Не одно и то же. Отличия организации хранения документов в СЭД и СХЭД

Общаясь с коллегами, я поняла, что, несмотря на развитый в компаниях электронный документооборот, у многих так и не сформировалось понятие правильного хранения электронных документов (ЭД). На вопрос «Что вы делаете для сохранности ЭД?», чаще всего отвечают «А зачем что-то делать? Они хранятся в системе электронного документооборота (СЭД), никто их не трогает, лежат себе и лежат».

Но уже сейчас такой подход может принести компании проблемы:

• «просто лежащие» документы перестают читаться в СЭД;
• доказать в суде, что в документы не вносились изменения, не получается;
• сертификат электронной подписи истек и доказать ее валидность не представляется возможным.

Количество электронных документов, созданных без дублирования на бумажном носителе, растет, а значит, пора задуматься о правильном хранении, чтобы избежать проблем с проверками контролирующих органов и доказательной базой для суда.

Что такое СЭД и СХЭД

50 новых терминов. Что нужно знать о ГОСТе Р 7.0.8-2025 по делопроизводству и архивному делу Заглянем в новый ГОСТ 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который вступил в силу в марте этого года и заменил стандарт 2013 года. Кстати, если вы пропустили это событие, рекомендую с ним ознакомиться и актуализировать свои внутренние ЛНА, в которых вы опирались на устаревший документ.

Система электронного документооборота; СЭД — информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения.

Система хранения электронных документов, СХЭД, электронный архив — информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование.

Это две взаимосвязанные системы: все созданные документы в СЭД либо уничтожаются (в соответствии со сроками их хранения), либо должны передаваться в СХЭД, электронный архив.

Хранение документов в СЭД и в СХЭД

В любой организации существует свой документальный фонд. Он включает в себя все поступившие и созданные в компании документы. Эти документы имеют сроки хранения:

Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) находятся в СЭД, а вот документы со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, а также документы постоянного хранения, нужно держать в СХЭД.

Отличия оперативного и долговременного хранения

В обеих системах мы должны заботится о сохранности наших документов. Но требования к ним разные.

Единое хранение всех документов компании

Документы в организациях создаются в разных системах.

А СХЭД — это то место, где все документы хранятся вместе. Это обеспечивает возможность их систематизировать, контролировать и использовать.

Сроки хранения документов

В СЭД мы храним документы временных (до 10 включительно) сроков хранения. В СХЭД передаем документы более длительных сроков. Также у нас в архиве хранятся те документы, которые мы должны передать на государственное хранение (в том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива).

Сроки хранения определяются по перечням типовых архивных документов.

Доступ к документам

СХЭД — это архив организации, в котором хранятся документы, которые уже не используются в делопроизводстве. Это не общее пространство: доступ к архиву есть только у сотрудников, отвечающих за хранение и защиту информации. В бумажный архив не попасть просто так, если и пустят, то только с разрешением и в сопровождении архивиста. В электронном архиве действуют те же правила.

Если вы оставляете доступ к каким-то документам (например, по личному составу работникам кадровой службы), это должно быть зафиксировано в ваших внутренних нормативных документах.

Документы — это наследие компании. Их нужно защищать от случайных правок, потерь и несанкционированного доступа.

Состав электронного документа

В СЭД документы создаются, подписываются, используются и хранятся в том формате, в котором они были созданы. Для некоторых видов документов предусмотрены специальные требования к составу и формату, например

• формализованные кадровые документы создаются по требованиям, установленным Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н;
• электронные договоры фрахтования оформляются по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@.

В СХЭД документы передаются и хранятся в архивном формате, определенном приказом Росархива от 23.07.2023 № 77:

Но я рекомендую добавлять в контейнер файл документа в том формате, в котором он был создан, потому что именно он является оригиналом.

Поддержание валидности ЭП

Требования к достоверности информации о дате и времени подписания ЭД электронной подписью содержится в 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

Метку доверенного времени (МДВ) необходимо проставлять в момент подписания ЭД электронной подписью, соответственно, это должно происходить в СЭД. Но МДВ не содержит в себе информации о действительности сертификата ЭП на момент подписания, поэтому необходимо «усовершенствовать» ЭП до формата CAdES-XL, т. е. добавить к ЭП доказательства достоверности — полные данные сертификатов и списки отзыва сертификатов, а также штамп времени. Это обеспечивает офлайн-доступ ко всей информации о сертификатах и отзывах, необходимых для проверки подписи, и предотвращает возможность утери информации:

При приеме электронного архивного документа (ЭАД) в СХЭД проставляется еще одна МДВ — архивный штамп времени на формат подписи CAdES-XL, то есть заверяет и МДВ, и сертификаты, и списки отзыва. Этот формат обеспечивает долговременное хранение ЭП за счет того, что дает возможность ее проверки на протяжении всего срока хранения.

Важно также отметить, что дополнительные данные, которые используются для архивной подписи, не вносят изменения в саму электронную подпись. Это дает возможность подтвердить ее подлинность и не нарушает математическую корректность.

Почему не стоит смешивать оперативное и долговременное хранение

Хранение электронных документов должно быть организовано правильно с момента их создания. Важно учитывать сроки хранения: документы распределяются по двум областям — оперативную и долговременную.

Не стоит передавать в архив документы временных сроков хранения. Они не требуют перевода в архивный формат и формирования файла описания по правилам Росархива. Это избыточная трата ресурсов и времени.

Например, если передать в СХЭД бухгалтерские и финансовые документы со сроком хранения 5 лет, сначала мы потратим время на перевод в архивный формат, а при проведении налоговой проверки, потребуется извлечь эти документы из архива и распаковать. Возникает вопрос: для чего это делать, если можно сразу организовать правильное хранение в СЭД или финансовом архиве?

С другой стороны, если в организации нет СХЭД и документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу находятся в СЭД, это может привести к следующим рискам:

• Невозможность воспроизвести документы через несколько лет. Форматы ЭД быстро устаревают, а хранить их нужно долго.
• Трудности при смене системы. Возникают вопросы, что делать с уже созданными документами? Где и как обеспечить их сохранность и юридическую значимость?
• Сложности с уничтожением документов. Рано или поздно наступит момент, когда количество документов достигнет критической точки, системы не бесконечны. Начнутся проблемы с производительностью и часть необходимо будет уничтожить. В этом случае появляются вопросы о том, что можно уничтожать, а за что есть вероятность получить наказание.
• Нарушение закона 152-ФЗ «О персональных данных», поскольку его действие не распространяется только на:

— обработку персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;

— организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

И подобных проблем может быть гораздо больше.

Функциональность СХЭД

Для того, чтобы проблем с хранением электронных архивных документов не возникало, в организации должна быть СХЭД, которая обеспечивает учет, комплектование, использование и хранение ЭАД. Она должна обладать определенной функциональностью:

• принимать ЭД на архивное хранение по определенным правилам;
• обеспечивать хранение ЭАД вместе с их метаданными;
• формировать учетные документы архива;
• обеспечивать проведение автоматических проверок наличия и состояния ЭАД;
• отслеживать сроки хранения документов;
• формировать проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Требования к функциональности СХЭД содержаться в п. 137 Правил 2023.

Преимущества СХЭД

Внедрение СХЭД приносит значительные выгоды. Экономия достигается за счет:

Сокращения расходов:

• на содержание архива, за счет сокращения обращений к бумажным документам и действий с ними;
• на поиск документов в архиве и представление документов контролирующим органам и судебным инстанциям;
• на архивные процедуры (что приводит к высвобождению персонала для других задач).

Снижения рисков:

• исключения утраты документов при пожаре, потопе, неосторожном обращении, незаконном уничтожении;
• предотвращение наложения штрафных санкций и иных административных наказаний в связи с отсутствием документов или их не предоставлением;
• защиты от несанкционированного доступа к документам сотрудников или 3-их лиц;
• отсутствия доказательств действительности КЭП спустя несколько лет.

Например, если у вас есть гибридные дела, но СХЭД не поддерживает работу с ними, то есть ЭАД хранятся в системе, а бумажные — в архиве. В таком случае, для подготовки ответа на запрос, архивисту придется лично добраться до хранилища и осуществлять их поиск — это дополнительное время на дорогу и поиск, особенно если архив расположен территориально далеко.

Если же хранение гибридных дел осуществляется по правилам, то все документы останутся под рукой: первый том будет содержать и оригиналы электронных документов, и скан-копии бумажных.

Итоги

Подведем итог. При организации хранения электронных документов важно:

1. Заботиться о сохранности документов надо в СЭД — усовершенствовать ЭП, чтобы ее можно было проверить спустя время и защитить документ от внесения изменений.
2. Хранить документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в СЭД.
3. Осуществлять хранение электронных документов в СХЭД.
4. Следить за тем, чтобы СХЭД обеспечивала полноценное архивное хранение электронных документов.

Если ваша компания создает документы длительных сроков хранения в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (например, приказы по основной деятельности, локально-нормативные акты) или планирует, или уже перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), то следующий шаг — это создание системы хранения электронных документов.

Кадровые документы можно хранить в СЭД не более 3 лет, после чего их нужно передать в хранилище.

Передача происходит не ранее чем через 1 год и не позднее 3 лет после завершения делопроизводства.

Личные дела уволенных государственных и муниципальных служащих передаются в архив через 10 лет после увольнения.

Документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) остаются в подразделениях и после истечения срока, по результатам экспертизы ценности, подлежат уничтожению согласно установленным правилам.

Внедрение любой системы требует времени, поэтому планировать этот процесс необходимо заранее, чтобы избежать спешки и непредвиденных сложностей.

При выборе СХЭД важно учитывать:

• какие документы планируется хранить: только скан-копии, электронные документы без дублирования на бумажном носителе или и то, и другое;
• из каких систем-источников будут поступать документы;
• какой функциональностью должна обладать система, чтобы она была эффективно именно для вашей компании.

Компания Directum, российский разработчик продуктов для цифрового управления компанией, предлагает решение «Долговременный архив», которое помогает создать централизованный архивный фонд. ПО обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, соответствует требованиям законодательства и автоматизирует процессы архивного делопроизводства.

Directum поможет адаптировать решение под реальные процессы организации, и вы сможете быть уверены в том, что с архивом всё будет в порядке.