Возможности операторов обмена электронными документами недооценивают. Почему?

Станислав Петраков, аналитик Synerdocs

В мире сервисов обмена электронными данными все непросто – в определениях и функциях легко запутаться. Но иногда сами операторы умышленно «пускают пыль в глаза». Давайте разберемся, с чем это может быть связано.

Для начала рассмотрим, как позиционируют себя сервисы операторов, и какую пользу они приносят на текущий момент. Взглянув на следующую схему, неподготовленный читатель сможет понять, с чем он имеет дело.

Сервисы обмена электронными документами.

Имеют наиболее распространенное и популярное позиционирование среди операторов. Занимаются главным образом тем, что предоставляют возможности обмена электронными документами с обеспечением их юридической силы. На деле это слегка модифицированная, в части использования криптографии и элементов инфраструктуры открытых ключей, почта, с которой вы привыкли работать. За тем исключением, что отправка нескольким адресатам, ответ на письмо или его пересылка подчас не работают либо реализованы «со скрипом».

Решения для отправки первичных учетных документов и выставления счетов-фактур.

Одна из основных причин широкого распространения операторов ЭДО СФ – это возможность отправки бухгалтерской первички (товарных накладных ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ/услуг), а также выставления счетов-фактур в электронном виде. Кроме первички и счетов-фактур, многие операторы предоставляют возможность обмениваться счетами, актами сверки взаиморасчетов и т.д. Полный перечень документов зависит от конкретного оператора.

Немного отойду в сторону от основной темы и позволю себе высказать предположение, что на одних только счетах-фактурах операторы далеко не уедут. В мировой практике в области оптимизации контроля за уплатой и возмещением НДС события развиваются по следующему сценарию:

1.   В первую очередь на законодательном уровне вводится разрешение обмениваться первичкой и счетами-фактурами в электронном виде либо только счетами-фактурами или их аналогами.

2.   В зависимости от дальнейших шагов можно выделить два основных направления, по которым развиваются события:

2.1.  Вводится понятие Оператора ЭДО СФ или понятие, сходное по смыслу и функциям. Это организации, которые позволяют предпринимателям обмениваться документами в электронном виде с использованием своих сервисов. В данном случае контролирующий орган по мере надобности истребует такие документы в рамках проверок.

2.2.  Понятие Оператора ЭДО СФ не вводится и весь документопоток направляется через единый сервис, оператором которого выступает контролирующий орган. В данном случае истребовать ничего не нужно, все документы уже есть у контролирующего органа.

Оба варианта развития событий имеют место быть и обладают своими плюсами и минусами. На мой взгляд, истина где-то посередине, а вернее, – в плавном переходе от первого варианта ко второму. И несмотря на то, что операторы ЭДО СФ в России свои обязанности исправно выполняют и не позволяют налоговикам по полной «закрутить гайки», во многом их присутствие на рынке символизирует переходный этап, при котором ФНС РФ чужими руками хочет перевести всех налогоплательщиков от обмена бумажными документами к обмену документами в электронном виде.

Есть опасность, что после перевода примерно 80-90% налогоплательщиков на электронный документооборот со своими контрагентами появится очередной нормативно-правовой акт, обязывающий налогоплательщиков передавать первичку и счета-фактуры только через сервис ФНС. Это ни в коем случае не достоверная информация, а только прогноз. Но мы уже рассмотрели все возможные варианты и, как говорится, готовы к худшему, но надеемся на лучшее.

Сервисы, автоматизирующие внутренний документооборот

Также предоставляют довольно популярный набор услуг, в числе которых – автоматизация обработки входящих документов и взаимодействие между подразделениями организации. Наиболее востребованы такие услуги в организациях, где участники процессов географически удалены друг от друга. В пример можно привести такой процесс, как закупка товаров, где за приемку обычно отвечает кладовщик, он же проверяет комплектность поставки, а первичку подписывает бухгалтер; или же случаи, при которых товары и услуги реализуются обособленными подразделениями (магазинами), а товары распределяет головное подразделение (склад).

Сервисы для решения прикладных задач

В данном случае напрашиваются два примера:

·       Факторинг. После подписания документов покупателем продавец уступает право требования денежных средств фактору за вознаграждение. На практике продавец тем или иным образом пересылает подписанные первичку, счет-фактуру и сопроводительный документ (реестр уступки прав требования, акт приема-передачи документов или другой документ) фактору. Плюсы факторинга самого по себе, и тем более перевода его в электронный вид, думаю, перечислять не стоит.

·       Массовая рассылка документов операторами телекоммуникационных услуг, которая осуществляется в крупных сбытовых компаниях и других сферах бизнеса, где периодически требуется единовременно направлять большой объем документов своим контрагентам. Плюсы опять же очевидны, на одних конвертах можно слона сэкономить.

А теперь из всех вышеобозначенных фрагментов попробуем сложить единую картину.

1.   Операторы позволяют обмениваться различными типами документов, в том числе и неформализованными, т.е. документами, содержание которых не может быть автоматически обработано информационной системой. В большинстве случаев операторы так или иначе интегрируют информационные системы участников обмена со своими сервисами (где-то же документы формируются перед отправкой и куда-то сохраняются после получения). Более того, если рассмотреть сервис ЭДО СФ лишь как «транспорт», можно утверждать, что фактически он интегрирует корпоративные системы разных организаций друг с другом.

2.   Функциональность сервисов различных операторов уже сейчас очень отличается. Базовые возможности по работе с формализованными и неформализованными документами представлены у всех операторов, но согласование расхождений, сверка взаиморасчетов, внутренний документооборот, использование глобальных справочников (ЕГРЮЛ, ЕГРИП и т.д.), маршрутизация документов между исполнителями и подразделениями реализованы далеко не у всех.

Здесь уместно вспомнить о роуминге между операторами ЭДО СФ и его развитии. Сама по себе технология роуминга ориентируется на согласование порядка передачи документов между абонентами различных операторов, т.е. позволяет строить мосты между сервисами, которые предоставляют «транспорт» для обмена документами.

3.   Сами по себе документы являются артефактами бизнес-процессов, но далеко не все сервисы предоставляют возможность управления этими процессами. Более того, они к этому не особо и стремятся. В данном случае выгодно занять одну из позиций, которые были описаны выше, так как ни одна из них не требует серьезных доработок сервисов, выполняющих роль «транспорта» для обмена документами. Но кто, если не операторы, могут и должны взять на себя роль не только транспорта, но и силы, автоматизирующей бизнес-процессы?

Итак, как я предполагаю, сервисы операторов ЭДО СФ должны стать платформой для интеграции информационных систем предпринимателей и покупателей в доверенную сеть взаимодействия B2B и B2C. Большую роль здесь должны сыграть интеграторы и организации, занимающиеся обслуживанием и поддержкой КИС.

Сервисы операторов, как совокупность услуг, могут быть интегрированы в эту доверенную сеть и смогут предоставлять свои услуги (внутренние услуги) как абонентам, которые работают с ними напрямую, так и абонентам других операторов (внешние услуги). Возможно даже такое, что некоторые сервисы не будут являться операторами ЭДО СФ по определению, а останутся лишь предоставлять услуги в рамках этой доверенной сети.

Одной из основных была и остается проблема согласования работы сервисов операторов на уровне форматов данных и порядка предоставления услуг. Все это может быть решено с помощью технологии роуминга, но пока многие «ждут у моря погоды». Тенденция такова, что эта линия поведения является наиболее успешной. На мой взгляд, здесь не хватает по-настоящему заинтересованной стороны. На текущий момент технология роуминга говорит об интеграции каждого с каждым, но уже сейчас число компаний, официально входящих в рабочую группу по роумингу, достигло 25, а организаций, которые обладают статусом Оператора ЭДО СФ, уже около ста. В сложившейся ситуации нужен «двигатель прогресса», который бы не просто разработал технологию роуминга, но и предложил готовый продукт для интеграции операторов ЭДО СФ в единую сеть.

Можно предположить, что сервисы станут чем-то вроде магазина облачных услуг и превратятся в операторов бизнес-процессов, а перечень их услуг расширится:

Источник: Synerdocs