Можно ли использовать ПЭП для документов постоянного срока хранения?

Ответ

Светлана Азарова

методолог, эксперт направления Электронные архивы компании Directum

Прямой законодательный запрет на использование простой электроннной подписи (ПЭП) в таких случаях отсутствует. Однако как вендор мы настоятельно рекомендуем применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Почему УКЭП необходима:

1. Юридическая сила и доказательства. Документы длительных и постоянных сроков часто запрашиваются контролирующими органами или судами. УКЭП гарантирует доказательную силу: она криптографически подтверждает, кто именно подписал файл, и защищает от изменений. ПЭП не использует криптографию, что создает риски: в суде организации часто проигрывают, не сумев доказать, что документ подписан конкретным лицом. Но именно эта обязанность лежит на компании.
2. Соглашение о ПЭП. Чтобы ПЭП приравнивалась к собственноручной, между сторонами должно быть заключено специальное соглашение. Во многих компаниях этот документ отсутствует или устарел, что делает ПЭП юридически уязвимой.
3. Репутационные и финансовые риски. Стоимость УКЭП несоизмеримо ниже возможных штрафов, судебных издержек и репутационного ущерба в случае спора о подлинности архивного документа.

Что нужно обязательно учесть при выборе:

• Консультация с юристами. Оцените правовые риски вашей организации. Учтите отраслевые ограничения (например, в кадровом документообороте действуют свои правила согласно 377-ФЗ).
• Мнение архивистов. Оцените частоту востребования этих документов из архива. Если они нужны редко для внутренних нужд, риски ниже. Если же документы — часть активной доказательной базы, риски максимальны.
• Тип ЭП. УКЭП является оптимальным решением для защиты интересов организации на долгосрочную перспективу.