Офисные принтеры расцветают на электронном документообороте

Уж сколько лет нам предрекают скорый переезд в цифровой офис, в котором традиционный принтер станет всего лишь деталью интерьера наподобие дореволюционного телефонного аппарата, украшающего офисы некоторых компаний связи! А воз, кажется, и ныне там. Более того, согласно недавнему исследованию HP, количество распечатываемых страниц упорно растет во всем мире, и тем быстрее, чем более развита экономика в той или иной стране.

Дело в том, что лавинообразный рост всяческого цифрового контента объективно ведет к росту той его части, которая может быть распечатана. Силу этой лавине добавляет развитие многофункциональных устройств (МФУ), которые становятся изящнее, проще в использовании, быстрее и качественнее печатают, сканируют, копируют и при этом меньше стоят. По оценкам IDC, рост продаж лазерных МФУ (в штуках) составил в России в прошлом году 23 процента. А еще для удаленных сотрудников придуманы так называемые интернет-принтеры, подключаемые через собственный IP-адрес к сети Интернет и способные получать задания на печать непосредственно с их планшета или ноутбука. Так что договор, подписанный с клиентом в его офисе, тут же распечатывается в офисе поставщика. «Появление таких устройств положительно скажется на объемах и активности офисной печати», — полагает ведущий аналитик IDC Константин Макаренков.

Так что путь офиса к безбумажному варианту не так прост и очевиден, как казалось раньше. Более того, возможны даже труднообъяснимые повороты этого пути, как, например, случилось в Японии: несмотря на всю технологическую продвинутость этой страны, там до сих пор активно используются факсы, причем не только в корпоративной среде. Более половины японских семей имеет дома факс-аппарат, и их число до сих пор растет. У нас же препон для перевода офисного документооборота в электронный вид гораздо больше.

«Что касается договоров, то при разовой продаже заключить договор в электронной форме — себе дороже, к тому же сегодня далеко не все юрлица — участники электронного документооборота, — рассказывает Ольга Подолина, аналитик департамента корпоративных систем «Ай-Теко». — И официальные письма перевести исключительно в электронный вид не удастся — официальную переписку, возможно, придется сдавать в архив, а современные российские архивы документы в электронном виде не принимают». К тому же электронные технологии стремительно меняются, что делает сохранение документов и информации сложным и дорогостоящим делом. И только для бумаги, подчеркивает Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», существуют отработанные технологии длительного хранения: «До сих пор никто не может толком объяснить, как обеспечить долговременную сохранность подписанных усиленными электронными подписями документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы». Похоже, даже самым рьяным энтузиастам электронных офисов придется смириться с неизбежным сосуществованием бумажного и цифрового документооборота. Но это не приговор. Потому что главной задачей электронного документооборота является вовсе не тотальный отказ от бумаги.

«Лично я вижу электронный документооборот как систему, которая позволяет упорядочить существующую систему бумажного документооборота, облегчить поиск нужного документа, его печать и работу с ним, — считает Игорь Пасюков, директор по развитию продуктов подразделения персональных систем и устройств печати российского офиса HP. — Скорее всего, для компаний будет предпочтительнее сначала создавать бумажные документы, потом их сканировать и сохранять в электронных хранилищах внутри компании или на внешних облачных ресурсах». Любой документ из этого электронного архива легко найти и распечатать по запросу, причем вся работа происходит с электронной копией документа, а оригинал спокойно лежит в архиве. «Для оцифровки документов все чаще используются мобильные устройства, — замечает Виктор Магазинный, коммерческий директор компании Nicotech. — Бумажный документ нужно сфотографировать и отправить на специальный электронный адрес».

Эксперты уверены, что с нынешними технологиями построить «цифровой коммунизм» в отдельно взятой компании вполне возможно. Рассказывает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР»: «Вводится внутренний регламент: на уровне канцелярии все входящие документы становятся электронными, а исходящие сначала создаются в электронном виде и после распечатываются. Внутри компании обмен документами идет только в электронном виде». По оценке Павла Плотникова, средняя цена оцифровки и индексирования стандартного офисного документа начинается от трех — пяти рублей. Немалому числу компаний такой вариант электронизации офиса покажется вполне достаточным. Но не всем.

Если речь идет об использовании данных, находящихся внутри документов, разными службами и департаментами, нужны совсем другие электронные инструменты. Они называются системами управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) и составляют сегодня предмет гордости вендоров. Рассказывает Игорь Пасюков: «Можно искать в хранилище нужный документ не только по имени, дате создания, но и по любой другой контекстной информации. Скажем, можно найти все документы, содержащие название определенного проекта». ECM — системы иного уровня сложности, поскольку переход на уровень манипулирования данными, содержащимися в документах, диктует специфические требования к доступности информации, наличию прав доступа к ней, проверке ее аутентичности, надежности, правилам обмена с контрагентами.

«На рынке существуют предложения на любой вкус и кошелек, — резюмирует Олег Бейлезон, главный архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» из группы компаний «АйТи». — В обществе исчез страх перед техникой, появилось понимание границ допустимых действий при работе с электронными документами». Иными словами, электронный документооборот практически превратился в обычный рабочий инструмент. А это значит, что борьба за электронный документооборот уходит из сферы «идеологических» IТ-штампов: просто заявить, что «у нас в офисе запрещены бумажные документы», уже несовременно. По-настоящему передовые руководители способны объяснить, какие реальные преимущества дает организации внедрение новейших систем. А это, между прочим, не так просто.

«Расходы на информационные системы, включая ECM, — в большинстве случаев косвенные, — поясняет Ольга Подолина. — Исчислить расходы на ECM в расчете на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. Потому что информация — это нематериальный актив, участвующий в производстве всегда совместно с материальными и трудовыми ресурсами». Спору нет, появление такой системы улучшает доступность тех актуальных данных, которые необходимы каждому сотруднику, чтобы еще лучше выполнять свою работу. Но вот насколько хорошо он воспользовался новыми возможностями — это вопрос. Получается, что внедрение контентной ECM-системы — не конечная цель и даже не средство ее достижения, а составная часть целой стратегии управления информацией, которой придется обзавестись любой организации, поставившей себе цель превращать данные в «горючее» для бизнеса. Сегодня такие заявления больше смахивают на очередной IТ-штамп, но вспомните: еще недавно мы так же скептически относились к безбумажному офису — и вот уже дружно перемещаемся в цифровые хранилища. Неужели мы скоро забудем, как выглядит фиолетовая печать на бланке организации?

Как оставить офис без бумаг?

Делопроизводство. Человеческий фактор

Источник: Журнал "Итоги"