Основы ECM. Управление электронным документооборотом

Статья продолжает материалы учебника «Просто о СЭД и ECM».

В каком-то виде, документооборот существует в любой организации. Если в компании налажен определенный порядок в управлении и бизнес-процессы строго выстроены, то рано или поздно возникает необходимость переводить механизмы на упорядоченную документационную основу. Это значит – регистрировать поступающие документы, собирать резолюции по входящим документам, вести реестр договоров, чтобы потом можно было поднять историю. В результате этого и возникает регламентированный документооборот.

Для того чтобы избежать проблем с несвоевременным согласованием, хранением, поиском и потерей документов нужно управлять и контролировать документооборот. Избежать сложностей возможно за счет его автоматизации. Если документооборотом не управлять, то через некоторое время процессы устаревают, согласование документов происходит очень медленно и не всегда оптимально; меняется место хранения документов, что затрудняет их поиск и работу с ними.

Выстроить инфраструктуру управления позволяет система электронного документооборота (СЭД), или, как ее еще называют, «система управления электронными документами». В современных системах управления документооборотом реализованы как работа с электронным архивом документов, так механизмы docflow и workflow, благодаря чему поддерживается работа с документами на всех стадиях жизненного цикла и обеспечивается электронное взаимодействие между сотрудниками. Информация передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заранее определенными правилами, при этом часть этапов процесса может обрабатываться автоматически.

Система управления электронным документооборотом призвана повысить качественный уровень работы с документами, обеспечить контроль над исполнением документов, гарантировать их сохранность и легкий поиск. Несколько цифр из практики.

Рисунок 1. Среднее время (в днях) рассмотрения, согласования документа по организации класса А (500-2500 рабочих мест).

Рисунок 2. Данные (в часах) по организации класса А+ (более 2500 рабочих мест).

Системы электронного документооборота позволяют успешно автоматизировать целый ряд задач:

1. Создание новых документов (служебных записок, распоряжений, договоров и др.) средствами встроенного текстового редактора или вызываемого приложения. Использование стандартизированных шаблонов документов для единообразия документационного обеспечения организации.
2. Создание типовой автоматизированной процедуры (маршрута) согласования и утверждения документов.
3. Электронное согласование и рассылка документов, позволяющие сократить непродуктивные потери времени делопроизводителей, инициаторов создания документа и рецензентов.
4. Создание структурированного хранилища распорядительной и нормативной документации. Структура хранилища настраивается в зависимости от специфики документооборота в организации. Хранение всей документации на одном сервере.
5. Назначение пользовательских прав доступа к документам, защита от несанкционированного доступа. Часть документации (например, кадрового или финансового характера) может быть доступна только для определенного круга лиц, а для остальных пользователей — скрыта.
6. Прозрачность истории создания, редактирования и согласования документа.
7. Быстрый поиск в электронном архиве документов, настраиваемый по многим параметрам (поиск по ключевому слову, по инициатору документа, по дате создания, по названию и т.п.).
8. Автоматизированный контроль исполнения документов и задач; этот инструмент СЭД позволяет его использовать для показателей KPI.

Перечень задач, которые может решить СЭД значительно шире, и они могут оказать положительное влияние на управление организацией в целом. Поэтому нужно тщательно подойти к выбору и приобретению системы, выстроить процессы организации, задать правила и порядок работы с документами, распределить роли и определить ответственных.

Управление электронным документооборотом сводится к поддержанию СЭД в актуальном состоянии – необходимо анализировать пожелания пользователей, контролировать правильность и полноту использования, полноту обучения. Кроме того, все процессы, связанные с документами, нужно регулярно пересматривать и своевременно корректировать, вносить изменения в правила и порядок работы с документами (например, в связи с новыми возможностями системы или в связи с выходом новых законов в области ведения документооборота), создавать различные отчеты для контроля и мониторинга за работой электронного документооборота.

С электронным документооборотом кроме СЭД могут быть связаны другие системы, такие электронная почта, порталы, системы обмена электронными документами с контрагентами и т.д. Таким образом необходимо оценивать регламентацию работы с этими системами тоже и подходить к вопросу управления электронным документооборотом комплексно.