КЭДО и Госуслуги: всё, что вы хотели знать об интеграции

С 1 сентября 2022 года работодатели и сотрудники/соискатели смогут обмениваться, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде на Госуслугах, как указано в Постановлении Правительства № 1192.

В связи с этим у компаний возникают вопросы, как это всё будет работать. Давайте разбираться.

Как интегрироваться с порталом Госуслуг?

Для этого есть два способа:

• через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), если ИС компании к ней подключена — для этого все готово;
• через программный интерфейс Единого государственного портала государственных услуг (ЕГПУ). Это решение пока находится в стадии разработки. Есть информация от Минцифры, что подключиться можно будет в первом квартале 2023 года.

Какие функции доступны работодателю?

Компании смогут:

• получать от работника заявления и уведомления из личного кабинета для физлица ЕГПУ;
• передавать сотруднику документы в цифровом виде через выгрузку на ЕГПУ;
• пересылать работнику экземпляры, подписанные простой электронной подписью (ПЭП).

Какие выгоды для работников и соискателей?

Работники/соискатели смогут:

• создавать цифровые кадровые документы;
• подписывать их с помощью ПЭП или приложения «Госключ»;
• передавать работодателю.

Кто может просматривать документы, поступившие через Госуслуги?

Файлы, отправленные на ЕГПУ, размещаются в личном кабинете и доступны только для работника. На стороне работодателя кадровые документы хранятся в информационной системе компании.

Обязательно ли подключаться к Госуслугам?

Постановление — это подзаконный акт, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от ТК РФ. Согласно ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ, требование интеграции с ЕГПУ для выгрузки документов обязательно, если:

• работник использует ПЭП для подписания документов;
• сотрудник написал заявление о предоставлении документов на ЕГПУ.

Но что, если документы подписаны не простой, а усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью (УКЭП/УНЭП)?

Тогда в ч. 8 и ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ поясняется, что в случаях, когда работник запросил загрузить документы на Госуслуги, а у ИС компании нет интеграции с порталом, работодатель не обязан использовать этот канал обмена, сколько бы заявлений сотрудник ни писал.

Есть ли недостатки у интеграции с ЕГПУ?

Подключение кадрового ЭДО компании к Госуслугам удобно для работника. Для работодателя же решение особых выгод не несет, но добавляет еще один канал взаимодействия с работником, что положительно сказывается на продвижении HR-бренда. Дело в том, что в интеграции не предусмотрены функции, необходимые для КЭДО:

• согласование кадровых документов;
• разделение документов по видам подписи (ПЭП/УНЭП/УКЭП);
• контроль ознакомления;
• получение работником результата рассмотрения заявления.

Сейчас эти возможности есть только в специализированных системах КЭДО, например, Directum HR Pro.

Какие советы для пользователей Directum HR Pro?

Пользователям Directum HR Pro — системы управления электронными кадровыми документами и процессами — рекомендуем:

1. Воздержитесь от использования простой электронной подписи. Если документы подписаны с помощью ПЭП, то интеграция с Госуслугами становится обязательной. Однако технически сейчас документы передавать через этот канал нельзя.
2. Объясните сотрудникам, что пока не нужно запрашивать документы через личный кабинет ЕГПУ. Допустим, от работника поступило заявление на загрузку документа, подписанного ПЭП, через портал. Компания не сможет выполнить это требование.
3. Подождите, когда появится программный интерфейс ЕГПУ. После того, как Минцифры представит его описание, будет возможно сделать интеграцию с Госуслугами. Компания Directum поддерживает использование другой государственной технологии — мобильного подписания через приложение «Госключ». Поэтому окажет поддержку и по выполнению Постановления № 1192.