Немного о возможности интеграции СМК и СЭД

Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке, уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления. Автоматизация процессов поддержки системы менеджмента качества — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики внедрения системы менеджмента качества.

Проблемы «бумажной» системы менеджмента качества (СМК)

При разработке, внедрении и поддержании СМК у менеджера по качеству возникают следующие сложности:

• трудоемкость при согласовании, внесение изменений и передача новых вариантов документации СМК;
• при большом количестве регламентных документов отслеживание сроков пересмотра (в любом случае раз в три года регламенты и стандарты должны пересматриваться, в связи с выходом новой версии ГОСТ Р ИСО 9001);
• «ручной» способ исправления замечаний занимает много времени и сил (для предприятия крупного размера этот вопрос становится критичным);
• большой объем записей по процессам в организации, сложность в их систематизации и поиске для дальнейшего анализа;
• сложность в отслеживании выполнения процедур, так как это связанно с систематизацией и переработкой больших объемов бумажных записей.

Таким образом, большие расходы, связанные с «бумажной» СМК, можно сократить, применив современные технологии- системы электронного документооборота (СЭД). Тем более согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 документация может быть в любой форме и на любом носителе, то есть стандарт не требует ведение документов в «бумажном» виде.

Структура документации по СМК ГОСТ Р ИСО 9001 -2008

Итак, рассмотримдокументацию системы менеджмента качества и возможности её перевода в СЭД. Все составляющие документация СМК, обычно, представляют в виде пирамиды из 5 уровней и её «фундамента»(рис.1) .

Рис. 1. Структура документов системы менеджмента качества

Уровень 1,2

Сначала на основе заявленной Политики в области качества готовится документ под названием "Руководство по качеству"(РК). В руководстве определены политика в области качества, организационная структура предприятия, функциональная схема системы менеджмента качества, а также описаны процессы, даны ссылки на применяемые нормативные документы и приложения.

Уровень 3

Следующий уровень документов называется "Общесистемные документированные процедуры"(ДП). В них даны детальные описания обязательных и важнейших процессов, декларированы полномочия и ответственность. Документированные процедуры описывают процессы общие для всей организации. Требуемые в стандарте обязательные процедуры представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет действия, относящиеся к следующим пунктам стандарта:

• управление документацией (4.2.3); управления записями (или отчетами) по качеству (4.2.4) ;
• внутренний аудит (8.2.2);
• управление несоответствующей продукцией (контроль за продукцией, несоответствующей требованиям)(8.3);
• корректирующие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения)(8.5.2);
• предупреждающие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин потенциальных (возможных) несоответствий для предупреждения их появления) (8.5.3).

Уровень 4

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими- рабочие инструкции (РИ). Они определяют и регулируют вопросы рабочих процессов, закладывают рабочие и контрольные параметры, описывают необходимые документы и порядок составления записей по качеству, насколько это требуется.

Выше упомянутые документы (политика и цели в области качества, РК,ДП, РИ) при классическом бумажном документообороте рассылается во все подразделения компании с указанием ознакомить с документом сотрудников.

Автоматизация уровней 1,2,3,4 в СЭД можно построить однотипно, а именно: …

При помощи СЭД легко можно создавать, согласовывать, исправлять и актуализировать эти документы.

Для начала нужно перевести уже имеющуюся документацию СМК в СЭД, чтобы сформировать электронный архив, который будет доступен всем автоматизированным сотрудникам.

Следующим шагом будет - создание шаблонов документов СМК. Создание шаблонов поможет экономя время создать новый документ по установленным правилам в организации.

Далее в системе можно настроить типовые маршруты (ТМ «Согласование», ТМ «Утверждение», ТМ «Рассылка» и тд.). Типовой маршрут согласования может быть выстроен таким образом, что после согласования на одной стадии, в зависимости от результата, документ автоматически пересылается следующему участнику.

Так же система предусматривает настройку сценариев, в которых менеджер по качеству может задать конкретный срок с указанием фамилий и должностей сотрудников (например, в рамках сценария «Обновить стандарт такой-то», в точный срок сотруднику придет задание, в котором он будет исполнителем), а при приближении срока исполнения автоматически формируется напоминание об этом. Сценарии очень удобно использовать при актуализации Политики, целей в области качества.

Рассмотрим уровень 5 и возможности его реализации в СЭД

Документы следующего уровня- записи, подтверждающие качество. Состав и структура записей и отчетов по качеству, которые приводятся в документированных процедурах, должны фиксироваться в соответствующем документе (реестре или перечне записей) с указанием процессов, в которых они используются. Отчеты создаются в результате процедур обработки накопленных записей.

В СЭД все записи по качеству и по способу оформления можно поделить на следующие виды:

• электронные документы системы (например, «Отчет о внутреннем аудите»);
• строки электронного документа СЭД, как правило, в формате Excel или таблиц Word (например, «Журнал входного контроля»);
• записи справочников СЭД (например, записи справочника поставщики);
• задачи СЭД (например, задача системы СЭД по согласованию проекта ДП).

Для эффективной организации работы с записями используются электронный образ (шаблон) и создается электронный архив записей. Шаблон может быть текстом, подготовленный с использованием текстового редактора, или отсканированный документ со всеми подписями и печатями. При заполнении шаблонов записей и будет сформироваться, дополняться справочник. По итогам определенного периода система может формировать отчеты по данным справочника.

И, наконец, мы дошли до «фундамента»

Необходимое условие существования «нашей» пирамиды является документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами, а так же соблюдение законодательной и нормативной база.

Законодательная и нормативная документация накладывает определенные требования, в соответствие с которыми создается вся документация СМК (Федеральные конституционные законы, Кодексы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, ФЗ «О техническом регулировании» и др.).

Документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормативные и другие документы, которые необходимы для осуществления деятельности).

И тут возникает вопрос: «Можем ли мы автоматизировать «фундамент» пирамиды?»

При ответе на этот вопрос нужно разделить документацию, на:

• внешнюю, т.е. документацию приходящую или уходящую за территорию нашей организации (например, Приказы правительства РФ, Устав, договора);
• внутреннюю, которая нужна для обеспечения планирования, осуществления и управления организацией.

В случае внешней документации тут все строго и в рамках действующего законодательства. Входящий «бумажный» документ регистрируем, заносим в СЭД, рассылаем для ознакомления по месту назначения и отправляем в архив. Исходящий документ сначала разрабатывается, согласуется в СЭД, регистрируется, распечатывается, потом документ подписывается «живой» подписью и на него ставиться печать организации и отправляется по месту назначения.

А в случае внутренней законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять такую документацию. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Однако, в учреждениях, финансируемых из бюджета, необходимо более строго подходить к рассмотрению данного вопроса и учитывать отдельные ведомственные приказы. Бесспорен тот факт, что при детальном анализе законодательной документации в некоторых сферах деятельности организации можно и тут найти выход, например, трудовую функцию (смотрите ст. 57 ТК РФ) принимая сотрудника на работу расписать в трудовом контракте или сделать ссылку в контракте на действующую в организации должностную инструкцию.

Иначе говоря, ответ на вопрос о возможности полной автоматизации «фундамента» СМК зависит от отрасли, в которой осуществляет свою деятельность организация.

Подводя итог

Можно сказать, что система электронного документооборота – эффективный способ поддержания действенной СМК на предприятии. Внедренная система электронного документооборота должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы менеджмента качества, что не просто является прямым требованием ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (п.8.5.1), но представляет собой правильный путь развития и совершенствования компании.

А для организаций, которые решили и внедряют СЭД и при этом переводят документацию СМК в систему, необходимо не забыть:

• обучить своих сотрудников работе в СЭД;
• изменить те стандарты предприятия, в которых речь идет о управление документацией (ДП «Управление документацией», ДП «Управления записями по качеству»);
• подготовить внешних аудиторов, что «бумажной» СМК больше нет! =))))

Хотелось бы, услышать Ваш опыт перевода СМК в СЭД?