Особенности расчета ROI при внедрении ИТ

Антон Шматалюк, Андрей Коптелов

Методика расчета ROI проекта является мощным инструментом для руководителя, принимающего решение, помогая правильнее выстроить такие процессы, как принятие решения о необходимости внедрения корпоративной информационной системы, выбор подходящей системы, взаимодействие с компанией-внедренцем на всех этапах, оценка результатов автоматизации.

Эффективность использования информационной системы на конкретном предприятии можно оценивать при помощи такого показателя, как возврат на вложенные инвестиции (Return On Investment, ROI). Производным показателем является период окупаемости — срок, необходимый для того, чтобы сумма, инвестированная в проект, была возвращена.

Отрадно, что многие компании используют показатель ROI в момент принятия решения о покупке системы и старте проекта. Но даже такие компании крайне редко осуществляют расчет фактического значения ROI по окончании проекта и по истечении заданного периода эксплуатации системы. Именно по этой причине крайне сложно найти на рынке подтверждение реально полученного положительного эффекта от внедрения системы. Но возможность проводить такую оценку существует, и не всегда это связано со сложными экономико-математическими расчетами.

Методика расчета ROI

Формула расчета ROI предельно проста: отношение суммарного эффекта от автоматизации к объему инвестиций в нее. Проблема состоит в выборе тех значений показателей, которые необходимо использовать при расчете. Основную сложность составляет грамотное определение преимуществ от внедрения ИТ-решения и представление их в виде финансовых показателей.

Эффективность внедрения и, соответственно, показатель ROI зависят из следующих факторов:

общие инвестиционные вложения в поиск, приобретение и внедрение информационной системы — совокупные разовые вложения, которые составляют затратную часть при расчете экономического эффекта;

изменение в структуре затрат компании после внедрения системы — при эффективном проекте внедрения этот фактор являет собой доходную часть расчета, но в определенных случаях совокупные затраты компании могут и увеличиться после внедрения системы, тогда данный фактор станет затратной частью при расчете ROI;

улучшение операционных показателей деятельности в результате внедрения — факторы, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляя тем самым доходную часть в методике расчета ROI.

Оценку ROI целесообразно делать несколько раз по ходу реализации проекта. Первый расчет прогнозного значения производится на этапе предварительного анализа и обоснования внедрения системы в целом. В расчетах используется опыт завершенных проектов и экспертные оценки ожидаемого эффекта руководителей и ключевых специалистов. Второй расчет прогнозного значения делается по завершении предпроектного обследования, которое заключается в описании процессов компании и анализе возможности их оптимизации и автоматизации. Третий расчет должен быть произведен после внедрения системы, спустя достаточный период времени, чтобы увидеть реальный результат. По возможности используются реальные данные об изменениях, но также применяются экспертные оценки для тех областей бизнеса, где численный расчет невозможен. Об этом мы будем говорить чуть позже.

Прежде всего необходимо определить горизонт, на котором будет оцениваться эффект от внедрения системы. Он зависит от динамики бизнеса, горизонта стратегического планирования, принятого в компании, и других факторов (размера инвестиций, оценки периода получения эффекта и т.д.).

На следующем шаге осуществляется оценка влияния основных показателей эффективности автоматизируемых процессов на значение ROI. К примеру, в проекте основной упор делается на повышение точности учета товаров по всей логистической цепочке. Это означает, что необходимо выделить те процессы и те их показатели, которые больше всего влияют на данную метрику (точность учета). Еще можно выделить операционные риски, которые будут устранены в ходе автоматизации, что также должно повлиять на улучшение точности. Именно эти процессы и показатели будут участвовать в дальнейших расчетах ROI.

Поняв, что же влияет на эффективность, можно приступить непосредственно к расчетам: оценке прямых и косвенных доходов (улучшений) от автоматизации, расчету инвестиций на внедрение системы, прогнозированию изменения затрат на функционирование бизнеса после внедрения системы.

Сделав все эти первичные оценки, можно перейти к окончательному расчету и интерпретации полученных данных.

Эффект от автоматизации может быть рассчитан различными стандартными способами в зависимости от того, какие акценты нужно сделать при принятии решения. Это может быть и чистый доход (Net Income, NI), показывающий эффект от проекта в абсолютных единицах, и чистый дисконтированный доход (Net Present Value, NPV), также отражающий эффект от проекта в абсолютных единицах, но уже с учетом ставки дисконтирования. Можно также применить индекс рентабельности проектов (Profitability Index, PI), cрок окупаемости, показатель окупаемости инвестиций (Return On Investment, ROI), отражающий возврат инвестиций с единицы вложений за выбранный период (без учета ставки дисконтирования).

Оценка эффекта от автоматизации

Внедрение информационной системы направлено на повышение качества используемой в компании информации (ее надежности, доступности, точности, полноты, своевременности, конфиденциальности и т.д.), а также на повышение эффективности отдельных процедур и сквозных процессов компании. Эти два аспекта тесно взаимосвязаны: повышение качества информации увеличивает скорость и результативность выполнения операций, а грамотно выстроенные процессы улучшают свойства используемой информации. Поэтому на вопрос «Как оценить получаемые преимущества от внедрения информационной системы?» лучше отвечать, используя анализ бизнес-процессов, автоматизируемых в ходе внедрения.

В первую очередь от автоматизации деятельности ожидаются сокращение времени выполнения процессов, повышение их пропускной способности, экономия ресурсов, используемых в деятельности, повышение качества результатов отдельных операций и сквозных бизнес-процессов, прозрачность деятельности и, как следствие, снижение затрат на управление и т.д.

Нужно также понимать, что любой крупный проект автоматизации серьезным образом затрагивает многие процедуры компании. Во-первых, считается целесообразным провести оптимизацию процессов перед внедрением информационной системы. Во-вторых, функциональные возможности системы во многом определяют бизнес-процессы предприятия, ведь в любую информационную систему заложена определенная бизнес-логика, дающая бизнес-пользователям новые возможности.

Еще одной движущей силой изменений является стоимость адаптации системы на этапе внедрения и модернизация ее в будущем: чем меньше изменений в функциональность вносится, тем дешевле обходится для компании сопровождение системы. А это означает, что с точки зрения снижения стоимости владения ИТ компания должна подстроиться под возможности внедряемой системы, что очевидным образом приводит к необходимости серьезного преобразования бизнес-процессов.

Все перечисленные факторы приводят нас к необходимости оценивать влияние внедряемой системы на бизнес-процессы компании и, как следствие, на ее экономику.

Оценка эффекта от автоматизации бизнес-процесса может, в частности, быть основана на оценке изменения его себестоимости. Подобный анализ является затратным, но во многих случаях оправдывает себя. Особенно если проводить анализ себестоимости только наиболее типовых и часто используемых бизнес-операций. Экономия на массовых действиях — один из ключевых факторов успеха в снижении себестоимости процессов.

Чем больше типовых операций содержит бизнес-процесс, тем больше возможностей для снижения его себестоимости.

Экономия на масштабе — серьезный вклад в экономическую эффективность использования информационной системы, и снижение себестоимости — это всего лишь один из возможных эффектов.

Улучшение процессов (например, при автоматизации) необходимо как с точки зрения экономии, так и с учетом таких факторов, как выход на новые рынки, повышение гибкости компании при обслуживании клиентов, достижение заданного уровня качества обслуживания.

В одном из российских банков вся совокупность мероприятий по оптимизации деятельности (проводился, в частности, детальный анализ себестоимости) и соответствующей настройке информационных систем (устранялись «разрывы» автоматизации — недостатки функционала и интеграции) окупилась в течение одного года. Такой эффект был достигнут за счет повышения пропускной способности процессов, что дало банку возможность обслуживать значительно большее число клиентов, не увеличивая штат операционных работников. При этом проект затрагивал весь розничный бизнес, в котором, как известно, многие продукты (и процессы) тесно связаны друг с другом.

Еще один пример: внедрение системы класса BPM (business process management) для автоматизации потребительского кредитования в российском банке позволило значительно сократить срок принятия решения по кредиту, повысить исполнительскую дисциплину, улучшить контроль над прохождением документов заемщика (подготовка, анализ, вынесение предварительного решения) и упростить проведение заседаний кредитного комитета за счет внедрения четких правил делегирования полномочий. Все это также сократило стоимость обработки одного заявления при сохранении заданного уровня надежности всей процедуры оценки кредитоспособности заемщика.

Безусловно, процессные показатели дают неполную картину эффективности внедряемых ИТ.

В соответствии с концепцией BSC (система сбалансированных показателей), совершенствование существующих бизнес-процессов и внедрение новых помогает компании быть эффективнее на рынке — побеждать в конкурентной борьбе, привлекая новых и удерживая старых клиентов. Поэтому, оценивая изменения в процессах после качественной автоматизации, мы можем сделать выводы о том, как улучшатся рыночные позиции компании: увеличится число клиентов, возрастет их удовлетворенность, лояльность и т.д. Подобные аргументы очень часто могут сыграть решающую роль в принятии решения о начале проекта автоматизации.

В приведенном выше примере автоматизации процесса потребительского кредитования был снижен срок принятия решения по кредиту с трех (как это было на тот момент в среднем по рынку) до одного рабочего дня. Такой результат позволил банку занять лидирующие позиции на региональных рынках кредитования физических лиц за счет увеличения лояльности и, как следствие, резкого притока клиентов.

Но и это еще не все, потому что результат автоматизации может выражаться в виде так называемых «мягких» преимуществ, которые сложно выразить цифрами. Их оценка производится отдельно, как правило, на основании мнения экспертов с дополнительным анализом степени доверия к результатам. При оценке «мягких» преимуществ необходимой точности не достичь, но и пренебрегать таким анализом не стоит, поскольку он может стать решающим фактором при принятии решения. Повышение инвестиционной привлекательности, имиджа компании, обоснованности принятия решений, скорости внедрения инноваций — все это сложно измерить деньгами, но оценить эти факторы просто необходимо.

Приведем пример из телекоммуникационной отрасли. Несколько лет назад телекоммуникационные компании были серьезными заложниками ИКТ. Нередко внедрение нового телекоммуникационного продукта было невозможно из-за серьезных инфраструктурных ограничений. К примеру, одна из компаний не могла внедрить кредитную форму оплаты мобильной связи для своих абонентов, работающих в определенном формате связи, так как установленная биллинговая система не имела такой возможности, а ее доработка требовала существенных вложений и влекла за собой значительные риски. Это означает, что эффект внедрения информационной системы должен оцениваться с точки зрения повышения гибкости компании при выводе на рынок новых продуктов и услуг. В подобных случаях и рекомендовано воспользоваться методом экспертных оценок, просчитывая изменение таких показатели, как среднее время вывода новых продуктов, количество неудач с выводом по причине ограничения ИТ, объем понесенных потерь (недополученная выгода) и т.д.

Серьезным образом на улучшение ROI влияют технологии, лежащие в основе внедряемой информационной системы. Простота настройки и легкость внесения изменений в совокупности с удобством использования могут снизить затраты на ее внедрение и повысить ROI. Использование сервис-ориентированной архитектуры, характеризующейся повторным использованием программных сервисов и упрощением интеграции, может улучшить ROI многих ИТ-проектов, если рассматривать достаточно длительный горизонт времени и анализировать совокупность всех проектов компании. Ну и, конечно, такие факторы, как качественное документирование системы, правильный выбор подрядчика и многие другие также могут повлиять на ROI.

Стоит отметить, что вряд ли удастся отделить эффект, привносимый автоматизацией как таковой, от результатов, полученных в ходе организационных преобразований, сопровождающих проект внедрения. Организационные и ИТ-аспекты так тесно переплетены, что, наверное, не имеет смысла рассматривать их по отдельности. Более того, планирование и реализация организационных преобразований должны выполняться в каждом проекте внедрения, дабы обеспечить более органичное встраивание новых информационных технологий в бизнес-модель предприятия.

Оценка затрат и негативных результатов автоматизации

Важно помнить и аспекты, которые негативным образом влияют на экономический эффект от внедрения. Прежде всего это увеличение общей стоимости владения ИТ (обучение или набор специалистов для администрирования и сопровождения, оплата технической поддержки, увеличение стоимости рабочего места сотрудника и т.д.). Другим значимым моментом является появление дополнительной нагрузки и рисков в период опытной и промышленной эксплуатации внедряемой системы. К этому можно причислить необходимость работать одновременно в двух системах (старой и новой) в переходный период, риск потери данных и финансовых потерь компании.

Инвестиции, рост затрат по отдельным статьям, а также риски внедрения ложатся на другую чашу весов, показывая реальные перспективы автоматизации с точки зрения ее экономического эффекта.

Подведем итоги

Итак, оценить результаты автоматизации после внедрения системы можно. Одна и та же методика становится инструментом для обоснования необходимости автоматизации, правильного выбора решения и параметров проекта, а также для оценки полученных результатов.

Формулы расчета эффективности являются общедоступными, и для корректности расчетов гораздо важнее выработать правильные методики сбора и интерпретации исходных данных. Необходимо выбрать обоснованные подходы к сбору и обработке экспертных оценок (правильный выбор респондентов, формы опроса и обсуждения оценок, финального расчета экспертного мнения).

Антон Шматалюк — заместитель генерального директора, директор по развитию бизнеса компании IDS Scheer Россия и стран СНГ; Anton.Shmataluk@ids-scheer.com

Андрей Коптелов — директор департамента развития и внедрения информационных технологий компании IDS Scheer Россия и стран СНГ; Andrey.Koptelov@ids-scheer.com