Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации

Если компания до сих пор применяет устаревшие технологии в делопроизводстве, это плохой знак. Причём не только для руководителя, но и для всех сотрудников. Бумажные процессы доставляют массу неудобств. Чтобы избавиться от них, достаточно перейти на электронное делопроизводство.

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! Современные компании используют электронное делопроизводство и электронный документооборот. И это их явное конкурентное преимущество на любом рынке. Цифровизация помогает ускорить процессы компании, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.

Читайте в этой статье:

• в чём заключаются преимущества электронного документооборота в системе управления предприятием;
• с какими системами можно перейти на безбумажное делопроизводство.

Преимущества электронного делопроизводства

Цифровизация — это уже не тренд, а необходимость в бизнесе. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая ещё работает исключительно с бумажными документами.

Делопроизводство касается корреспонденции, распорядительных и организационных документов в компании. Рассмотрим основные преимущества цифровизации подробнее.

Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами?

Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?

Пройти тест

Быстрая регистрация и обработка документов

Современные решения позволяют сделать это в два клика, без ручного ввода данных. Чтобы обработать и занести входящий документ в информационную систему компании, достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведёт электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.

Но и это ещё не всё. Умные инструменты уже автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие можно отправить, не вставая со стула — через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может заняться чем-то более интересным.

Удобно руководителю

Представим ситуацию: начальник должен срочно изучить входящий документ, вынести решение по нему или передать в работу другому сотруднику. Но он не может приехать в офис. Если документ на бумаге, придётся ждать.

Если в компании уже используют электронное делопроизводство и электронный документооборот, всё становится намного проще. Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.

Благодаря цифровизации растут эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн. Так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания.

Проще ознакомить сотрудников с документами

Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза*. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегда отследить, кто уже открыл и прочитал приказ, а кто ещё нет.

Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.

Нужный документ найдётся за пару минут

Чтобы отыскать его, нужно только ввести реквизиты. Также можно найти документ по тексту, который содержится в нём. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю — в системе отображается информация, где именно они хранятся.

Организация электронного делопроизводства

Итак, скорее всего для организации электронного делопроизводства вам потребуются:

• Система электронного документооборота (СЭД). Позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.).
• ECM-система. Функционал и применение шире, чем у СЭД. ECM (Enterprise Content Management) в переводе звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т. д.
• Система управления бизнес-процессами (BPM). Приоритет в данном случае — не документ и связанные с ним данные, а процессы в компании. Объектом оптимизации становятся операции и лица, ответственные за их выполнение.
• Система электронного архива. Обеспечивает физическое хранение электронных копий документов. Чаще всего представляют собой клиент-серверные базы данных.
• Другие системы, сервисы, приложения и т. д. Чаще применяют по индивидуальным потребностям компании, а также исходя из её отраслевой принадлежности.

Какая именно система или решение вам подходит, придётся определить заранее. Именно поэтому цифровизация делопроизводства, как и любого другого направления, начинается с анализа текущих процессов в компании. Эксперты выявляют, в каких именно кейсах необходима оптимизация и что для этого потребуется.

Параллельно аналитики могут выявить операции, от которых можно отказаться совсем. Причём сделать это можно согласно законодательству, о чём делопроизводитель может не знать. Хотя это уже совсем другая история.

*Расчёты проведены компанией Directum и основаны на результатах проектов внедрения