Электронное кадровое делопроизводство: эксперименты Минтруда, преимущества и системы

В России вводят электронный кадровый документооборот. Эксперты заявляют, что переломными должны стать 2020 и 2021 годы. Стоит ли отказываться от бумажных документов сейчас, что реально изменится после экспериментов Минтруда для работодателя и какие программы скоро понадобятся кадровику – обо всём рассказываем далее.

Эксперименты Минтруда и электронный кадровый документооборот

Всё началось в 2017 году, когда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач тогда включили внедрение электронного документооборота в России.

Затем в СМИ появились новости о грядущем кадровом электронном документообороте и экспериментах федерального масштаба. В 2019 году Минфин заявил, что планирует опробовать инструменты и механизмы, которые бы позволили обходиться без бумаг и даже печатных копий. Параллельно шли разговоры об электронных трудовых книжках.

Следующим шагом стал 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Документ подписали в апреле 2020 года. Согласно закону, эксперимент стартовал в мае, он проходит под руководством Минтруда и завершается в марте 2021-го. Цель – сформировать условия для обмена электронными кадровыми документами и избавиться от проблем, которые могут мешать ему. Результатом эксперимента должны стать поправки в законодательстве, которые позволят беспрепятственно вести и хранить кадровые документы в электронном виде. 

Документы кадрового делопроизводства. Чем полезен перевод в электронный вид?

Цифровизация кадрового делопроизводства – преимущество, которое работодатели смогут оценить на практике. Эксперты уверены, что отказываться от бумаг можно уже сейчас.

Очевидные преимущества электронного кадрового делопроизводства:

• для руководителя: можно снизить расходы и повысить качество управления компанией – цифровизация ускоряет обмен информацией между сотрудниками;
• для сотрудника: проще и прозрачнее взаимодействие с кадровиками, легче и быстрее получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно просто запросить через систему;
• для кадровика: снижение нагрузки на специалистов, ускорение HR-процессов, упрощённое взаимодействие с соискателями и сотрудниками, удобный мониторинг информации о персонале, более надёжное хранение сведений о работниках. При проверках гораздо проще найти сведения о человеке, нет необходимости в бумажном архиве и полках с папками.

Чтобы извлечь выгоду от электронного кадрового документооборота, совсем не обязательно быть участником федеральных экспериментов. Уже сейчас все бумаги, которые не требуют ознакомления с сотрудником, вы можете переводить в электронный вид. И это абсолютно законно.

Система кадрового делопроизводства. Какую выбрать?

Для автоматизации кадрового делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот потребуется соответствующее ПО. Выбирать его нужно в зависимости от того, крупная ли компания, какие именно задачи нужно решить и необходима ли дальнейшая интеграция с информационными системами, которые уже используют другие подразделения в организации.

Что обычно применяют:

• собственные разработки. Обычно это решения, заточенные под конкретные, узкие задачи – контроль рабочего времени, учёт прохождения обучения сотрудниками и т.д.;
• готовые HRM-решения для ERP-систем, которые уже внедрены в компании;
• HRM-системы. Изначально они созданы для автоматизации кадрового делопроизводства, поэтому с их помощью можно выстроить работу с электронными кадровыми документами и процессами;
• BPM-системы, приоритет в которых отдаётся автоматизации процессов и ролям сотрудников в них;
• ECM-системы. Позволяют выстроить электронное кадровое делопроизводство комплексно – настроить обмен кадровыми документами, сопутствующей информацией, цифровизировать HR-процессы в компании.

Какой из представленных вариантов использовать, конечно, решать руководителю компании. Главное – не тянуть с выбором, так как к 2021 году бумажных документов в кадрах будет явно меньше. Переход на электронный кадровый документооборот неизбежен. Во всяком случае на это настроены законодатели.