Ошибки в документировании – серьезное препятствие при создании СЭД

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Большинство ежедневно возникающих в деятельности организаций управленческих ситуаций требуют документирования, т. е. обязательного письменного подтверждения свершившихся фактов. При этом все участники управленческого процесса заинтересованы в решении таких вопросов, как оптимизация состава, содержания и оформления управленческих документов; сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработку документов; замена трудоемких ручных операций по составлению, согласованию и передаче документов современными автоматизированными технологиями. Что нужно сделать, прежде чем внедрять в организации систему электронного документооборота? Каких ошибок важно избежать?

Предпроектное исследование традиционного бумажного документооборота до внедрения СЭД

Совершенно очевидно, что прежде чем создавать (выбирать, заказывать) систему электронного документооборота (СЭД) необходимо определить:

●    в каких случаях документальное подтверждение происходящих событий обязательно;

●    какие виды документов необходимо создавать в конкретных управленческих ситуациях;

●    кто из работников организации должен принять участие в создании документов (составлении, согласовании, подписании, утверждении);

●    следует ли привлечь к разработке документа работников сторонней организации (например, для согласования или утверждения документа) и др.

Полагаем, что все специалисты, занимающиеся проблемами совершенствования работы с информационными системами, понимают значение и важность предпроектных исследований традиционного бумажного документооборота до создания проекта СЭД.

Однако далеко не всегда требующиеся исследования бывают достаточно глубокими и обстоятельными. Нередко анализируется только реально сложившаяся в организации ситуация с документированием управленческой деятельности в целях выявления:

●    существующих потоков документов, их состава, объемов, направлений движения и других параметров;

●    порядка подготовки и обработки документов для максимальной замены ручных операций автоматизированными;

●    системы традиционной архивации документов для создания параллельного электронного архива, позволяющего специалистам организации быстро и самостоятельно искать понадобившиеся документы прошлых лет или документы, находящиеся на исполнении в настоящее время.

Конечно, существующую в организации систему делопроизводства обязательно нужно изучить во всех деталях, но не для того, чтобы потом эту систему «просто» автоматизировать, а прежде всего для того, чтобы выявить все ее недостатки с точки зрения документирования управленческих процессов и организации работы с документами.

При этом обязательно надо учесть, что если технология обработки документов (организация документооборота, системы регистрации документов, система контроля исполнения документов) фактически свободна от регламентации нормативными правовыми актами, то издание документов по отдельным направлениям деятельности организации (финансирование, бухгалтерский учет, отчетность, кадровое обеспечение и др.), а также последующее архивное хранение документов имеют правовое регулирование, закрепленное в ряде федеральных законов и подзаконных актов Российской Федерации.

Учитывая сказанное выше, хочется посоветовать разработчикам СЭД: постарайтесь выявить на стадии предпроектного исследования системы ДОУ, сложившейся в данной организации, пробелы и ошибки в документировании, автоматизируйте не то, что есть, а то, что должно быть в соответствии с действующим законодательством.

Однако признаем, что легко давать советы, но довольно сложно им следовать в рассматриваемой области, так как по состоянию на сегодняшний день в некоторых случаях документирование управленческой деятельности либо урегулировано недостаточно четко и полно, либо пока не урегулировано вообще. Поэтому бывает сложно понять, удалось ли в каждом конкретном случае установить необходимый состав документов, включить в содержание документов все требующиеся сведения, правильно определить круг должностных лиц, с которыми следует согласовать создаваемые документы.

Типичные ошибки в документировании: как они повлияют на работу в СЭД

Отдельные ситуации с документированием долгое время остаются спорными, причем споры возникают не только между специалистами-теоретиками и специалистами-практиками, но и между специалистами соответствующих органов государственного контроля, что, конечно, требует скорейшего разрешения спорных моментов посредством внесения изменений и дополнений в нормативные правовые акты.

Но оставим на будущее неразрешенные в настоящее время проблемы и посмотрим, какие типичные ошибки допускаются при подготовке документов в тех случаях, которые не являются спорными и должны быть правильно отражены в проектных решениях СЭД.

1. Самая серьезная ошибка в документировании – отсутствие документа в той или иной ситуации, требующей письменного подтверждения фактов и событий.

Например, в практике встречаются случаи, когда в организации издаются распорядительные акты (приказы, распоряжения), подписанные не руководителем организации, а другим лицом (заместителем руководителя, начальником структурного подразделения, другим специалистом), однако документ, подтверждающий полномочия этого лица (доверенность или приказ о распределении обязанностей), не создается. При этом необходимые в данной ситуации сведения отсутствуют как в учредительных документах организации, так и в локальных нормативных актах (в инструкции по делопроизводству, в должностных инструкциях). В результате распорядительные акты организации не приобретают юридической силы и не подлежат исполнению.

Много аналогичных примеров можно привести при рассмотрении специальных систем документирования, особенно в области кадровой документации, что нередко приводит в дальнейшем даже к проигранным в суде трудовым спорам.

Напримре, при отсутствии таких документов, как положение об аттестации работников или дополнительные соглашения к трудовым договорам; при отсутствии акта об отказе работника от ознакомления с приказом или от получения трудовой книжки при увольнении, когда составление таких актов заменяется соответствующими отметками в приказе или книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

2. «Противоположной» ошибкой является ничем не оправданный переизбыток документов, когда документируются вопросы, которые вполне можно было бы решить устно или с меньшим «набором» видов документов.

Своеобразный «рекорд» здесь принадлежит внутренней переписке (служебным запискам). Их часто пишут по любому поводу, собирая многочисленные визы согласования и уходя от индивидуальной ответственности за решение конкретного вопроса. Эти документы благополучно «перекочевали» с бумажного носителя на электронный и заполонили электронный документооборот. Здесь уже вопрос касается не только делопроизводства, главное слово тут должна сказать система менеджмента организации: распределение полномочий и ответственности, процесс разработки и принятия управленческого решения и т. п.

Несовершенная система управления организацией или незнание требований, предъявляемых к оформлению отдельных видов документов, могут приводить к необоснованному созданию и других документов – приказов, протоколов, актов, служебной переписки.

Например, должностные инструкции в некоторых организациях утверждают посредством издания приказов по основной деятельности, что явно не требуется, так как для утверждения данного документа достаточно оформить гриф утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (в соответствии с примерной формой этого документа, рекомендованной в свое время ВНИИДАД).

3. Одной из самых сложных для исправления ошибок является «некачественное» содержание создаваемых в современных организациях документов. Этот недостаток в документировании приводит и к невозможности быстрого и эффективного исполнения изданного документа, и к существенному увеличению объема документооборота, так как вызывает необходимость создания дополнительных документов, уточняющих, разъясняющих, конкретизирующих текст ранее созданных и отправленных партнерам документов.

Так, плохо продуманный текст приказа, наверняка, повлечет за собой подготовку еще одного распорядительного акта, а неверно составленный проект договора станет основанием для дальнейшей служебной переписки.

4. Определенные последствия может иметь такая ошибка в документировании, как неверное определение вида документа, который нужно составить при возникновении тех или иных обстоятельств.

Например, при получении секретарем корреспонденции с неполным составом приложений иногда составляется только докладная записка на имя руководителя организации вместо того, чтобы в присутствии незаинтересованных свидетелей составить акт об отсутствующих документах в двух экземплярах, один из которых затем должен быть направлен в организацию, приславшую документы.

5. Внедрение электронного документооборота, безусловно, должно базироваться на максимальном использовании при документировании унифицированных форм документов.

К сожалению, проблема унификации форм документов еще ждет своего решения, но и уже имеющиеся унифицированные формы, например формы Госкомстата России по учету труда и его оплаты, во-первых, пока не получили статуса обязательных к применению форм (хотя и бывают востребованы при проверках); во-вторых, далеки от совершенства (в их содержании немало спорных моментов); в-третьих, очень ограничены по количеству (требуется значительное расширение их состава).

Кроме того, введение в электронный документооборот унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, как правило, требует некоторой корректировки этих форм с учетом специфики деятельности организации. Проведение этой корректировки должно проводиться с учетом Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, о чем знают далеко не все специалисты, функции которых связаны с обработкой документов.

6. При подготовке большинства служебных документов возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами.

Здесь особенно важно найти «золотую середину»: с одной стороны, не забыть привлечь к согласованию документа профильного специалиста или при необходимости представителя сторонней организации, а с другой стороны, не отвлекать от основной работы для участия в согласовании тех работников, которые не имеют прямого отношения к проблематике, затронутой в подготавливаемом документе и вряд ли смогут высказать действительно необходимые замечания по его тексту.

Решение названной проблемы одинаково важно как для бумажного, так и для электронного документооборота.

Говоря об электронном согласовании документов, хотелось бы затронуть очень важный вопрос о последовательности работы с проектом документа лиц, участвующих в согласовании. Такая последовательность всегда учитывалась при проведении традиционной процедуры согласования документов на бумажной основе, так как имела вполне определенный смысл, в частности последним звеном в «цепочке согласования» всегда была юридическая служба, призванная проверить правомерность всех ранее высказанных замечаний по документу. Например, последовательность согласования проекта документа внутри организации:

●    руководитель структурного подразделения, в котором был составлен проект документа;

●    заинтересованные должностные лица других структурных подразделений организации (бухгалтерии, финансового отдела и др.);

●    заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

●    выборный орган первичной профсоюзной организации (при ее наличии и необходимости учета мнения этой организации);

●    руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

При традиционной процедуре согласования документа на бумажной основе проект обычно передавался участвующим в согласовании лицам в порядке указанной последовательности сбора виз согласования, в связи с чем согласование превращалось в длительный по срокам процесс. Электронное согласование позволяет одновременно (а не последовательно) направить проект документа всем заинтересованным лицам, но это не должно приводить к «индивидуальному» согласованию документа каждым участником процесса, без рассмотрения и учета мнения других специалистов.

7. Подготовленные в электронном виде и перенесенные в дальнейшем на бумажный носитель документы должны полностью отвечать требованиям по приданию документам юридической силы. В данном случае необходимо правильно ответить на вопросы: все ли может взять на себя «техника», возможна ли полная замена ручных операций при оформлении документов, можно ли оставить в рукописном виде только личную подпись, входящую в состав реквизитов «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Виза согласования», «Виза ознакомления».

Полагаем, что наряду с личной подписью (собственноручной росписью) руководителя или работника организации в названных реквизитах документа от руки должны проставляться даты утверждения или согласования документа, а также дата ознакомления работника с документом, хотя некоторые специалисты в области автоматизированных информационных технологий считают допустимым вносить эти даты в документ перед его распечаткой.

Еще более спорным является вопрос о возможности (или невозможности) проставления в бланке подготавливаемого с помощью компьютера документа даты его регистрации и регистрационного номера.

С позиций традиционного делопроизводства регистрации подлежит подготовленный документ, а не его проект, а документом проект становится только после подписания его руководителем организации или уполномоченным им лицом. Таким образом, документ должен быть распечатан, подписан и только потом зарегистрирован (получается, что дата регистрации и регистрационный номер должны вноситься в документ от руки).

Довольно трудно объяснить все это многим современным специалистам, категорически отвергающим такую «технологию» создания документа и считающим излишним учет названных «тонкостей рождения» документа, так как компьютер сам, автоматически, датирует и учитывает очередной подготавливаемый документ данного вида.
Хотелось бы в дальнейшем обсудить на страницах нашего журнала многие «наболевшие» вопросы делопроизводства в связи с более активным и повсеместным переходом к электронному документообороту, что само по себе может расцениваться как абсолютно правильное, прогрессивное и перспективное направление развития делопроизводства.

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №2, 2011