Новые форматы электронных первичных документов. Часть 3. Сквозные процессы

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

В двух предыдущих статьях (Законодательство и Особенности и отличия) мы разбирали теорию работы с новыми форматами первичных учетных документов. В третьей, заключительной части, я хочу вам рассказать, как на практике применять рассмотренные знания о видах документов и нюансах их подписания.

УПД или накладные и акты?

Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.

Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:

●    универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;

●    универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;

●    документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;

●    документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.

Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.

Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.

Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.

С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.

Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.

Особенности работы с новыми форматами

Стандартный процесс выглядит следующим образом: документы формируются в учетной системе, возможно, согласовываются, оправляются контрагенту, после чего мы ждем его ответа. С приходом новых форматов все остается так же, но при автоматизации процесса следует помнить о некоторых вещах.

Как работать с учетной системой

Во-первых, все уже используемые интеграционные решения нужно переводить на работу с новыми форматами.

Во-вторых, в учетной системе (для примера возьмем 1С) разделяются счета-фактуры и реализация товаров (услуг, имущественных прав). И даже если вы формируете один УПД с функцией СЧФДОП, карточки документов в 1С все равно будут разными, это можно увидеть на следующей схеме:

А так выглядит формирование комплекта отдельных документов:

То есть необходимо учитывать следующие моменты:

●    в каких случаях будут формироваться УПД, а в каких – документы о передаче товаров, если вам нужно разделять их применение;

●    откуда брать номер и дату документа, подписи (кстати, в соответствии с форматом номер и дата УПД берутся именно из счета-фактуры);

●    если отправляется комплект из двух документов, то они должны быть связаны между собой.

Все те же самые моменты нужно учитывать и при получении входящих формализованных документов.

Например, вариант реализации загрузки и выгрузки первичных документов из учетной системы может быть таким:

Не стоит забывать об исправлениях и корректировках – в учетной системе для них есть отдельные карточки.

Если говорить о визуальном представлении, то можно добавить в общие настройки и (или) в настройки карточки документа выбор, как выгружать реализацию и счет-фактуру: одним УПД или комплектом из двух документов, при этом оба из них могут быть отправлены в одном сообщении и связаны между собой.

В итоге для бухгалтера, работающего с учетной системой, ничего не изменится. Он как работал с реализацией товаров и услуг (в разных учетных системах эта сущность может называться по-разному) и счетом-фактурой, так и будет с ними работать. А те, кто обрабатывают сам документ, просто будут видеть один универсальный передаточный документ. Все преобразования сделает интеграционное решение.

Кто должен подписывать новые первичные документы?

Пропустим процесс согласования, так как он останется прежним. Сразу коснемся подписания. Раньше формализованные документы предполагали только одну электронную подпись. Теперь подписантов может быть больше – об этом мы уже говорили. Это означает, что для каждого подписанта нужно приобретать отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи, выделять рабочее место с возможностью просмотра документов и со средством криптографической защиты информации. Это может быть как веб-клиент оператора ЭДО счетов-фактур, так и внутренняя система, например, СЭД, если сотрудник участвует в согласовании.

Но установка и настройка рабочего места для каждого подписанта могут быть нецелесообразными, если, например, нужна подпись сотрудника склада, а таких сотрудников и складов в компании много. Еще один вопрос при множественном подписании – большая текучка кадров, ведь каждый раз нужно приобретать новые сертификаты ЭП. В этом случае будет проще оставить схему с одним подписантом.

Также не стоит забывать, что использовать множественное подписание нужно корректно:

●    после подписания изменять документ нельзя, так как он утратит юридическую силу, и придется создавать новый, то есть проще документ сначала согласовать, а потом подписывать;

●    если, например, входящий документ подписал только ответственный за оформление, это еще не значит, что документ считается полностью принятым, ведь остались еще другие ответственные (см. таблицу 5.28 формата УПД);

Зато есть плюс для тех, кто работает с удаленными бухгалтериями или складами. Теперь их подписи можно указать отдельно и ответственность, например, за оформление свершившегося события и за саму сделку, будут разделены.

Чтобы использовать все возможности подписания документов в новых форматах, нужно уточниться у вашего оператора ЭДО, поддерживает ли он их.

Вместо заключения

Практика использования новых форматов еще не устоялась. С течением времени станет понятно, какие из форматов первичных документов будут пользоваться популярностью, а какие нет; насколько актуально множественное подписание со всеми его возможностями; действительно ли используются все нововведенные поля? А пока нужно внимательно учитывать все требования форматов и максимально использовать их возможности.

Источник: Synerdocs