Пилотный "DIRECTUM"
Пилотный "DIRECTUM"
Громадное количество различных бумаг в нашей жизни, их оформление, согласование, рассылка отнимают такое же громадное количество сил и времени. Как же снизить количество «бумажных носителей», ускорить их прохождение по инстанциям, уменьшить «завалы» на рабочем столе?.. Эффективное решение данной проблемы найдено на Саратовском НПЗ.
Работа программистов
- С осени 2005 года компания ТНК-ВР приступила к внедрению пилотных проектов по созданию автоматизированных систем документооборота на предприятии «Варьеганнефтегаз» и Саратовском НПЗ, - рассказывает менеджер по информационным технологиям Виктор Белоусов. - В настоящее время в мире и России таких систем существует много. Чтобы выбрать наиболее подходящую для наших условий, были наняты независимые компании, эксперты которых провели исследования на предприятиях ТНК-ВР и мониторинг существующего в нашей стране рынка систем электронного документооборота. По результатам обследований было выбрано пять систем, наиболее подходящих нам по функциональным и техническим требованиям.
Из них для Саратовского НПЗ и ОАО «Варьеганнефтегаз» систему «DIRECTUM» определил созданный в корпоративном центре ТНК-ВР управляющий комитет по проектам автоматизированного документооборота. Ее внедрением на заводе занималась фирма из г. Ижевска, которая является автором и разработчиком программы. В течение четырех месяцев система «DIRECTUM» проходила период опытной эксплуатации. В апреле подписан приказ о переводе ее в промышленную эксплуатацию.
Обучение по работе с «DIRECTUM» прошло около ста работников завода. Обучающиеся выбирались с таким расчетом, чтобы в дальнейшем они смогли передавать полученные знания и навыки другим специалистам предприятия.
В ходе внедрения проекта разработаны типовые маршруты движения документов, специальные инструкции по автоматизированным бизнес-процессам. Создана методологическая основа применения механизма электронно-цифровой подписи и выданы сертификаты таких подписей, подлинность которых подтверждается корпоративным центром ТНК-ВР.
В настоящее время существуют нормативы, определяющие хранение различных документов в бумажном виде в течение определенного периода времени. Поэтому полностью избавиться от документов на бумагоносителях нельзя. Но система «DIRECTUM» позволяет значительно сократить их количество.
Активное участие во внедрении системы «DIRECTUM» на предприятии принимали многие специалисты предприятия, но особую роль сыграли специалисты административно-хозяйственного отдела. Ведь именно они отвечают за документооборот завода в целом.
Оценка пользователей
- Компания ТНК-ВР оказала нам большое доверие, выбрав завод для реализации пилотного проекта по внедрению системы «DIRECTUM», - продолжает рассказывать начальник административно-хозяйственного отдела Саратовского НПЗ Андрей Генш. - В настоящее время данная система введена в промышленную эксплуатацию, и уже многие специалисты предприятия ощутили ее преимущества: резко сократился срок согласования и визирования документов, повысилась оперативность их рассылки исполнителям.
Принцип действия системы «DIRECTUM» существенно отличается от отправки документов па обычной электронной почте. С ее помощью в любой момент можно быстро найти нужный документ. В электронном виде он не затеряется, как в бумажном. Также легко узнать, на какой стадии согласования находится тот или иной документ. Кто его завизировал, кто еще нет, кто и когда высказал по нему свои замечания. Спустя любое время можно посмотреть любой документ и «историю» его создания. Это способствует повышению исполнительской дисциплины.
Особо следует отметить применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в данной системе, которая дает защиту каждому лицу, подписавшему или завизировавшему документ, сохраняя (фиксируя) его в том виде, в каком он находился в момент проставления ЭЦП. И любые изменения, которые кто-либо захочет внести в текст, будут уже отнесены к другой версии этого документа.
Важным элементом данной системы является оперативный контроль за исполнением поручений и указаний руководства предприятия, поскольку рассылка электронных запросов об исполнении поручений и получение ответов от исполнителей в системе «DIRECTUM» осуществляется гораздо быстрее, чем в бумажном варианте.
В целом система «DIRECTUM» позволяет поднять на новый качественный уровень процессы управления производством. За счет освоения таких передовых технологий повышается и имидж предприятия.
Еще одним немаловажным преимуществом системы «DIRECTUM» является возможность ее дальнейшего развития. В будущем на ее основе может быть построена система документооборота практически любой сложности.
Источник: ТНК-BP в Поволжье №10, 2006
Комментарии 0