Оптимизация внедрения и функционирования СМК по стандарту ИСО 9001:2000 за счет использования современных информационных технологий

Т. Назалюк,

менеджер по качеству ООО «ИнжГеоГИС»

при участии

Д. Свитенко,

директор ООО «Консент-Менеджмент»

«В наш век информации бизнес-процессы могут стать более зависимыми от информационных систем, которые их поддерживают, чем от людей, которые ими управляют»

Дж. Харрингтон

За последние 20 лет стандарты ИСО серии 9000 разошлись по всему миру и нашли свое применение во множестве различных организаций. Несмотря на это, довольно часто в отношении систем менеджмента качества на основе стандарта ИСО 9001:2000 возникают отрицательные суждения. Так, многие компании полагают, что внедрение СМК — это трудоемкий и длительный процесс, приводящий к бюрократизации системы управления организацией и сдерживанию динамики повседневной работы.

Для того чтобы избежать подобных проблем, сотрудники ООО «ИнжГеоГИС» совместно с консультантами ООО «Консент-Менеджмент» на самом начальном этапе работ по внедрению СМК тщательно проанализировали возможности применения информационных технологий с целью автоматизации функционирования разрабатываемой СМК.

Как известно, система менеджмента качества по стандартам ИСО серии 9000 требует разработки 6 обязательных процедур и ведения 21 записи по качеству, подтверждающих соответствие действующей на предприятии системы менеджмента качества требованиям стандарта ИСО 9001:2000.

В связи с этим, основными предпосылками для использования информационных технологий при разработке и внедрении СМК в ООО «ИнжГеоГИС» были определены:

● сокращение временных затрат и трудозатрат на внедрение СМК;

● необходимость оптимально управлять документацией СМК и записями по качеству, обеспечивать ознакомление сотрудников с документами, организовать удобный доступ и быстрый поиск необходимых документов и записей.

Управление документацией СМК и записями по качеству в ООО «ИнжГеоГИС» осуществляется с помощью программного средства MS SharePoint. Для управления документацией на внутреннем сайте организации был выделен специальный ресурс, папка «Документация СМК» (рисунок 1), на который выкладывается утвержденная документация системы менеджмента качества. Публикуемые файлы доступны всем сотрудникам организации для чтения и печати и защищены паролем с целью недопущения несанкционированного внесения в них изменений. Ознакомление с документацией СМК осуществляется путем проставления сотрудниками электронной подписи в документе. Таким образом, в ООО «ИнжГеоГИС» в бумажном виде хранятся только подлинники документов СМК.

Рисунок 1. Сетевая папка «Документация СМК»

Ведение большинства записей по качеству также осуществляется в электронном виде: на сервере (внутреннем сайте) предприятия в MS SharePoint и в MS Project. При начале работ над новым объектом, начальник отдела составляет план-график выполнения работ в MS Project (рисунок 2), а заведующие группами распределяют работы между исполнителями. Также начальник отдела на узле своего отдела заводит специальный ресурс «Новости по объекту (наименование объекта)», на который выкладываются методики выполнения работ с целью предупреждения возникновения несоответствий, анализ аналогичных работ, выполненных ранее конкурентами. Документация, необходимая для выполнения работ (передаваемая заказчиком, сторонними организациями, НД и т. д.), выносится на узел отдела в раздел «Документы по (наименование объекта) » (рисунок 3).

Рисунок 2. План-график выполнения работ в MS Project

Рисунок 3. Новостная лента отдела цифровой картографической информации

При выявлении несоответствий в ходе реализации процесса начальник отдела выносит записи об этих несоответствиях и их причинах, а также способах их устранения в новостную ленту. Через запланированные промежутки времени начальник отдела осуществляет контроль за выполнением корректирующих и предупреждающих действий и ставит отметку о дате контроля и результативности в колонках «Дата контроля» и «Оценка результативности» (рисунок 4).

Рисунок 4. Контроль результативности корректирующих и предупреждающих действий по объекту

Также на внутреннем сайте ООО «ИнжГеоГИС» ведутся разделы «Опрос» и «Форум», на которых осуществляется обсуждение причин возникновения и способов решения проблем, возникающих в ходе работы.

Информация, размещаемая на внутреннем сайте ООО «ИнжГеоГИС», доступна для чтения всем сотрудникам организации, права на редактирование разграничены.

Из представленных материалов видно, что наиболее эффективно MS SharePoint позволяет вести записи по корректирующим и предупреждающим действиям.

Как известно, записи, согласно определению ИСО 9000, — это документы, излагающие полученные результаты или предоставляющие свидетельства осуществленной деятельности.

В таблице 1 перечислены записи, требуемые стандартом ИСО 9001:2000, которые ведутся в ООО «ИнжГеоГИС» в электронном виде (наименования требуемых стандартом записей и способ их реализации в «ИнжГеоГИС»).

Таблица 1. Записи, требуемые стандартом ИСО 9001:2000

Рисунок 5. Учет хода работ по объекту

Записи, требуемые пунктами. 7.5.2 (d) и 7.6 стандарта ИСО 9001:2000, в ООО «ИнжГеоГИС» не ведутся, т. к. п. 7.5.2 (d) исключен из области применения СМК, а п. 7.6 не требует применения специальных устройств для мониторинга и измерений.

Таким образом, на настоящий момент в организации в бумажном виде ведутся следующие записи:

● анализ со стороны руководства (п.5.6);

● образование, подготовка, навыки и опыт (п.6.2.2 е);

● результаты анализа требований, относящихся к продукции, и действия, вытекающие из этого анализа (п. 7.2.2);

● записи о собственности потребителя, которая была потеряна, повреждена или признана негодной для использования (п. 7.5.4);

● результаты внутренних аудитов и последующих действий (п. 8.2.2).

Все перечисленные записи ведутся организацией в бумажном виде и дублируются в электронном.

Необходимость ведения некоторых из указанных записей на бумаге обусловлена требованиями законодательства (например, записи по образованию, подготовке, навыкам и опыте ведутся по установленной форме Т-2, которая должна быть подписана работником). В настоящее время ведется работа по переводу других записей в электронный вид.

Подобная практика безбумажной организации работ в рамках системы менеджмента качества уже успела стать нормой для передовых западных предприятий и успешно начинает приживаться в нашей стране, так как т акой подход позволяет избежать бюрократизации СМК.

Подводя итог сказанному, необходимо отметить, что при внедрении информационных технологий для функционирования СМК (MS SharePoint, MS Project и др.) основным эффектом их использования является снижение затрат на управление документацией СМК и записями по качеству как на стадии разработки и внедрения СМК, так и на стадии ее совершенствования; а также перераспределение рабочего времени персонала в пользу текущего улучшения СМК.