От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как трансформировались делопроизводство и архивное дело в России со времён Советского Союза, рассказываем в статье.

Что вкладывают в понятие «делопроизводство и архивное дело»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Делопроизводство и архивное дело в России напрямую связаны с ГОСТами. В частности, в государственных стандартах прописаны основные термины и определения этого направления работы в компаниях. Например, понятия делопроизводство и архивное дело зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Эта сфера деятельности организаций регламентируется 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные задачи делопроизводства в архиве:

• организация хранения документов;
• комплектование архива организации;
• учёт документов, находящихся на хранении в архиве;
• использование документов, находящихся на хранении;
• подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Делопроизводство и архивное дело: как было

Делопроизводство и архивное делом, каким мы его знаем сейчас, сформировано во многом ещё в советское время. Можно выделить три этапа его развития в СССР:

1. Реструктуризация (1920–1930 гг.). Масштабная перестройка системы делопроизводства, изменение подхода к хранению документов.

2. Затишье (1940–1950 гг.). Отсутствие значимых разработок и нововведений в этой области.

3. Регламентирование (1960–1990 гг.). Формирование законодательной основы делопроизводства и архивного дела.

Среди особенностей делопроизводства и архивного дела, сформированных в советское время, можно выделить несколько важных:

1. Вертикальная модель движения документов.

2. Централизованная система организации архива.

3. Формирование специализированных отделов делопроизводства.

4. Высокая степень стандартизации процесса.

5. Регламентирование делопроизводства и архивного дела через ГОСТ.

На практике централизованный подход требует не только своевременного получения данных, но и ведения большого числа карточек учёта, что очень трудоёмко.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность делопроизводства в наши дни — возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

• экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
• автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
• простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
• гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат — предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
• конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant