По следам DOCFLOW 2015. DIRECTUM: При автоматизации самое главное – воля и желание людей

По итогам DOCFLOW 2015 редакция ECM-Journal.ru пообщалась с представителями ведущих вендоров отечественного рынка ECM. Мы задали экспертам каверзные вопросы о том, какие планы и ожидания не сбылись, насколько значим для государства ECM-сегмент, в каком направлении развивается рынок.

ECM-J: Прокомментируйте развитие рынка за последний год: какие задачи стали наиболее актуальными, какие тренды привели к появлению новых продуктов/решений/разработок, а какие только начали влиять на стратегию развития продуктов?

В. Бабинцев: Наиболее заметные бизнес-тренды этого года – замена текущих систем электронного документооборота на новые у крупных заказчиков. Это и вопросы масштабируемости и миграции данных, и новые сквозные процессы, и необходимость активного подключения персонала к работе в едином корпоративном окружении. Если речь идет о тысячах людей, которых нужно обучить работе в системе, то классические подходы не работают. Требуются системы онлайн-курсов, видео-инструкций, встроенных подсказок, вовлечения и удобный интерфейс, чтобы пользователи смогли начать работу с первого входа в систему. Это очередной вызов для ECM-поставщиков и интеграторов.

Со стороны среднего бизнеса и подразделений крупных компаний заметен интерес к легким ECM-решениям, в том числе облачным. Как правило, такие заказчики не обладают крупными бюджетами для разовой реализации глобальных проектов, не имеют достаточного штата ИТ-специалистов, но при этом требовательны к функциональности. Открывается перспективная ниша.

Стала набирать обороты мобильность, причем в практической плоскости потребители смотрят на специально разработанные нативные решения для различных профилей сотрудников под разные устройства. Растет подключение к мобильным интерфейсам и высшего руководства и рядовых пользователей. Заказчики активно «прощупывают» эту часть рынка ECM.

ECM-J: Какие ожидания и планы вашей компании не свершились? Что послужило тому причиной?

В. Бабинцев: Однозначно сказать, что какие-то наши планы не свершились, не могу. Мы следим за ожиданиями и настроением рынка, разрабатываем и предлагаем ECM-решения для закрытия насущных проблем, так и такие, которые на шаг опережают потребности клиентов. Те же системы вовлечения (игрофикация) и быстрого обучения, нативные мобильные приложения. Их рынок ждет от вендора-лидера, но пока не готов массово применять. Это работа на будущее, с высокой долей риска.

Если касаться тем, которые окружают рынок ECM, активно обсуждаются, но пока не нашли практической реализации, то это управление большими данными и аналитика. Массовый рынок оказался не готов использовать инструменты анализа, просто не накоплено достаточное количество данных, не определены заказчики и потребители результатов.

Дал о себе знать и кризис. Клиенты замораживают бюджеты на крупные инвестиционные проекты. Внимание уделяется в основном поддержанию эффективности ключевых процессов бизнеса: постановка и исполнение решений руководства, финансовое планирование и бюджетирование, снижение кассовых разрывов, снижение дебиторской задолженности, тендерная деятельность. А это не всегда вопросы чисто автоматизации, скорее бизнес-консалтинга и даже корпоративной культуры. Нужно научиться концентрироваться на локальных проблемах и искать малобюджетные пути выхода.

Поставщикам корпоративных ИС необходимо менять подходы к автоматизации, переходить от крупных проектов внедрения к итерационным. Одним из таких вариантов, наша компания видит построение у заказчика lean-культуры, через постепенные малые изменения для оздоровления предприятия в долгосрочной перспективе. И мы развиваем наши ECM-решения в данном направлении.

ECM-J: На какие типы/виды корпоративного контента, не являющиеся «документами», стоит посмотреть вендорам, чтобы развивать свои продукты вне задач организационно-распорядительной документации и делопроизводства?

В. Бабинцев: В компаниях заказчиков достаточно четко выделяется два взаимодополняющих паттерна работы: локальная подготовка контента по своей специализации и подключение службы делопроизводства для вовлечения смежных отделов к его согласованию или исполнению. При этом большая масса информации по старой привычке принимает форму документов – это и договоры с письмами, и служебная переписка. Очевидно, что при работе с поручениями, внутренними записками имеет смысл переходить к другому типу контента – к записям. Такой подход способен раскрыть новые возможности по работе с информацией, например, быстро погружать сотрудников в общую тематику по решенным кругам вопросов (не от документов, а от тематики переписки, включающей набор сопроводительных документов), формировать базу знаний организации.

Также полезно анализировать служебную информацию, сопровождающую бизнес-процессы и работу пользователей в системе: история работы, профили загрузки, время прохождения этапов бизнес-процессов. Например, оценивая историю обращений к документу, вырабатываются правила его автоматического переноса из оперативного в архивное хранилище. Или выравнивается загрузка отдельных специалистов, задерживающих этапы маршрутов. Формируется подборка релевантной информации по поисковым запросам. Каждая организация может продумать набор необходимых ей шаблонов оценки информации за пределами только документов.

ECM-J: Не считаете ли вы, что задачи ECM закрываются другими классами систем?

В. Бабинцев: ECM – это не только класс систем, но и стратегическая инфраструктура управления контентом. С точки зрения бизнес-логики, у каждого отдела компании формируются индивидуальные особенности работы: кто-то обрабатывает большим потоки входящих документов, кто-то общается с клиентами, занимается персоналом или финансовым планированием. И выполнение их конкретных функций завязано на работе в специализированных системах, типа ERP, CRM, HRM, CPM. Но в ходе деятельности сотрудники генерируют и сквозные бизнес-процессы. ECM-система позволяет связать в единую инфраструктуру такое взаимодействие. Поэтому и к охват ее близок к 100% офисных сотрудников.

И перед ECM не ставится цель вобрать в себя функции других классов систем, ее задача – быть основой для налаживания сквозных офисных бизнес-процессов. Поэтому естественно, что часть функциональности будет находиться в смежных системах ИТ-инфраструктуры предприятия.

ECM-J: Может ли ECM-система быть действенным антикризисным инструментом?

В. Бабинцев: Может и должна. Но самое главное, как и при любой автоматизации, – это воля и желание людей, работающих в компании. Если они выделят четкие бизнес-цели, поймут, что нужно оптимизировать, то одним из инструментов станет ECM-система.

Среди направлений оптимизации в кризис с помощью ECM-системы мы выделяем прозрачность и скорость исполнение решений руководства, работа антикризисных комитетов, ведение договорной и тендерной деятельности, согласование счетов, финансовый архив, межкорпоративный электронный обмен. Грамотная связка ECM с другими системами даст мультипликативный эффект.

ECM-J: Согласны ли вы с утверждением, что государство пока слабо воспринимает ECM-рынок как значимый сегмент ИТ-сферы. И почему, как вы считаете, это происходит?

В. Бабинцев: Все последние действия государства говорят об обратном – электронном документообороту и управлению информацией в электронном виде уделяется повышенное внимание.

Возможно, закрался конфликт определений. На текущем этапе государство занимается автоматизацией документо-ориентированных процессов. Да, это нельзя назвать в полной мере управлением контентом, но надо понимать, что любое внедрение технологий идет эволюционно. Сначала автоматизируются очевидные и понятные большинству функции и процессы, потом охватываются новые, и, в конце концов, пересматриваются сами подходы к работе с информацией. Именно сейчас государственные органы переводят в электронный вид ключевые процедуры – оказание услуг населению, обработку поручений, межведомственное взаимодействие. Со временем количественный эффект перерастет в качественный.

Мы часто переоцениваем то, что можем сделать за 1 год, и недооцениваем, что сделали за 5 лет. Государство – самый крупный потребитель ECM-систем – это миллионы пользователей, колоссальный опыт работы с информацией. В один момент перевести всё на новые рельсы невозможно. Но посмотрите на проделанный путь, очень многое из того, что уже сейчас кажется естественным: выдача загранпаспорта, подача налоговой декларации, сбор справок – раньше вообще не оказывалось в электронном виде.