Облачный документооборот: как он устроен

Росту способствуют как минимум два фактора: пандемийные риски вместе с потребностью в организации удаленной работы, и политика импортозамещения, частью которой стало развитие государственных услуг на базе облаков.

Одной из сфер, где активно применяются cloud-технологии, является электронный документооборот.

Что нужно знать о цифровых документах в облаке

Облачные системы электронного документооборота (СЭД) работают по принципу сервисов с удаленным доступом (SaaS-решения). Пользователи таких СЭД могут работать с цифровыми документами с любого компьютера или планшета, главное условие — доступ в интернет.

В отличие от локальных систем, которые устанавливаются на серверах компании, облачные решения не требуют затрат на покупку и содержание оборудования. Все расходы по поддержанию инфраструктуры ложатся на поставщика программного обеспечения.

Преимущества облачного документооборота:

• Быстрый результат. Cloud-технологии позволяют менее чем за неделю настроить все необходимое для старта работы с цифровыми документами, а затем при необходимости нарастить функциональность.
• Гибкость при выборе СЭД. Так как облачная инфраструктура разворачивается на стороне поставщика, компания-заказчик может свободно переходить с одного тарифа на другой или даже сменить систему без особых финансовых рисков.
• Удобство для удаленной работы. Еще со времен первого локдауна бизнес понимает, как важно иметь дистанционный доступ к документам. Благодаря облачному электронному документообороту, сотрудники могут обращаться к нужным файлам из любой точки, где есть интернет. Если у системы есть мобильное приложение, то у персонала появляется возможность просматривать, создавать и отправлять документы со смартфонов.
• Легкое масштабирование. СЭД в облаке легко адаптируются под требования компаний. Это позволяет быстро нарастить мощности или, наоборот, сократить их и сэкономить на аренде сервиса.

Кому подходит документооборот в облаке?

Облачную СЭД выбирают организаций, у которых нет собственного штата ИТ-специалистов, но есть потребность быстро и без лишних затрат развернуть систему.

На облачный документооборот также активно переходят территориально-распределенные предприятия. Например, офисы продаж и заводы по производству готовых завтраков ООО «Келлогг Рус» расположены в разных городах России. В компании развернута облачная система Directum RX: 675 человек с помощью веб-клиента работают с документами в цифровом виде, в том числе с договорами, паспортами продукции, сертификациями и т. д.

Документооборот в облаке и вопросы безопасности

Переходу бизнеса на облачный документооборот могут препятствовать сомнения в достаточной защищенности данных. На практике СЭД в облаке удовлетворяют всем требованиям безопасности. Как раз напротив, риск потерять данные становится выше, если хранить их на собственных серверах.

Облачные сервисы надежных провайдеров имеют отказоустойчивую инфраструктуру. Это значит, что даже если на одном из участков произойдет поломка, на работоспособность системы это не повлияет.

Кроме того, у крупных провайдеров есть возможность предотвратить и другие риски, например, DDoS-атаки. Для этого нужны эксперты и довольно сложное ПО — это дорогостоящие ресурсы, которые невыгодно выделять исключительно для содержания сервисов под электронный документооборот.

Перспективы рынка облачных СЭД

В условиях неопределенности, в которых часто оказывается отечественный бизнес, от ИТ-решений ждут гибкости в финансовых затратах и возможности оперативно реагировать на текущие реалии. Облачные системы электронного документооборота отвечают этим требованиям. Поэтому большинство экспертов отмечают большую популярность облачных решений, подчеркивая, что в этом отношении российский рынок следует общемировой тенденции.

В будущем развитие cloud-технологии откроет новые возможности для интеллектуального управления бизнес-процессами и документами, для создания электронных архивов и других задач.