Каким должно быть умное сканирование документов?

Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Распознавание документов и хранение в архиве И в чём разница подходов разработчиков бизнес-приложений для работы с документами, производителей ПО для сканирования и производителей оборудования?

Что было раньше

Ещё 10 лет назад вся работа по сканированию документов и занесению в системы электронного документооборота лежала на плечах делопроизводителей — сотрудников канцелярии. Потоковые сканеры только-только вводились в эксплуатацию, а использование штрихкодов для формирования комплектов казалось фантастикой.

Операция занесения в СЭД документов отнимала много сил и времени у сотрудников концелярии. Производители сканеров поставляли ПО в комплекте к оборудованию. Софт сводился к минимальному набору опций сканирования (цвет, контрастность, яркость). Программы распознавания текстов находились еще в зачаточном состоянии и не были пригодны для промышленного использования.

С каждым годом производители оборудования и ПО старались упрощать работу делопроизводителей, предлагая новые инструменты. Активно стали использоваться потоковые сканеры и наклеивание штрихкодов на документы. Производители оборудования начали предлагать софт для создания комплектов документов и их обработки после сканирования. Автоматизированный процесс стал понятнее и быстрее для его участников.

Что происходит сейчас

С ростом возможностей ПО и оборудования стали расти и запросы пользователей. «Удобным» сканированием документов и их привязкой по штрихкоду к карточке в СЭД уже сложно удивить пользователей.

Производители СЭД создают решения для удобного захвата документов со сканера, интегрируют системы со специализированным ПО сторонних производителей. Создатели сканеров в свою очередь расширяют возможности собственных утилит и встраивают в них опции классификации и распознавания документов.

Таким образом, сканирование и занесение документов в СЭД стали задачами обеих сторон. Мне это напоминает борьбу между КПК и сотовыми телефонами, которая 10 лет назад дала нам с вами смартфоны. Давайте попробуем разобраться, у кого в этой борьбе больше шансов на «победу» — разработчиков СЭД или производителей сканеров.

Что предлагают производители оборудования

Авторизация по смарт-карте сотрудника

Сохранение безопасности данных — задача из топ-списка любого бизнеса. Утечка информации может грозить серьезными последствиями для деятельности всего предприятия. Использование смарт-карт сотрудников для авторизации на сканере позволяет предотвратить утечки данных и при этом направить отсканированные документы в папку конкретного пользователя.

Извлечение реквизитов

В случае со структурированными документами давно используется метод разметки шаблонов (выделение в структурированной форме документа областей, в которых должны содержаться необходимые реквизиты). В некоторых случаях такой подход очень эффективен.

Однако комплексный вариант, при котором вид документов не имеет значения, намного важнее. Например, для обработки неструктурированных документов (входящих писем или актов выполненных работ) невозможно разметить шаблон — все контрагенты используют свою форму документа.

Классификация документа

На данный момент все решения по классификации требуют обучения ПО на примерах существующих документов. Конечно, можно использовать какой-либо универсальный классификатор видов документов. Но тогда придется согласиться с низкими показателями его работы, так как в компаниях документы составляются по-разному. И только обучение на примерах каждого конкретного предприятия обеспечит высокие показатели правильной классификации.

Документы не хранятся в утилитах для сканирования. Из-за этого сложно их классифицировать (хотя некоторые вендоры заявляют о наличии такой функциональности).

Аутсорсинг печати

Решение сокращает затраты предприятия на поддержку инфраструктуры печати. Многие вендоры оборудования поставляют ПО MDS (Managed Document Service) — систему управления документооборотом. Хотя данное ПО не является ECM-системой, а всего лишь обеспечивает перенаправление документов ответственным пользователям внутри сети предприятия.

Но схожесть в терминологии действительно вводит в заблуждение многих заказчиков. Например, если МФУ производит сканирование после авторизации сотрудника по пропуску, то отсканированные в текущей сессии документы будут отправлены работнику, который работал с оборудованием.

Решения от вендоров СЭД

Автоматическая классификация, извлечение реквизитов документа и занесение в СЭД

Задача вендора СЭД — полная цифровизация процессов, связанных с обработкой документов на предприятии. Например, простой автоматической регистрации и обработки входящей корреспонденции уже недостаточно. Бизнесу нужен инструмент, который будет подготавливать проекты резолюций или автоматически определять ответственных исполнителей, чтобы облегчить работу руководителя. Поэтому крупные вендоры, которые заботятся об интересах своих клиентов, стараются упростить обработку документов и минимизировать рутинные операции с участием человека.

Некоторым приходится встраивать в распознавание и регистрацию документов промежуточный «слой» стороннего софта. Но есть и те, кто полностью автоматизирует процесс внутри единой экосистемы ECM, причем с момента захвата документа со сканера или электронной почты до автоматического заполнения реквизитов документа и отправки на согласование.

Такой комплексный подход является наиболее оправданным. Он позволяет автоматизировать процесс именно так, как это необходимо компании — без дополнительных интерфейсов и кликов, зависимости от производителей промежуточного ПО.

Автоматическое определение ответственного

Любой документ можно классифицировать не только по виду, но и обширному набору других реквизитов: контрагент, сумма, номенклатура и т. д. Анализируя их в комплексе, можно автоматически определять пользователя, ответственного за обработку документа, даже не имея информации о том, кто занимался сканированием. То есть можно сократить время на пересылку электронного документа от одного пользователя к другому и ускорить процесс обработки/согласования/рассмотрения.

Безбумажный документооборот

Все решения, которые основаны на распознавании сканов документов, могут стать неактуальными. Это случится, когда законодательство позволит полностью отказаться от перемещения бумажных документов как внутри организации, так и между контрагентами.

Уже сейчас активно используются такие сервисы обмена юридически значимыми документами, как Synerdocs, Диадок, СБИС. Ограничения пока сводятся к отсутствию законодательной поддержки и окончательного придания юридической значимости всем видам официальных документов. Хотя многое в этом плане уже меняется. Например, кадровые документы постепенно становятся электронными.

Куда мы идём

Путей развития офисного ПО для сканирования и систем электронного документооборота сейчас множество. Но по-настоящему прорывным станет решение, которое сможет обеспечить пользователям концентрацию на выполнении основных рабочих задач без отвлечений на рутинные операции, связанные с бумажными и электронными документами.

Уже скоро новые интеллектуальные инструменты помогут свести к минимуму и полностью отказаться от заполнения карточек документов и, возможно, создать Zero UI для пользователей корпоративных систем.

Источник: CRN