Новый поворот в вашей судьбе. Если вас назначили ответственным за регламентирующие документы организации

Представьте, что вы работали делопроизводителем или специалистом службы документационного обеспечения — занимались всеми внутренними бумагами организации. И сегодня ваш первый день на новом месте. Но теперь роль кардинально меняется: вы ответственны за всю систему внутренней документации предприятия. А точнее — за регламентирующие документы (РД), которые лежат в основе всех процессов компании.

С таким столкнулась Н.В. — делопроизводитель, которая ранее работала в небольшой компании.

Для Н.В. утро понедельника начиналось необычно. Вместо привычного рабочего места в небольшой фирме, она оказалась в просторном кабинете новой компании — крупного производственного холдинга.

За долгие годы работы руководство доверяло Н.В. важные задания, ценило внимательность, ответственность и желание развиваться. И вот Н.В. получила предложение перейти на позицию руководителя службы документационного обеспечения в крупную производственную компанию.

Новая работа сулила большие перспективы и значительно расширяла круг обязанностей. Теперь Н.В. должна отвечать не только за внутренний документооборот одного небольшого подразделения, но и возглавлять целую службу, заниматься организацией архивирования, контролем исполнения распорядительных документов и ведением единой системы внутренних нормативных актов компании.

Этот переход обещал стать серьезным испытанием, но одновременно открывал новые горизонты роста и профессионального развития.

Понедельник

Первое, что смутило Н.В. — отсутствие верхнеуровнего документа, который бы описывал общий порядок работы с регламентирующей базой.

Регламентирующие документы: как создать и использовать для улучшения работы компании Не было локального нормативного акта (ЛНА), устанавливающего порядок работы с внутренними документами. Первым делом Н.В. предстояло разработать его. Без этого ЛНА нельзя ответить на главные вопросы:

• Как понять, какие документы нужно изменить или разработать?
• Как согласовать проект нормативного документа?
• Как ввести в действие новый документ и ознакомить с ним сотрудников?
• Как организовать централизованное управление нормативными документами?

Варианты процессов no-code в системе Directum RX

Методология цифровизации управления регламентирующими документами Отсутствие такого документа — серьезная головная боль назначенного ответственного. Это значит, что на предприятии нет методологии работы с РД. Это сигнал, что они рождаются стихийно. Чаще всего — по внезапному требованию руководителя или в спешке перед проверкой. Созданные впопыхах и бессистемно регламентирующие документы имеют 2 свойства:

1. Они просто не работают, так как созданы для галочки.
2. Сотрудники часто не помнят, что такие вообще есть, поэтому документация лежит мертвым грузом.

Видимо, не зря компании понадобился человек с таким серьезным опытом, как у Н.В.

Вторник

Опасения Н.В. начали подтверждаться. Первый вопрос: ««А где, собственно, все эти документы?» — речь шла о реестре РД.

Реестр регламентирующих документов

Предшественник Н.В. полной информации после себя не оставил, а коллеги не всегда были в курсе. Н.В. предположила, что Положение о бухгалтерии, скорее всего, лежит в подразделении. Так и оказалось, но нашли его не сразу и не в этот же день.

Какие-то документы спрятаны слишком хорошо — их трудно найти даже тем, кому они нужны по работе. А значит, можно предположить, что есть регламенты, которые, наоборот, лежат в открытом доступе и попадают в руки людей, которым знать о них совершенно не обязательно.

Как защитить документы от несанкционированного использования, передачи третьим лицам?

Настройка прав доступа в Directum RX

Положение об архиве должно лежать у руководителя архива. Но она в отпуске. Значит, этот вопрос откладывается. Архивист, замещающий руководителя, любезно предложил рассказать о порядке передачи документов в хранилище «на словах», но Н.В. отказалась, поскольку лишних трех часов у нее в данную минуту не было.

Допустим, регламентирующие документы подразделений находятся в самих подразделениях. Но компания крупная, территориально распределенная. Как в этом случае собрать все материалы по производственным процедурам?

Инструкции и технологические документы поддерживают единые стандарты управления и качества, их ценность для бизнеса очевидна. А в актуальном ли они состоянии? Многие из них обязательны к исполнению, поэтому их необходимо найти и проверить.

Еще одна проблема: работник часто знает, что именно написано в документе, но не помнит его регистрационный номер, точное название или приказ, вводящий его в действие. А ведь найти документ только по содержанию, не перечитывая всё хранилище, невозможно. Здесь появляются вопросы:

• Как быстро найти документ или сделать выборку по определенным параметрам?
• Как быть, если часть регламентирующих документов на бумаге, а часть в разных электронных системах?

Остается надеяться, что приказы о вводе документа в действие хранятся с ними вместе.

Настройка связи «Введен в действие» в Directum RX

Среда

Новый день — новая задача. Сейчас в работе Положение о контроле качества продукции. Подобный документ был в компании ранее, но безнадежно устарел. Делать нужно основываясь на старых материалах. А кому нужно дать поручение создать такой документ? Должен же быть в компании куратор этой категории регламентирующих документов. Такой человек знает:

• Какие документы уже есть в компании?
• Какие документы из его категории устарели и их нужно актуализировать?
• Кому дать поручение на обновление такого документа?
• Кто обязательно должен участвовать в согласовании и утверждении регламентирующего документа?

Но списка таких сотрудников-кураторов у Н.В. нет. Значит, нужно определить, кто возьмет на себя эту роль — будет курировать документацию и назначать ответственных специалистов для разработки.

Но создание документа — полбеды. А с кем его согласовывать? Документ, действительно важный. Если не согласовать со всеми участвующими в процессе подразделениями, будут проблемы. Тот, кто готовит документ, должен оценить все ключевые стороны процесса: определить возможные риски при внедрении, понять, кому будут даны поручения по документу, и выделить обязательных и дополнительных согласующих. А еще нужно учесть, чтобы никто из согласующих не был в отпуске или на больничном. Потому что если в организации не продуман механизм замещения, то процесс затянется на непредсказуемые сроки.

Вот бы старый ответственный оставил к каждому регламентирующему документу точные маршруты согласования. Но таких маршрутов нет, а значит, их нужно продумывать самостоятельно.

Вариант процесса no-code, задача на разработку РД

Четверг

Пока Н.В. ищет согласующих, у нее возникает вопрос: «Как понять, кого ознакомить с документом, и как проконтролировать процесс ознакомления?»

Отчет «Лист ознакомления», задача на ознакомление с документом

Регламентирующий документ должен быть доведен до сотрудников организации, при этом важно зафиксировать факт их ознакомления. При возникновении любой спорной ситуации, у нас должна быть возможность обратиться к регламентной базе и определить правильную позицию сторон. Если человека не ознакомили с документом, или ознакомление не зафиксировали, то и исполнять этот документ он не должен.

Основываясь на прошлом опыте работы, Н.В. помнила, какой это болезненный вопрос. Например, было так, что инструкцию создали, напечатали и полгода раздавали. Утвердили в конце ноября, сделали выписки, и до конца февраля все сотрудники ознакамливались под подпись.

А здесь крупная организация — кто-то работает в системе и хочет ознакомиться с документом в электронном виде, кто-то работает «в полях» и должен ознакомиться на бумаге. Этот процесс тоже нужно будет продумать. Видимо, нужно пройтись по подразделениям, узнать, кому нужно ознакомиться.

Пятница

Сегодня нашелся еще один регламентирующий документ, который устарел. Вышел внешний нормативно-правовой акт, который утвердил новые положения и отменил часть положений документа. Нужно быстро создать новую реакцию существующего документа. А старую отменить приказом.

Регламентирующий документ должен быть управляем. Актуализация, изменение, смена статуса — это важно. Представьте, что у вас в организации множество РД и каждый из них был разработан в разное время.

• Как узнать, когда какой документ актуализировали в последний раз?

Отображение даты создания и изменения документа в системе Directum RX

• Как добиться того, чтобы сотрудники использовали только актуальные документы?
• Как запланировать изменение и разработку нормативных документов и контролировать эти работы?

Чтобы бизнес-процессы были прозрачными и эффективными, нужно регулярно актуализировать регламентирующие документы. Они должны соответствовать требованиям закона и нуждам компании, иначе станут тормозом для развития.

Выводы

Да, неделя была непростая. Поневоле приходят мысли о «волшебной палочке».

Если бы существовал инструмент, который мог бы помочь моментально находить нужные регламентирующие документы среди множества приказов и приложений, быстро создавать актуальные версии и удобно знакомить сотрудников с ними онлайн. Такой инструмент сэкономил бы массу времени, исключил рутинные поиски, устранил бы дублирование усилий и обеспечил бы точное следование стандартам. Всё стало бы проще: обучение новичков ускорилось бы, актуализация проходила вовремя, а потеря опытных кадров перестала бы вызывать панику.

Звучит как фантастика. Или нет?

Решение «Регламентирующие документы» от Directum упрощает работу с такими документами на всех этапах:

• Создание и обновление: сотрудники запрашивают разработку/обновление регламентов, кураторы принимают решение.
• Согласование и подпись: полное сопровождение процессов — от маршрутизации документов до их электронного подписания. Быстро и прозрачно
• Обучение и ознакомление: удобная база знаний, отчёты о прохождении обучения по новым сотрудникам и ознакомления по удаленным работникам
• Поиск и учет: регистрация документов, цифровая обработка бумажных версий, быстрый поиск по тексту.
• Актуализация: автоматическое напоминание о сроках обновления, сравнение старых и новых редакций.
• Автоматизированное управление улучшает доступность, снижает риски и повышает эффективность работы с регламентирующими документами.

Внедрите надежный инструмент, который избавит от рутинных проблем и создаст прозрачную, управляемую систему работы с регламентами. Сохраните время и ресурсы и задайте компании четкий вектор развития к устойчивому росту.