Пилотный "DIRECTUM"

Громадное количество различных бумаг в нашей жизни, их оформление, согласование, рассылка отнимают такое же громадное количество сил и времени. Как же снизить количество «бумажных носителей», ускорить их прохождение по инстанциям, уменьшить «завалы» на рабочем столе?.. Эффективное решение данной проблемы найдено на Саратовском НПЗ.

Работа программистов

- С осени 2005 года компания ТНК-ВР при­ступила к внедрению пилотных проектов по созданию автоматизиро­ванных систем докумен­тооборота на предпри­ятии «Варьеганнефтегаз» и Саратовском НПЗ, - рассказывает менеджер по информационным тех­нологиям Виктор Белоусов. - В настоящее время в мире и России таких систем существует много. Чтобы выбрать наиболее подходящую для наших условий, были наняты независимые компании, эксперты которых про­вели исследования на предприятиях ТНК-ВР и мониторинг существующего в нашей стране рынка систем электрон­ного документооборота. По результатам обсле­дований было выбрано пять систем, наиболее подходящих нам по фун­кциональным и техничес­ким требованиям.

Из них для Саратов­ского НПЗ и ОАО «Варьеганнефтегаз» систему «DIRECTUM» определил созданный в корпора­тивном центре ТНК-ВР управляющий комитет по проектам автомати­зированного документо­оборота. Ее внедрением на заводе занималась фирма из г. Ижевска, ко­торая является автором и разработчиком про­граммы. В течение че­тырех месяцев система «DIRECTUM» проходила период опытной эксплу­атации. В апреле подпи­сан приказ о переводе ее в промышленную эксплу­атацию.

Обучение по работе с «DIRECTUM» прошло около ста работников завода. Обучающиеся выбирались с таким рас­четом, чтобы в дальней­шем они смогли переда­вать полученные знания и навыки другим специа­листам предприятия.

В ходе внедрения проекта разработаны типовые маршруты  движения документов, специальные инструкции по автоматизированным бизнес-процессам. Создана ме­тодологическая основа применения механизма элек­тронно-цифровой подписи и выданы сертификаты та­ких подписей, подлинность которых подтверждается корпоративным центром ТНК-ВР.

В настоящее время существуют нормативы, опре­деляющие хранение различных документов в бумаж­ном виде в течение определенного периода времени. Поэтому полностью избавиться от документов на бумагоносителях нельзя. Но система «DIRECTUM» поз­воляет значительно сократить их количество.

Активное участие во внедрении системы «DIRECTUM» на предприятии принимали многие специалисты предприятия, но особую роль сыграли специалисты административно-хозяйственного отде­ла. Ведь именно они отвечают за документооборот завода в целом.

Оценка пользователей

- Компания ТНК-ВР оказала нам большое дове­рие, выбрав завод для реализации пилотного проекта по внедрению системы «DIRECTUM», - продолжает рассказывать начальник административно-хозяйс­твенного отдела Саратовского НПЗ Андрей Генш. - В настоящее время данная система введена в промыш­ленную эксплуатацию, и уже многие специалисты предприятия ощутили ее преимущества: резко сокра­тился срок согласования и визирования документов, повысилась оперативность их рассылки исполните­лям.

Принцип действия системы «DIRECTUM» су­щественно отличается от отправки документов па обычной электронной почте. С ее помощью в любой момент можно быстро найти нужный документ. В электронном виде он не затеряется, как в бумажном. Также легко узнать, на какой стадии согласования на­ходится тот или иной документ. Кто его завизировал, кто еще нет, кто и когда высказал по нему свои заме­чания. Спустя любое время можно посмотреть любой документ и «историю» его создания. Это способству­ет повышению исполнительской дисциплины.

Особо следует отметить применение электрон­ной цифровой подписи (ЭЦП) в данной системе, ко­торая дает защиту каждому лицу, подписавшему или завизировавшему документ, сохраняя (фиксируя) его в том виде, в каком он находился в момент простав­ления ЭЦП. И любые изменения, которые кто-либо захочет внести в текст, будут уже отнесены к другой версии этого документа.

Важным элементом данной системы является оперативный контроль за исполнением поручений и указаний руководства предприятия, поскольку рас­сылка электронных запросов об исполнении поруче­ний и получение ответов от исполнителей в системе «DIRECTUM» осуществляется гораздо быстрее, чем в бумажном варианте.

В целом система «DIRECTUM» позволяет поднять на новый качественный уровень процессы управле­ния производством. За счет освоения таких передо­вых технологий повышается и имидж предприятия.

Еще одним немаловажным преимуществом систе­мы «DIRECTUM» является возможность ее дальней­шего развития. В будущем на ее основе может быть построена система документооборота практически любой сложности.