Почему сервис 100%-ного распознавания — это вишенка на торте бухгалтерского документооборота

Илья Петухов

Руководитель проектов развития AI-продуктов, Directum

Подруга моей мамы, Ольга Юрьевна, работает бухгалтером в крупной производственной компании. Отличная зарплата, хороший коллектив, карьерный рост… Картину маслом портит один-единственный факт — в работе много рутины.

В месяц отдел бухгалтерии обрабатывает около 10 000 документов, то есть в день по 95. На обработку и занесение в учетную систему одного комплекта (счет-фактура, товарная накладная, счет на оплату) Ольга Юрьевна тратит 12 минут.

Суммарно коллективу бухгалтеров нужно 19 часов только на обработку входящей первички. Прибавьте ко всему исправление опечаток, ошибок и других неточностей, которые всплывают при занесении, и получите еще несколько часов сверху.

Объем документов с годами только увеличивается, а быстрее работать Ольга Юрьевна не может. Ее физический потолок это 120 документов в день, но и то на пределе возможностей.

История грустная и типичная для бухгалтеров, но не безнадежная. В статье рассказываю, почему.

Приятно познакомиться: интеллектуальное распознавание бухгалтерских документов

Качественно и в срок обработать 10 000 первичных документов в месяц — это реально. Но не без помощи сервисов распознавания. Как раз об одном из них — сервисе 100%-ного распознавания от Directum — я расскажу.

Основная задача этого инструмента — сэкономить время сотрудника и сократить финансовые затраты компании на занесение документов в информационные системы. Другими словами, это интеллектуальный помощник специалиста, который работает 24 часа в сутки, не уходит на больничный или в отпуск, не просит повышения зарплаты.

Оценят «дружбу» с сервисом 100%-ного распознавания все те сотрудники, которые регулярно сталкиваются с рутиной по вводу документов:

• бухгалтеры и специалисты, работающие с первичной документацией;
• секретари приемных и делопроизводители, принимающие входящую корреспонденцию;
• юристы и специалисты договорного отдела, занимающиеся вводом в систему и обработкой договоров;
• менеджеры, коммуницирующие с контрагентами и получающие от них документы разных форматов.

Благодаря интеллектуальному помощнику специалисты в 2-3 раза сокращают трудозатраты на занесение документов и избавляются от ошибок/опечаток, которые ранее были возможны по причине человеческого фактора.

Что еще умеет сервис 100%-ного распознавания:

• идентифицировать вид документа и извлекать из него реквизиты;
• проверить комплектность документов;
• проверить наличие необходимого количества печатей и подписей;
• сопоставлять номенклатуру с заказом;
• предсказывать статью затрат.

Какие документы распознаёт сервис?

Любые. И не важно, формализованные они или нет. Вот лишь краткий перечень:

• счета на оплату;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ;
• УПД;
• счета-фактуры;
• бухгалтерский баланс;
• договоры и дополнительные соглашения;
• письма;
• приказы;
• обращения граждан.

Важная отличительная особенность сервиса в том, что он обрабатывает даже рукописные или нестандартные виды документов, например, договоры с нетиповым составом полей или чертежи. При необходимости можно настроить распознавание под индивидуальные требования компании, указав список извлекаемых реквизитов в зависимости от документа.

Собрал самые распространенные форматы и типы документов, с которыми умеет работать сервис 100%-ного распознавания:

• PDF, в том числе многостраничные;
• одностраничные и многостраничные изображения в формате TIFF;
• фотографии и скан-копии в формате JPEG, PNG, BMP;
• документы Word, Excel, OpenDocument;
• архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, в которых содержатся файлы указанных выше форматов.

Как работает сервис?

Не буду грузить сложными терминами и техническими подробностями. Расскажу простыми словами.

Всё начинается с того, что документ приходит в организацию. Если он поступает в бумажном виде, сначала его сканируют (вручную). Если по электронной почте или через системы обмена (например, Диадок, СБИС) — то внутренние сервисы автоматически забирают документы на распознавание.

Обработка идет по этапам:

1. Интеллектуальные механизмы распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают из содержимого факты.

2. На основании обработанной информации формируется и отправляется задание на проверку верификаторам.

3. Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и при необходимости дозаполняют нераспознанные реквизиты. В целях безопасности они не видят всего объема данных, так как информация передается им частями.

4. Через интеграцию полностью распознанные документы передаются в учетную систему. Схематично обработка документа в сервисе 100%-ного распознавания выглядит так:

Как подключиться к сервису?

Есть два способа.

1. Если вы — пользователь системы Directum RX, то ваш вариант — готовый коннектор для подключения к сервису. Коннектор бесплатный, его настройка занимает 1-2 часа.
2. Если вы используете другую систему электронного документооборота, ваш вариант — настройка интеграции. Для этого есть отдельная инструкция. Благодаря открытому API, сервис интегрируется с учетной системой. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, не затрачивая дополнительные усилия на перенос данных из одной системы в другую.

Как будет выглядеть работа бухгалтера при использовании сервиса?

При использовании сервиса 100% распознавания работа сотрудника будет выглядеть так.

*Перемещение документов между отделами составляет от 10 мин до 1 недели — это время в расчетах не учитываем, но не забываем о нем.

***

Получается, что сервис 100%-ного распознавания как вишенка на торте бухгалтерского документооборота, важный штрих в обработке первички.

Благодаря ему сотрудник избавляется от рутины по занесению документов в систему. Компания тоже получает ценность — пока распознаванием документов занимается сервис, бухгалтерия выполняет действительно важные задачи, в том числе влияющие на прибыль.

Автор фото: wirestock — ru.freepik.com.