Единый архив бумажной и электронной первички - как организовать? Советы эксперта.

Мы уже давно говорим о том, как электронные документы плотно входят в жизнь компаний, особенно это касается финансовых организаций. Требования налоговых органов к обмену по телекоммуникационным каналам связи становятся все четче, а иногда и жестче. Крупные организации не отстают и, переходя на ЭДО, тянут за собой своих контрагентов.

Если вернуться к реальности, многие понимают, что от бумажной первички полностью отказаться пока не получается, потому что:

●    Контрагентам нужно время на переход. У кого-то он длится довольно долго (с учетом интеграций с разными системами, обучения людей), а кому-то сначала надо просто принять мысль, что электронные счета-фактуры – это вовсе не страшно.

●    Документы, созданные в бумажном виде, нужно хранить в течение 5 лет, и делать это лучше правильно.

Возникает вопрос о том, как поступить: оставить бумагу как есть и постепенно переводить определенные виды документов в электронный вид, либо же собрать всё в одно место и постараться организовать параллельную работу с двумя типами документов?

Намного удобнее организовать единый архив. Давайте для этого разберемся, какие особенности есть в процессах работы с бумагой и электронным документом.

Сходства и различия в процессе работы

Сходства в том, что этапы остаются одинаковыми: документы в любом случае нужно согласовывать, подписывать, отправлять, контролировать их возврат, представлять в рамках проверки в контролирующие органы или подготавливать в ходе претензионной работы. Что остается неизменным, так это процесс согласования, так как он производится одними и теми же лицами.

Различия в работе с бумажными и электронными документами:

Как видно, есть много нюансов, которые стоит учесть при одновременной работе с бумагой и электронными документами. Посмотрим, как их можно отразить в нашей системе для организации единого архива первичных учетных документов.

Как организовать единый архив финансовых документов?

При организации единого архива нужно учесть все различия в процессах работы с первичными документами, поэтому пройдемся по уже выделенным особенностям.

1.   Подписание. Документы подписываются после согласования. Будущий бумажный документ изначально лучше создавать непосредственно в системе в электронном виде (например, в формате .doc или .xls), здесь же его рекомендуется согласовать, а потом уведомить ответственного сотрудника, что согласование прошло успешно, и можно печатать бумажный оригинал документа, а дальше передавать его на подписание.

2.   Отправка. Здесь в любом случае задание получает ответственный сотрудник, который либо кладет распечатанный документ в конверт и передает курьеру, либо нажимает кнопку «Отправить» в электронном сервисе.

3.   Контроль возврата. Принцип прост: если в течение заданного времени от контрагента нет ответа, то пора бить тревогу и выяснять причины молчания. Для этого можно настроить механизм отправки, чтобы ответственный получил задачу и организовал возврат документа.

4.   Когда ответ пришел, его надо обработать. С электронными документами как всегда всё просто: ответ сразу приходит в систему, и закрепленный человек получает уведомление об этом. С бумагой по-другому. Нужна возможность оперативно получать информацию по пришедшему ответу, найти исходный документ в системе и занести отсканированный оригинал, уже подписанный с двух сторон. В этом поможет штрих-код, который ставится на документ еще перед печатью для отправки контрагенту, а после возврата во время сканирования по нему будет найден соответствующий документ в системе.

5.   Обработка входящих документов. Как мы уже говорили, электронные документы сразу попадут в систему. Бумажные, если их не очень много, достаточно просто отсканировать и занести в систему, а после заполнить по ним карточки. Если входящих трафик большой, то нужны дополнительные инструменты: потоковый сканер и программа для распознавания реквизитов документа, благодаря чему система сможет получить нужные данные для автоматического формирования карточки и занесения сканированных образов.

6.   Особенности хранения. В этой части, пожалуй, самые большие различия, так как отличаются сами принципы.

Правила хранения электронных документов:

●    необходимо хранить документ в том формате, в котором он пришел;

●    обязательно нужно хранить электронные подписи, поставленные под документами;

●    обязательно нужно хранить полученные и отправленные служебные документы (подтверждения, извещения), если они предусмотрены законом.

Только при соблюдении всех условий можно говорить о правильном хранении электронного документа, что при необходимости позволит подтвердить его целостность и неизменность, наличие нужных подписей и соответствие регламенту обмена. Это значит, что система должна уметь хранить все электронные документы и их атрибуты, открывать, просматривать, давать возможность проверять все подписи и выгружать.

Главное правило хранения бумажных документов – даже если есть скан или копия документа, то оригинал с настоящими подписями нельзя уничтожать. В любом случае нужен самый настоящий, традиционный архив, в котором документы будут расположены в коробах и папках. Получается, система не может хранить сами бумажные документы, но она может помочь в работе с ними:

●    Основная работа внутри компании должна вестись только с электронными копиями, то есть бумагу видят лишь те, кто её печатают, получают или подписывают. Все остальные видят только скан, сам же документ спокойно хранится в архиве. Это помогает избежать потерь и порчи бумажного оригинала, позволяет работать с документом нескольким лицам одновременно.

●    Поддержка внеофисного хранения заключается в том, чтобы перед посещением архива заранее знать, где лежит документ, а также контролировать, кем и когда он был изъят и возвращен обратно. Система помогает фиксировать эту информацию. Если нам нужен бумажный оригинал, то сначала можно посмотреть, в каком конкретно коробе и деле он лежит, не взял ли его уже кто-то другой и только после этого уверенно идти в архив.

7.   Представление в налоговую. Документы мы храним не только для себя, особенно первичные. Часто их нужно представлять в налоговые органы в рамках камеральной, выездной или встречной проверки, и, как правило, делать это нужно оперативно. Система должна помогать в поиске и выгрузке документов. В любом случае, документы нужно сначала найти по определенным критериям, например, по периоду дат, контрагенту и виду документа. Но просто найти нужные документы мало, их нужно распечатывать либо выгружать, и здесь правила для бумажных и электронных документов уже разнятся.

Если представление происходит на бумаге, то все найденные сканы и электронные документы нужно просто распечатать, заверить и представить. Для этого в системе должен иметься специальный инструмент, который позволит не открывать каждый отдельный документ, а находить их все сразу и отправлять на принтер.

Если же представление происходит в электронном виде, то бумажные документы нужно сохранять в виде сканов с определенным форматом (TIF, JPG, PDF, PNG) и требованием к картинке (черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета). Электронные документы, созданные по форматам ФНС, нужно просто выгрузить в оригинальном формате со всеми электронными подписями. Стоит помнить, что если документы были созданы в электронном виде, но не по форматам ФНС, представлять их нужно на бумаге.

Вывод

Как мы видим, разница в работе с бумажными и электронными документами есть. Но использование единой системы для работы с ними позволяет в большой степени унифицировать работу, сделать ее простой и эффективной. Поэтому, если компания с большим потоком документооборота начинает переходить на электронный документооборот и задается вопросом о том, стоит ли пересматривать работу с бумажными документами, ответ напрашивается сам собой – конечно, стоит. Тем более, что на рынке уже есть решения, которые помогают совместить работу с двумя потоками документов.

Мы разобрали самые общие и основные нюансы и различия работы с бумажными и электронными первичными учетными документами. А какие нюансы отметили бы вы?

Источник: Synerdocs