Перевод архива в электронный вид для небольшой организации

Вопрос читателя: Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета.  Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Сразу скажу, сканер скорее всего придётся купить, естественно, если в будущем не планируется полный отказ от обмена в бумаге и перехода на электронный обмен с контрагентами. Для сканирование архива прошлых лет можно обратиться и к услугам внешней компании. Но перевод имеющихся документов в электронный вид – это лишь первоначальный этап создания электронного архива, и даже в случае привлечения сторонних специалистов постоянное наполнение и актуализация данных будет проводиться самостоятельно.

Цели

Прежде всего необходимо определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то, конечно, достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать, но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а значит, нам нужны не просто документы в электронной форме, но и структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется уже гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций). Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, всё чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – уже редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Смотрим шире

Желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении может выразиться в задачу развертывания системы (ECM-системы), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, целесообразно будет получить и интеграцию с учетной системой. То есть, нам нужен, как минимум, один аналитик/внедренец и один администратор/разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей 2 года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то, конечно, работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки некоторого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на форсированное «выращивание» своих специализированных кадров.

В то же время, на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов – можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более, что появляется всё больше облачных решений, в том числе, с платой за фактическое использование сервисов).

В дальнейшем, с ростом организации могут охватываться всё новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"