного документооборота будет востребовано большинством российских организаций всех форм собственности.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 3 2014