Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле?
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно. Но что если дело в электронном виде?
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно – чтобы папки были удобными в работе, «подъёмными» и примерно равными по объёму. Сохраняется ли требование, если дело ведётся в электронном виде?
В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам
Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде. Она задумалась: «На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов. Делается это для проверки комплектности. Но как быть с документами в электронном виде?». И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении? Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел? Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них?
В общем, вопросов очень много. К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены Приказом №71 Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года.
|
Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения». |
Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела. Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в долговременный архив. Подробная информация по теме – в статье ECM-Journal.
|
Интересный факт Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел. Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность. В Правилах делопроизводства 2019 года используется новый термин – «электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе». Так что давайте привыкать к ЭРК, время этого требует. |
Похожие статьи
Комментарии 1
Немного дополню. Указание количества листов архивных документов, содержащихся в бумажном деле, служит в первую очередь функции обеспечения сохранности документов. Для электронных документов количество листов в некоторых случаях просто невозможно посчитать в силу специфики самих электронных документов (например, когда документ представляет собой xml-файл). При этом задачи обеспечения защиты и сохранности (наличия, целостности и неизменности) при хранении электронных документов ничуть не менее актуальны, чем при хранении бумажных документов. Выполнение этих задач может обеспечиваться использованием специализированных информационных систем, ведением реестров документов, передаваемых на хранение, использованием контрольных характеристик.