Переходим на обмен электронными документами: как замотивировать контрагентов?

О том, какую пользу ритейл извлекает из обмена электронными документами (далее – ОЭД), рассказывается в моей предыдущей статье. Но электронный документооборот с контрагентами не возникает сразу. Ему предшествует плодотворная работа.

Представим, что вы решили внедрить ОЭД со своими партнерами. С чего начать? Как их замотивировать? Что делать, чтобы приложенные усилия пошли на пользу?

Мотивируем контрагентов переходить на обмен электронными документами

Первое, что необходимо сделать – убедить своих партнеров перейти на обмен электронными документами. Без этого шага нет смысла во внешнем документообороте.

Здесь возможны разные варианты:

●   Начнем с простого. Вы – ритейлер и получаете много входящих документов от своих поставщиков. Убедить их перейти на обмен электронными документами с вашей компанией не составит труда. Так как поставщики зависят от вас (по крайней мере, большая их часть), им не захочется терять такого выгодного клиента и придется подстроиться под новые условия.

Важно осознавать, что далеко не все понимают выгоды от ОЭД. Ритейлер может занимать в этом вопросе жесткую позицию – «либо вы работаете с ЭДО, либо вы с нами не работаете». По собственной практике могу судить, что поставщики всегда находят возможности перестроиться на новый лад.

Разумеется, в первое время возможна негативная реакция контрагентов на новые правила документооборота. Но со временем, оценив все преимущества электронного взаимодействия, они скажут спасибо.

●   Посмотрим на ситуацию с другой стороны, когда вы – крупный поставщик и отправляете ритейлерам много исходящих документов. Здесь нет универсального подхода. Ваши дальнейшие подвижки в сторону перехода на ОЭД обусловлены тем, насколько вы зависимы от своих клиентов, какие рычаги влияния на них имеете.

Советую сначала определить круг лояльных контрагентов, которые готовы обмениваться с вами электронными документами (далее – ЭД). Не ограничивайтесь только ритейлерами, ведь вы являетесь покупателем сырья и услуг. Значит, у вас есть свои поставщики, которые тоже могут быть заинтересованы в электронном взаимодействии.

Для одних контрагентов достаточно настоять на том, чтобы они начали обмениваться электронными документами, а других придется убеждать. В качестве инструмента убеждения используйте следующий довод: трафик электронных документов оплачивает отправитель (то есть поставщик), ритейлер обычно не несет дополнительных затрат. И, кстати, чем крупнее ваша компания, тем больше к вам прислушаются.

●   И, наконец, третий вариант. Вы – рядовой поставщик крупного ритейлера. Повлиять на покупателя, тем более крупного, заставляя его обмениваться электронными документами на ваших условиях, вряд ли получится. Ни в одной крупной организации не будут менять свои процессы ради одного из множества контрагентов. В этом случае можно обратиться к своему оператору ЭДО за помощью, ведь он заинтересован в подключении новых абонентов.

Если выяснится, что ваш покупатель уже обменивается электронными документами, то все, что от вас требуется – лишь начать обмен. Возможно, придется подключиться к оператору ЭДО, с которым работает ритейлер, либо выбрать оператора на свое усмотрение и обмениваться электронными документами через роуминг.

В любом случае, одномоментного перехода на электронный обмен всех ваших контрагентов не произойдет. Какое-то время придется совмещать потоки бумажных и электронных документов. В этом нет ничего плохого, ведь работа с двумя потоками больше времени и усилий занимать не будет.

Улучшаем внутренние процессы

При переходе на ОЭД у компаний всегда возникает вопрос – что изменится в наших процессах? Поначалу все опасаются того, что работать станет сложнее, менее удобно, дольше. На самом деле, основное преимущество электронного обмена состоит не в сокращении издержек на бумагу (хотя это немаловажно), а в удобстве и минимизации затрат именно на обработку документов. Кстати о других преимуществах ОЭД в сфере ритейла вы можете прочитать здесь.

Большинство компаний ведут учет в своих корпоративных информационных системах (далее – КИС). В этих системах «рождаются» исходящие документы, в них же вносятся данные из входящих. В этом случае бумага – промежуточный носитель информации между двумя КИС. Сначала распечатываем документ для того, чтобы отправить контрагенту. Далее получатель вводит данные с листка – это трудоемкая ручная работа, где высока вероятность допустить ошибки.

Обмен электронными документами позволяет сократить этот путь и исключить лишнее звено из документооборота. Достичь этой цели поможет настроенная интеграция между вашей КИС и сервисом обмена электронными документами. В итоге, работать с внешними документами станет проще и быстрее. Вот как этого добиться:

1. Получите электронную подпись. Не забывайте, что каждый подписант должен иметь возможность использовать электронную подпись. Во многих компаниях уже имеются ключи ЭП, а на рабочих местах настроено и установлено соответствующее ПО. Вы можете проверить, подойдут ли ваши ЭП для обмена электронными документами, на странице оператора ЭДО. А в случае необходимости, там же можно заказать выпуск сертификата электронной подписи.
2. Настройте интеграцию. Интеграция вашей КИС с сервисом обмена электронными документами – это часть внедрения ЭДО, и в некоторых случаях она может оказаться довольно трудоемкой. Обычно операторы предоставляют свои готовые интеграционные решения (далее – ИР) либо бывают готовы взяться за разработку ИР для вашей информационной системы. В Synerdocs, к примеру, имеются готовые интеграционные решения с DIRECTUM, SAP ERP, 1С и другими системами. Не исключается и вариант, когда абонент дорабатывает типовую интеграцию под свои нужды либо разрабатывает решение собственными силами.
3. Научите сотрудников работать в сервисе. А теперь самое главное. С любой информационной системой работают люди. Несмотря на простоту сервисов ЭДО, не будет лишним обучить сотрудников компании правилам работы с электронными документами: помочь освоить новые сценарии работы, рассказать об основных принципах обмена и т.д. Нет смысла объяснять, что только подготовленный сотрудник приносит пользу компании. А что самое главное – обучением ваших сотрудников готовы заниматься операторы ЭДО.

Что в итоге?

«Не своротить камня с пути думою. Кто ничего не делает, с тем ничего не станется».

«Горящее сердце» М.Горький

Как видим, переход на ОЭД может потребовать определенных усилий. Несомненным преимуществом в этом является то, что основную часть работ готов выполнить сам оператор ЭДО. От вас требуется лишь желание перемен к лучшему и решимость в достижении целей.

А чтобы у вас сложилось правильное представление о том, как следует действовать ритейлеру при переводе на ОЭД своих поставщиков и контрагентов, предлагаю ознакомиться с материалом «Как выглядит переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries».

Еще больше о преимуществах обмена электронными документами в сфере ритейла, и в интернет-магазинах в частности, вы можете прочитать здесь.