Консультации по обмену электронными документами: EDI и ЭДО, смена оператора ЭДО

EDI и ЭДО

Мы давно подключены к EDI-провайдеру. Недавно с нами связался оператор ЭДО и предложил услуги по обмену электронными документами. Может ли EDI заменить оператора?

С помощью EDI-провайдера компании получают возможность согласовывать номенклатуры, формировать заказы, получать различные уведомления и подтверждения в электронном виде. Но обмениваться юридически значимыми электронными документами через них невозможно. Таким образом, технология EDI не заменит ЭДО. Однако есть одно «но»: если EDI-провайдер предлагает услуги по обмену электронными счетами-фактурами и первичными документами, это говорит о том, что он получил статус оператора электронного документооборота, и среди его услуг появилась новая.

Если организация решила перейти на юридически значимый обмен электронными документами в электронном виде, следует обратиться к оператору ЭДО. Напоминаем, список операторов, входящих в сеть доверия ФНС России, размещен на сайте ведомства.

Легко ли сменить оператора ЭДО?

Мы решили сменить одного оператора ЭДО на другого. Как быть с базой контрагентов? Какие трудности могут возникнуть, когда мы сменим сервис обмена?

С прежней базой контрагентов можно работать, используя роуминг операторов, либо инициировав подключение контрагентов к своему новому оператору.

Смена оператора ЭДО влечет за собой соблюдение ряда организационных моментов. Например, подключение состоит из регистрации, подписания соглашений с оператором и т.п. Возможно, потребуется просмотреть обучающие видеоролики о работе в новой системе. Обязательно нужно решить вопрос интеграции нового сервиса с вашей корпоративной информационной системой, настроить и протестировать ее.

Как только вы приняли решение сменить оператора, незамедлительно оповестите об этом контрагентов, которые работали с вами через прежнего оператора. Для более «гладкого» перехода рекомендуется сначала решить все вопросы по подключению к новому оператору и только после этого прекращать работу с прежним. Также не стоит экспериментировать в периоды, когда трафик документов особенно велик.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопрос экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».