Переход на КЭДО в России: почему только сейчас?

Хронология событий

Об автоматизации кадровых процессов в России заговорили не вчера. Кто-то считает, что первым шагом на пути к КЭДО стало принятие 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в далеком 2006 году.

Однако большинство исследователей сходится во мнении о том, что первые серьезные изменения произошли в 2017 году: тогда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач включили внедрение в стране электронного документооборота, а при Минтруда РФ сформировали рабочую группу по вопросам КЭДО.

С 2018 по 2021 год государство инициировало два эксперимента по использованию кадрового электронного документооборота. Во втором поучаствовали представители всех регионов России — 381 организация. Опыт компаний, подключившихся к инициативе, подтвердил перспективность КЭДО.

Неизвестно, как долго законодатели трудились бы над нормативным закреплением результатов экспериментов, если бы не пандемия. Она дала цифровизации мощнейший импульс: большинству компаний в кратчайшие сроки пришлось переводить сотрудников на удаленку и выстраивать с ними взаимодействие в новом формате, а государству — оперативно разрабатывать поправки в трудовое законодательство.

Так, в 2020 году 403-ФЗ урегулировал порядок работы с удаленными сотрудниками, а в ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, закрепляющий возможность ведения электронного документооборота в трудовых отношениях.

КЭДО: что мешало?

Почему же всерьез о переходе в новый формат заговорили только в 2017 году, а затем потребовалось еще четыре года для того, чтобы совершить качественный прорыв в ведении кадровых дел в цифре?

На протяжении длительного времени даже ярые приверженцы электронного документооборота не решались подступиться к теме цифровизации кадровых документов и процессов. Почему?

Возможно, дело в количестве таких документов: кадровая служба может параллельно вести более 80 типов различных бумаг. Это трудовые договоры, приказы, распоряжения, регламенты, заявления, справки и прочее.

Причем именно кадровые документы, согласно закону, должны храниться на протяжении очень длительных сроков — от 45 до 75 лет. Такие жесткие нормативные требования, а также тот факт, что любая неточность в оформлении документа может напрямую сказаться на интересах сотрудника, долгое время не позволяли всерьез заняться модификацией кадровых процессов.

Кроме того, прогрессу мешало недостаточное развитие нормативной базы. Большинство работодателей воспринимали перевод пусть даже части кадровых документов и процессов в электронный вид как неоправданный риск: было неочевидно, можно ли предоставлять цифровые документы при налоговых и аудиторских проверках и как использовать их в качестве доказательств в суде.

Многих руководителей занимали вопросы безопасности данных. Новизна технологий работы с информацией в цифре провоцировала настороженность: старая добрая бумага с личной подписью, сложенная в большой шкаф, закрывающийся на ключ, казалась гораздо более предпочтительным и безопасным вариантом хранения персональных данных.

Отдельное беспокойство вызывал вопрос использования электронных подписей: существовало условие, что в кадровых процессах подписывать документы можно только УКЭПом — усиленной квалифицированной ЭП. Но ее выпуск стоил дорого, для получения нужно было (и до сих пор необходимо) лично обратиться в Удостоверяющий центр. Такой формат работы мало кого устраивал.

Еще один важный момент: для того чтобы цифровизация могла «развернуться», нужен был зрелый рынок ИТ-решений, готовый предложить программные продукты для работы с документами и процессами в электронном виде. Для его формирования также потребовалось время.

КЭДО: тенденции

К 2017 году, с одной стороны, на уровне государства оформилось понимание того, что КЭДО — это правильное и перспективное решение, а с другой — пришло осознание всех проблем. Их проработка и устранение во многом стали целью экспериментов Минтруда.

В то же время подобные комплексные процессы, как правило, идут очень медленно. Необходимо переработать массу информации, создать и внедрить соответствующие технические сервисы и подготовить нормативную базу. Возникает вопрос: четыре года, прошедшие с момента активного включения в вопросы КЭДО до принятия 377-ФЗ, — это много или мало?

И здесь мы вновь возвращаемся к событиям 2020 года. Нельзя не признать, что именно пандемия COVID-19 стала триггером, который ускорил все процессы, связанные с переходом на цифровое ведение кадровых дел. В более спокойной обстановке вряд ли мы увидели бы настолько значительный прорыв за такой короткий промежуток времени.

Сегодня развитие КЭДО идет параллельно по нескольким направлениям. С одной стороны, всё больше вендоров реагируют на потребности рынка и разрабатывают специально ориентированные решения и системы. С другой — государство продолжает активно развивать законодательную базу и создает новые сервисы.

Одна из значимых инициатив последнего времени — появление бесплатной государственной технологии мобильного подписания Госключ, используя которую уже сегодня можно заверить договор на услуги связи, сделку купли-продажи автомобиля, договор на платное обучение в вузе или подтвердить учетную запись на Авито. Перечень доступных опций будет расширяться.

Другая важная веха — подписание постановления Правительства № 1192, которое создало законодательную базу для обмена электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудником через портал Госуслуг. Технология такого обмена на текущий момент проработана слабо, но имеет значительный потенциал.

Всё больше компаний сегодня осознают ценность КЭДО. Правда, более охотно в цифру переходят представители крупного и среднего бизнеса — из-за количества сотрудников и масштаба деятельности они быстрее ощущают реальные выгоды от трансформации. Малый бизнес пока осторожно присматривается к цифровизации, но и в этом сегменте перспектива электронного взаимодействия вызывает интерес.

Помимо очевидной экономии времени и ресурсов, ускорения процессов и повышения их прозрачности цифровое взаимодействие предоставляет еще один бонус — репутационный. Развитие удаленной работы заставляет соискателей обращать внимание на тех работодателей, кто готов предложить удобную и быструю коммуникацию по всем кадровым вопросам, начиная с момента заключения трудового договора.

Подводя итог, напомним, что история не имеет сослагательного наклонения, и мы можем только предположить, как КЭДО развивался бы без пандемии.

Ясно одно: совокупность внутренних и внешних факторов привела к тому, что сегодня кадровый электронный документооборот использует все большее количество компаний, а государство четко дает понять, что пути назад в бумажный мир нет.

Изображение от pikisuperstar на Freepik.