Соглашение об обмене электронными документами

Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко – это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе – договориться с контрагентом о новом порядке обмена и правильно оформить соглашение об электронном документообороте.

В этом процессе важно сделать два шага навстречу:

1. Донести информацию об электронном обмене до контрагентов.
2. Придать юридическую значимость электронному обмену.

Информирование. Ау, контрагенты!

Прежде всего необходимо проинформировать партнеров о возможности передавать документы в электронном виде через сервис ЭДО.

Массовая работа

Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону.

Пример новости о переходе на электронный документооборот

Индивидуальное приглашение

В приглашении контрагентов может помочь сам оператор ЭДО, тем более если речь о стратегически важном партнере. При необходимости проводятся деловые встречи с презентациями, обговариваются индивидуальные доработки, интеграционные и технические решения.  

Организационное закрепление, или Где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?

Следующий шаг – обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.

Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить образец соглашения об электронном документообороте или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.

Пример пункта об электронном обмене

Вы можете скачать:

• Образец пункта соглашения об электронном обмене
• Образец соглашения об электронном обмене с контрагентами

Договор должен содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора(-ов) ЭДО. Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения.

На свое усмотрение компании в соглашении об электронном документообороте добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества.

Электронно или на бумаге, и нужно ли соглашение вообще?

Встречается мнение, что без заключения договора или дополнительного соглашения обмен электронными документами через сервис не будет обладать юридической силой. Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП.

Соглашение об электронном документообороте – это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании. Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет.

Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ – договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте. Второй вариант, конечно, – индивидуальный договор, подписанный ЭП.

Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше.

***

Подключение контрагентов к обмену далеко не всегда идет легко. Если компетенций вашей компании недостаточно, чтобы решить возникшие вопросы, вы всегда можете воспользоваться помощью оператора – получить консультацию по порядку действий или полностью передать работы, в том числе и заключение всех соглашений. 

Еще больше информации об организации электронного обмена в разделе Основы межкорпоративного документооборота и Идеальный ЭДО-проект.