Пишем текст документа грамотно

Качество написания текстовой информации в ходе решения управленческих вопросов не теряет своей актуальности и сегодня.

Учитывая постоянное увеличение объемов информации, стремительное развитие и внедрение новых технологий,  умение грамотно и емко излагать мысль приобретает принципиальное значение, как залог легкого и комфортного ее восприятия.

Работа над словом – вещь кропотливая, тонкая, трудоемкая. Найти нужное, свежее слово нелегко. Как писал В. Маяковский в стихотворении «Разговор с фининспектором о поэзии», «в грамм добыча, в год труды» «Изводишь, единого слова ради, тысячи тонн словесной руды»*.

Как тут не вспомнить всем известное выражение  о том, что краткость - сестра таланта. Быть может, тот, кто когда-то сказал об этом, в том числе, имел в виду и управленческую деятельность? Именно краткость наряду с достоверностью, объективностью, полнотой и ясностью изложения информации является важнейшим требованием к составлению документов. 

Оттого насколько четко и ясно составлен текст письма, даны указания к исполнению документа, нередко зависит успех дела.

Сутью любого документа является текст. Он несет основную нагрузку, является сутью документа. Отсюда зачастую и возникают сложности с его составлением.

Распространенные ошибки в составлении текста документа. Основные требования и рекомендации к написанию

Как часто сотрудник отдела документационного обеспечения, получая документ, сталкиваются с непомерно «раздутым», громоздко составленным текстом, к примеру, служебного письма. Это связано с тем, что текст насыщен многочисленными повторениями, автор ссылается на иные документы, подробно расписывая хронологию событий. Вот тогда с благодарностью вспоминаешь «стилистику деловой речи». И, корректируя тексты, невольно сожалеешь, что эту дисциплину не читают повсеместно. Ведь умение четко, понятно и доходчиво излагать суть вопроса важно в любой профессиональной деятельности. И не только.

На практике исполнителем (автором) документа зачастую бывает человек, не имеющий отношения к делопроизводству, и специалисту документоведу важно помочь ему освоить ряд нехитрых правил, выработанных  практикой делопроизводства.

Деловое общение подразумевает деловой стиль. Нормой официального делового стиля является нейтральный тон изложения.

Действуя от имени организаций, т.е. от имени юридических лиц личный субъективный  момент в тексте документа (письма)  должен быть сведен к минимуму.

Однако следует помнить, что служебный документ призван побудить  к какому-либо действию, заинтересовать адресата, убедить его. Это достигается аргументированностью и логичностью  приводимых фактов и доводов. Кроме того, документ должен быть безупречен и в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности (отражение фактического состояния дела) и объективности документа при полноте (вся необходимая информация по существу вопроса),  точности, исключающей возможность двоякого понимания.

Избегая излишне объемного текста документа, желательно, опустить подробную хронологию и перечисления документов, сославшись на них кратко: указав заголовок, дату, номер. И приложив копии этих документов к письму.

Важно помнить, что желательный объем письма не должен превышать двух страниц.  

Как правило, с написанием сложных длинных документов, таких как  инструкции, правила, положения исполнители структурных подразделений сталкиваются не слишком часто. А для написания служебных писем широко используется устойчивые языковые обороты, которые можно сохранить в памяти ПК в качестве шаблонных.

Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций:

- «Сообщаем, что по состоянию на…»;

- «Направляем на рассмотрение и утверждение…»;

- «В соответствии с договоренностью,  достигнутой…»;

- «Принимая во внимание, что…, просим…». **

Подобные часто употребляемые стандартные фразы, как правило, указаны в приложениях к инструкции по делопроизводству.

Текст служебной документации имеет свою структуру, призванную обеспечить последовательность излагаемой информации, выделение ее основных частей.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения.

В конце ХХ в. в связи со значительным увеличением  объемов информации, обрабатываемой при принятии решений, для  облегчения восприятия и выделения сути документа, рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса, просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.*** 

Например:

Приглашаем принять участие в Конференции «Технологии и инновации», которая состоится 01.11.2012 г.

Конференция посвящена решению актуальных задач внедрения систем электронного документооборота.

Программа запланированных в рамках Конференции мероприятий прилагается.

Тексты сложных и объемных документов, таких как обзоры, отчеты делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, Номер подраздела состоит из порядкового номера и номера самого раздела.

Заголовок к тексту - как важнейший реквизит документа

Исполнители не редко игнорируют написание заголовка к документу (реквизит, кратко излагающий содержание документа), несмотря на то, что он является обязательным реквизитом служебных документов и писем в особенности.

Скорее и проще составить заголовок документа, полностью написав текст, когда суть его полностью сформулирована и абсолютно ясна.

При получении письма адресатом, заголовок помогает быстро, не вчитываясь в детали текста, зарегистрировать документ, сократив тем самым и время предварительного рассмотрения документа. Руководителю - скорее определить исполнителя документа.

Таким образом, четко и кратко сформулированный заголовкок способствует сокращению времени рассмотрения, решения вопроса, обозначенного в документе и располагает к быстрому получению ответа.

В завершении хотелось бы еще раз подчеркнуть – текст несет основную нагрузку, он выражает причину, цель, побудившую составить документ, является его сутью. Для того, чтобы составить текст наилучшим образом важно помнить главное: документ не формальность, не просто информация к размышлению, а главный посредник в ходе деловой переписки и первый помощник в решении управленческих вопросов.

* Дипломатические документы и дипломатическая переписка: учеб. пособие  для вузов / Э.Н. Муратов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Астрель: АСТ, 2005, С. 13.

**Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012. С. 184.

*** Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л. В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Форум, 2011. С. 76