Командировки без головной боли: советы для работодателя

Хорошая новость — с помощью современных цифровых решений легко организовать командировку под ключ. Причем речь здесь не просто о переводе документов в электронный вид и их подписании, а о выстраивании гармоничного бизнес-процесса на стыке КЭДО (кадрового электронного документооборота) и ЦБ (цифровой бухгалтерии) так, чтобы он шел автоматически от и до.

На что обратить внимание, если командировки без головной боли — ваша цель? Делимся экспертными советами.

Обнулите число бумажных документов

Это самый простой и очевидный шаг. С ноября 2021 года Трудовой кодекс разрешает вести КЭДО, а значит, приказы о командировках можно смело переводить в цифру. Прелесть в том, что этот вид кадровых документов можно заверять любой электронной подписью, даже простой, а значит, вы сможете быстро организовать легитимное подписание в уже существующих у вас корпоративных системах.

Авансовый отчет к кадровым документам не относится, но и его можно перевести в электронный вид на основании ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, где закреплено составление первичных учетных документов в электронной форме с заверением ЭП. Ее вид также любой.

Откажитесь от устаревших подходов: оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его исполнении. Эти документы отменили в 2015 году, но в компаниях они встречаются до сих пор. Иногда их оформляют по привычке или из-за отсутствия регулярного аудита документов в компании.

Отказ от таких рудиментов не несет рисков для работодателя, так как срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, которые представляются по возвращении из служебной поездки.

Переводить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его исполнении в электронный вид не стоит, лучше их просто исключить.

Автоматизируйте контроль лимитов

Согласование планируемых расходов может быть трудоемкой задачей. Часто для корректного расчета нужно учесть множество нюансов: командировка планируется по России или за рубеж, какие категории населенных пунктов есть в маршруте, каковы должность командируемого, цели поездки и так далее.

Гораздо удобнее автоматизировать расчет лимитов и передать контроль за корректностью данных информационной системе. Так, например, работает Directum HR Pro и ее решение «Командировки и авансовые отчеты».

Задача на согласование командировки в Directum HR Pro

Лимиты настраивает администратор системы. Если они превышены, в карточке задания появится предупреждение, а поле станет красным. При этом задачу на согласование командировки всё равно можно отправить. Решение о том, допустимо ли превышение лимита, принимает руководитель сотрудника и бухгалтер при согласовании заявки.

Уделите внимание процессу

Как ввести КЭДО в действие с первого раза Сегодня никого не удивить подписанием документов в цифре и настройкой их согласования. Но эффективная цифровизация складывается, как конструктор LEGO, из небольших деталей. Пренебрегать ими нельзя, чтобы не попасть в ловушку «ожидание/реальность».

Решения для КЭДО не предлагают полностью автоматизированный процесс по командировкам и оформлению авансовых отчетов. В лучшем случае с их помощью можно организовать подписание приказов и служебных записок на командировку.

Если же вы стремитесь к максимально автоматизированному и эффективному цифровому процессу, придется обдумать и учесть целый ряд нюансов. Вот лишь малая часть из них:

1. Мобильный доступ сотрудника к управлению деловой поездкой. Речь здесь не просто о мобильном интерфейсе, а о том, что через смартфон работник сможет прямо в ходе путешествия внести какие-то изменения по командировке (скорректировать даты, маршрут) и отправить их на согласование.
2. Оформление командировки за сотрудников, которые не работают в системе (например, за вахтовиков или людей с кнопочными телефонами). Эту обязанность придется возложить на кого-то из персонала.
3. Уникальный маршрут согласования командировок для руководителей и топ-менеджмента, ведь, к примеру, генеральный директор не может согласовать поездку самому себе.
4. Сбор согласия на командировку с отдельных категорий работников. К примеру, чтобы отправить в служебную поездку беременную женщину, нужно получить ее заверенное согласие и приложить к нему справку от врача об отсутствии противопоказаний. Такие же требования действуют в отношении сотрудников-инвалидов.
5. Автоматическая настройка замещения на права и документы командируемых — тогда замещающий сможет выполнять задания за уехавшего сотрудника внутри системы.
6. Контроль за передачей в бухгалтерию посадочных талонов.
7. Отправка напоминания о необходимости подготовить авансовый отчет.
8. Контроль за расчетами с работником: задание на доплату, которое автоматически уйдет бухгалтеру, если сотрудник обоснованно потратил в поездке большую сумму, или контроль возврата остатка командировочных.
9. Выбор способа компенсации, если бизнес-поездка выпала на выходные дни. В соответствии со ст. 153 ТК РФ есть два варианта: оплата труда в двойном размере либо дополнительный отгул для работника.

• Выгрузка документов по форматам, принимаемым налоговой.

Очевидно, каждую из этих задач невозможно решить простой настройкой маршрута. Следует обратиться к проработанным решениям с высоким уровнем готовности.

Такие программные продукты в числе прочего предлагают no-code-инструменты гибкой настройки: это значит, что ведущий бизнес-пользователь или аналитик без привлечения разработчика и погружения в код может создать и отрегулировать целый ряд сущностей внутри системы. Например, в Directum HR Pro в режиме no-code можно настраивать порядок согласования документов, очередность их подписания, сроки, любые шаблоны с автоподстановкой данных, оповещения на различные события и многое другое.

Такой подход помогает выстроить автоматизированный процесс от и до, а также в любой момент быстро внести нужные корректировки минимальными силами.

Передайте рутину travel-сервисам

Почему отпуск с КЭДО — это просто? Важная составляющая организации любой деловой поездки — подбор билетов и бронирование гостиниц. Часто эта работа ложится на плечи секретарей или кадровых специалистов, требует времени и ресурсов.

Но что если передать такие задачи специализированным сервисам? На российском рынке такие решения широко представлены, среди них — Smartway, Ракета и другие. С их помощью можно получить качественную услугу и сэкономить время, ведь большая часть рутинных операций передается другой стороне. Если в организации нет отдельного сотрудника, ответственного за билеты и гостиницы, если поток командируемых большой или в деловые поездки отправляются целые делегации, такой сценарий становится предпочтительным.

У подобных сервисов есть удобная фишка: на первом этапе расходы по командировкам сотрудников конкретной организации поставщик услуг берет на себя, а в конце месяца выставляет счет по всем затратам. Таким образом, вместо того, чтобы отдельно оплачивать каждый билет и каждую бронь, заказчик услуг получает и проводит только один счет, что очень удобно.

Сервисы для организации командировок в рамках заказной разработки можно интегрировать со специализированными решениями для управления кадровыми процессами, например, с системой Directum HR Pro. В этом случае всё становится еще проще: проездные документы и подтверждения бронирования гостиницы поступят сотруднику в личный кабинет основной системы по каналам интеграции. Оттуда работник сможет сохранить их на свое устройство или распечатать без каких-то дополнительных усилий.

Интеграция

Организация командировок интересна тем, что находится на стыке нескольких бизнес-процессов и требует участия как минимум отдела кадров и бухгалтерии. В случае, когда работа идет в цифре, это означает, что система управления персоналом должна быть интегрирована с ПО для финансовых задач.

В специализированных решениях эта связь бесшовная: командируемый заполняет информацию о своих расходах, данные уходят в бухгалтерскую систему, там формируется авансовый отчет, после чего он передается на согласование руководителю и бухгалтеру. В результате сотрудник получает компенсацию, если он обоснованно потратил больше средств, чем получил перед командировкой, либо возвращает неистраченные остатки.

Если интеграция между системой управления персоналом и решением для бухгалтерии не настроена, данные придется «перебивать» вручную, а значит, процесс разрывается и тратятся лишние ресурсы.

Командировки — сложный процесс, в котором участвует большое число сотрудников и подразделений. Выстроить его в цифре можно, если грамотно выбрать систему и учесть все нюансы. Программный продукт должен предлагать не просто перевод документов в электронный вид и их подписание, но автоматизацию всех связанных «мелочей», без которых по-настоящему эффективного процесса просто не получится.

Если сделать верный выбор, результат точно порадует всех участников и организация деловых поездок будет отнимать в разы меньше времени и усилий.