Купить систему недорого — это точно выгодно?

Пример 1: не хватило функциональности

Рассмотрим ситуацию, в которой оказалась компания по производству строительных материалов. Когда количество заказов и контрагентов стало быстро расти, в организации решили автоматизировать часть процессов и документооборот, и для начала — перевести в цифру управление проектами. Из всех предложений рынка выбрали самое выгодное на тот момент: систему, которая решала задачу «здесь и сейчас» и стоила в 2 раза дешевле, чем у конкурентов.

Через полгода выяснилось, что имеющихся возможностей системы не хватает для «закрытия» задач. А за расширение функциональности и внедрение новых решений поставщик ПО выставил счет, в 10 раз превышающий стартовые инвестиции в цифровизацию.

В этот момент в компании вспомнили, что еще на этапе выбора системы один из вендоров предлагал продукты, которые будут эффективно работать и сейчас, и в будущем, когда компания подрастет. Но тогда рабочая группа не стала рассматривать предложение из-за цены. Сейчас стало ясно — та система обошлась бы организации гораздо дешевле, чем доработка недорогого ПО.

Пример 2: выросли из возможностей системы

Компания на старте развития решила автоматизировать процесс согласования документов. Для этого приобрели систему с оплатой всего в 25 тыс. рублей в год. Пока в организации было 15 пользователей, ПО помогало команде эффективно работать. Со временем штат увеличился, задач стало больше, понадобились инструменты для контроля документооборота и УКЭП. А расширение возможностей системы требовало весьма дорогостоящей доработки, которая также не гарантировала, что в будущем не понадобится новая функциональность.

У компании был только один выход — вновь заняться поисками ПО, которое «закрывало» бы задачи сейчас и учитывало будущие потребности.

Алина Рожина

руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

«Горький урок: иногда дешевле на старте проекта — значит намного дороже в конце. Это случается, если выбирать систему, которая эффективна и выгодна в текущем моменте, но не может поддержать развитие и рост потребностей клиента в долгосрочной перспективе».

«Подводные камни» дешевой системы: риски для бизнеса

Когда компания впервые выбирает ПО, то критерий «цена» стоит на первом месте. На качество продукта, его функциональность, репутацию вендора и сервис смотрят не так пристально.

Однако уже через 3-6 месяцев работы в новой системе пользователи начинают ощущать сильные неудобства:

• нет важной функциональности, это снижает эффективность ПО, а стоимость разработки нужных возможностей в несколько раз превышает первоначальные затраты;
• сотрудники не могут научиться работать в системе из-за неудобного и устаревшего интерфейса, отказываются открывать ПО или делают банальные ошибки, а на повторное обучение каждый год приходится выделять время и бюджет;
• приходится несколько дней ждать ответ техподдержки, потому что у поставщика эта работа не выстроена должным образом, а простой производства и оплата консультаций обходятся бизнесу дорого;
• ИТ-специалист компании тратит 50% на сопровождение и обновление одной системы, и у него не остается времени на решение стратегических задач по цифровизации;
• из-за недостатков системы на выполнение задач требуется больше времени, и в целом снижается производительность команды.

Как результат — срывы дедлайнов по проектам, ухудшение качества услуг или товаров и потеря клиентов. Поэтому при выборе системы нужно учитывать не только стоимость, но и качество, функциональность и поддержку со стороны вендора.

И еще один аспект: в современных условиях, когда киберугрозы для бизнеса становятся все более актуальными, надежность программного обеспечения играет ключевую роль. Система должна быть неуязвимой к сбоям и угрозам утечки конфиденциальной информации. Поэтому важно, чтобы выбранный разработчик ПО имел большой опыт и необходимую сертификацию продукта.

Изображение: freepik.com