Однократная и повторная регистрация документов. Советы по оптимизации.

Ульянов Антон, консультант по внедрению СЭД DIRECTUM

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа.

Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:

● место (места) регистрации;

● способ регистрации (в ручном или автоматизированном режиме);

● срок и порядок регистрации;

● структуру регистрационного номера;

● перечень сведений о документе, включаемых в регистрационную форму, и правила заполнения данных сведений.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень сведений, которые должны вводиться в систему электронного документооборота (далее — СЭД) при регистрации документов. Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся: адресант, дата поступления документа, входящий номер документа. При этом вышеуказанные Правила разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах. То есть состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться органом (организацией). Регистрационная форма может быть в виде журнала или регистрационно-контрольных карточек (далее — РКК).

Регистрационный номер служит единым понятием, которое используют разные организации, вне зависимости какая система учета, классификации и идентификации применяется в их делопроизводстве и в СЭД.

Принцип однократной регистрации

Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, говорят о том, что регистрация документов должна быть однократной:

3.4.1. … При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

● централизация операций по приему и отправке документов;

● распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

● организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

● однократность регистрации документов;

● устранение необоснованных согласований проектов документов;

● регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

При этом рекомендательно они могут использоваться для построения системы документооборота компаний с госучастием и для любых коммерческих структур.

Повторная регистрация документа

Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.

Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.

Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.

Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами — проще говоря СЭД.

Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.

Недостатки повторной регистрации документа

Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.

Регистрация документов в СЭД

СЭД позволяют отказаться от дублирования регистрационно-контрольных карточек в большинстве случаев и двойной работы, при этом выдержать высокие стандарты документационного обеспечения управления. СЭД позволяют отслеживать полный цикл работы с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде.

Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается РКК, в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа.

РКК, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т. д. Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РКК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями.

При этом СЭД могут и не запрещать двойную регистрацию документов. Поэтому может возникнуть ситуация, когда даже при использовании СЭД в организации используют двойную регистрацию. Рассмотрим типичные кейсы и рекомендации по оптимальному построению процесса.

Кейс 1. Документы, доставленные разными способами

Если ранее уже поступавший и зарегистрированный документ, поступает в организацию, но другим способом доставки, то такие документы повторно не регистрируются.

Рекомендация

Нужно найти первоначальную РКК в СЭД и в ней отразить, что поступил оригинал или копия документа и дату поступления. Чтобы избежать дублей пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

Кейс 2. Документы, поступившие в разные места регистрации

Если бумажный документ поступил на новое место регистрации (например, территориально удаленное подразделение), то там он регистрируется под тем же номером: создается новая РКК с таким же номером, но с новой датой и новым местом регистрации.

Таким образом повторно осуществляется регистрация, только чтобы отразить факт поступления бумажного документа на другое место регистрации. В любом случае при поступлении документа в организацию его регистрационный номер должен быть один, не зависимо от количества мест регистрации.

Рекомендации

Чтобы избежать дублей и правильно заполнить номер пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

С внедрением системы электронного документооборота нужно стараться по максимуму сокращать места регистрации. Оставлять только в том случае, если на это место регистрации поступают бумажные документы напрямую, минуя другие места регистрации.

Кейс 3. Документооборот холдинга и его дочерних организаций

И хотя холдинговые структуры, как правило, предполагают общие стандарты и принципы работы, гражданский кодекс разные юридические лица трактует как разные субъекты права. Соответственно каждое юридическое лицо ведет свое делопроизводство (хоть и на общих принципах) и самостоятельно ведет регистрацию и хранение документов.

Официальное письмо одного предприятия холдинга в другое с точки зрения переписки является двумя учетными делопроизводственными единицами: исходящим письмом для первой компании и входящим письмом для второй компании. И, соответственно, имеет номер документа, присвоенный в первой компании и регистрационный номер, присвоенный во второй компании. То есть хотя по содержанию эти два объекта и идентичны, но по сути и реквизитному составу это два разных письма. И это не является повторной (двойной) регистрацией. Так ГСДОУ, говоря о запрете повторной (двойной) регистрации, понимает под этим регистрацию в пределах одного юридического лица.

Далее это письмо должно быть учтено в делах обоих организаций (и при этом вполне возможно будет иметь разные сроки хранения). И тот факт, что эти две организации работают в рамках одной информационной системы, ничего не меняет. То есть официальный документооборот между предприятиями холдинга должен строится на тех же принципах, что и документооборот с любым другим корреспондентом.

Рекомендации

Технически и организационно если предприятия холдинга используют одну СЭД, можно и нужно оптимизировать документооборот между ними:

1. Не включать в перечень регистрируемой корреспонденции письма от других предприятий холдинга по определенному кругу вопросов.

2. Проводить «автоматическую», то есть без участия делопроизводителя, регистрацию документа, зарегистрированного в РКК одной организации как исходящую, где адресат другая «Наша организация» и сразу автоматически отправлять этот документ на рассмотрение адресату.

3. Снижать объем «деловой переписки» между предприятиями холдинга как таковой, выводя это взаимодействие на уровень сквозных процессов, то есть «писать официальные письма» уже не надо, деятельность осуществляется в рамках сквозных процессов холдинга. Например — закупочный процесс, если организацией закупок занимается выделенное юридическое лицо. Или ИТ-обслуживание, если служба ИТ централизована в «голове», то можно избавиться от «писем» им, а выстроить процесс «заявок на предоставление сервиса» и т. д.

Кейс 4. Документооборот между госорганами разного уровня

Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов — разный.

Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.

Кейс 5. Финансовые документы и другая специализированная информация

В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.

Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

● подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;

● каков ее объем;

● частота возникновения задач по контролю местонахождения документа или исполнением связанных поручений, и соответственно целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.

Рекомендации

Сейчас правильнее всего подобные проблемы решать использованием электронного архива финансовых документов и интеграцию с бухгалтерскими системами. При этом СЭД позволяет сотрудникам в привычном интерфейсе получать доступ к счетам-фактурам, накладным и другим финансово учетным документам.

Если идти дальше, то финансово-учетные документы все больше и больше будут поступать от контрагентов уже в электронном виде. Растет популярность сервисов электронного обмена юридически значимыми документами. Их можно использовать при обмене с контрагентами и внутри холдингов. Это позволяет еще больше минимизировать время на оформление и пересылку документов.

Выводы

Итак, в настоящее время Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (двойная) регистрация:

● увеличивает трудоемкость работ, так как все операции по регистрации нужно выполнить от начала до конца в разных подразделениях;

● может создать путаницу, так как документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат, тогда при ссылке на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.