Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ). В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму. Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива. Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения. Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».

Наименование участника эксперимента

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

ОАО «РЖД»

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

АО «Газпромбанк»

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

ПАО «АВТОВАЗ»

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости

ПАО «РОСБАНК»

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

ПАО «Ростелеком»

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

ПАО «Мечел»

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

ООО «Яндекс»

предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде