Классическое делопроизводство: куда и как идем

Как специалист по системам электронного-документооборота я с интересом слежу за текущими требованиями делопроизводства, но еще и очень важно беседовать, обсуждать новшества и учиться на специализированных мероприятиях. Мне удалось это недавно на семинаре, где я смогла пообщаться с экспертами и специалистами-практиками: заведующими канцелярией, главными специалистами по делопроизводству.

В ходе семинара мы рассмотрели, что необходимо для правильной организации службы ДОУ, современную нормативно-методическую базу по делопроизводству, требования к оформлению документов, правила организации документооборота, в том числе с использованием СЭД, а также архивное хранение документов.

Итак, несколько важных моментов в вопросе соответствие работы в СЭД требованиям делопроизводства.

Нормативная составляющая. Еще раз, было подчеркнуто, что обязательно должны быть выпущены локальные нормативные акты, такие как Положение об отделе делопроизводства, Должностные инструкции, Инструкция по делопроизводству. Когда же на предприятии внедряется СЭД, то эти документы должны быть скорректированы должным образом. Тут пригодится материал Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе.

И если негосударственные учреждения могут достаточно свободно организовывать делопроизводство у себя на предприятиях (главное отразить это во внутренних регламентирующих документах), то госорганам приходится четко следовать «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» или «Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Отчеты. Жестких требований стандартных форм отчетов по делопроизводству сейчас нет. Все отчеты по исполнительской дисциплине индивидуальны (пожалуй, только для госорганов может что-то спускаться «сверху»). Очень важно, чтобы система могла собирать статистику по объему документооборота. Это необходимо для расчета численности сотрудников службы ДОУ.

По результатам бесед с практикующими делопроизводителями я сделала вывод, что наиболее актуальный вопрос сейчас это архивное хранение электронных документов (рекомендации по работе с электронными документами отражены в «Основных правилах работы архивов организаций»). Делопроизводители уже понимают необходимость и хотят работать с архивами электронных документов, поскольку это позволит оперативно определить местоположение в архиве оригинала документа по регистрационной карточке, занесенной в СЭД, а также, если в систему занесен скан-образ документа, то можно сделать его копию, не обращаясь в архив за оригиналом (это особенно актуально, если документы хранятся во внеофисном архиве). Кроме того, часть документов можно вообще убрать из бумажного хранения и уже в номенклатуре дел отмечать, что дело ведется электронно и сдавать на хранение в архив именно электронные документы.