Корпоративный портал: неожиданные варианты использования знакомого инструмента

Кому и зачем нужен корпоративный портал

Говоря о корпоративном портале, в первую очередь мы подразумеваем внутренний сайт компании. Это тот ресурс, где каждый сотрудник получает прямой доступ к новостям, узнает об успешном завершении проекта, знакомится с объявлениями и запланированными мероприятиями.

Второе очевидное применение портала — внутренняя социальная сеть, то место, где можно найти данные и контакты коллег, быстро проверить, не находятся ли они прямо сейчас в отпуске или командировке, уточнить местоположение в офисе. Всё активнее набирает обороты использование ачивок и элементов геймификации. Так компании призывают сотрудников больше взаимодействовать в сети, поддерживать друг друга, поднимать корпоративный дух.

Наконец, портал может выступать витриной — точкой интеграции для разных систем и решений, которые используются в компании. Здесь сотрудник запускает запрос на выдачу справки 2-НДФЛ в кадровой системе, проверяет, какие курсы ему доступны на учебном ресурсе, получает доступ к материалам, которые фактически находятся в системе электронного документооборота.

Классический набор функций корпоративного портала:

• хранение документов, размещение маркетингового и другого контента. При этом сотрудники сами могут добавлять информацию;
• доступ к совмещенному календарю, где можно отмечать свои события, получать информацию о занятости коллег и запланированных корпоративных мероприятиях;
• поиск контактных данных сотрудников и информации об их руководителях, отсутствий на рабочем месте и замещающих работников;
• размещение конкретной корпоративной информации на выделенных страницах;
• наполнение базы знаний и добавление ответов на частые вопросы по разным темам;
• наглядное отображение оргструктуры компании и быстрый поиск производственных единиц.

Как сделать портал лучше

С каждым днем появляется больше интересных вариантов применения портала, когда он дает возможность компаниям продемонстрировать не только корпоративную культуру, но и задействовать инструмент максимально широко. Давайте посмотрим на некоторые из них.

1. Интеграция с BPM-системой или трекером задач.

Представьте ситуацию, что в вашей компании только половина сотрудников активно пользуется системой электронного документооборота или BPM-платформой. Вы можете ставить им задачи, отправлять задания на ознакомление с документами или уведомления о важных изменениях, но увидят всё это только те, кто уже работает в программе. Если виджет с последними заданиями и уведомлениями окажется на главной странице портала, все сотрудники компании получат доступ к свежей информации, причем даже с мобильного телефона.

Задачи из Directum RX выносятся на обложку Directum Portal

2. Создание отраслевой библиотеки.

Корпоративные порталы как класс произошли от системы хранения документов компании и обмена файлами. Если это направление развить должным образом, то первоначальное применение портала обретает новую жизнь. Когда все отраслевые статьи, книги, материалы всегда доступны сотрудникам, наверняка они скажут вам спасибо, за то, что не надо тратить время на поиск информации.

3. Коммуникация с руководством.

Если у сотрудника появляется желание узнать о планах развития компании или завершенных проектах не у коллег, а непосредственно у руководителей, то он может сделать это через портал. Там можно оставить свой вопрос напрямую или опубликовать на выделенной странице. Топ-менеджеры попросят добавить ответ в раздел ЧАВО или напишут лично.

Блок «Вопрос-ответ» в Directum Portal

4. Бронирование ресурсов.

Это довольно распространенная функциональность, которую далеко не все компании размещают на портале, а зря. Речь о бронировании переговорных, стендов и инструментов для совместного пользования. Оптимальный вариант — это использование общего календаря на портале. Любой сотрудник может быстро зайти и проверить, свободна ли переговорная в конкретном офисе в определенное время, отправить приглашение другим участникам, а также отметить, что комната будет занята. Более того, совмещение календарей событий компании, памятных дат и персональных календарей сотрудников помогает каждому грамотно распределять работы и быть в курсе обучений или совместных активностей.

Забронировать кабинет и назначить встречу можно через календарь в Directum Portal

5. Информация о выполнении плана.

Интересный запрос, реализация которого может отлично сказаться на результатах отдела продаж. Представьте, что каждый сотрудник, связанный с продажами, увидит на главной странице показатели по выполнению плана. Это сильная мотивация, чтобы поскорее завершить проект, который затянулся, обсудить варианты проработки с коллегой или поискать новые решения для улучшения показателей. Важный момент: портал можно настроить таким образом, чтобы только сотрудники отдела продаж видели эту информацию, а их коллеги из других подразделений не получали доступ к конфиденциальным данным.

6. Информация о меню столовой на каждый день.

Многие смеются, когда слышат о такой возможности. Но давайте не будем забывать, что корпоративный портал — это в первую очередь инструмент для улучшения внутренних коммуникаций и развития культуры компании! Никто не работает без перерывов: сотрудники неформально общаются, читают новости, отвлекаются по мелочам. Дать им возможность заранее ознакомиться с меню — прекрасная мотивация зайти на портал, заранее спланировать обеденный перерыв, а параллельно прочитать полезные новости и подписаться на обновления по текущему проекту.

7. Корпоративные Госуслуги.

Вспомните свой собственный опыт: вы устроились на новое место работы и начинаете узнавать, как все устроено. За справкой надо идти в бухгалтерию и только очно, техническая поддержка принимает запросы во внутреннем чате компании, заказать канцелярию можно только у конкретного сотрудника, потому что так привыкли. Узнавать — долго, запомнить — нереально! Приходится тратить огромное количество времени на уточнения и поиски. А теперь представьте, что все это есть в едином окне, — вам нужно просто выбрать подходящую кнопку и заполнить пару полей. Это не фантастика, а реальная страница самообслуживания, с помощью которой снижается нагрузка на все сервисные отделы и упрощаются и регламентируются процессы.

Быстрый доступ к сервисам в Directum Portal

8. Кнопки перехода в другие системы.

А что, если сделать из портала настоящую панель управления? Сотрудник начинает день с изучения корпоративных новостей, но сразу видит свои задачи — они загрузились из основной рабочей системы в виджете на главной странице. Клик по другой кнопке — и пользователь отправил заявление на отпуск в кадровую службу. Чтобы изучить материалы, работник нажимает на ссылки и открывает документы, которые по факту находятся в системе документооборота (и никакого дублирования файлов!). Бесшовная интеграция и быстрые переходы — обязательная история для современного портала.

Быстрые кнопки для перехода в почту и просмотра должностных инструкций в Directum Portal

Корпоративный портал — не только единое окно для размещения информации о компании и полезных советов сотрудникам. Это полноценный проработанный инструмент внутренних коммуникаций, который может сделать жизнь коллектива гораздо проще. Портал помогает работникам быть на одной волне и быстрее выполнять задачи, повышает лояльность к компании и развивает корпоративную культуру.

Источники изображений: freepic и Directum Portal