Подтверждение выдачи бумажных документов - доверяй, но проверяй.

Сегодня я хочу поднять очень важную и серьёзную тему – тему доверия. Доверия не только к коллегам по работе, но и к системе, в которой каждый из нас с той или иной степенью погружения работает. Иногда это кажется нелогичным, но именно к системе, минимизирующей влияние человеческого фактора, у пользователя меньше доверия, чем к живому человеку.

Один из популярных вопросов, возникающих во время внедрения СЭД: «А как доказать?» Сложнее всего отвечать на этот вопрос в тех случаях, когда выполнение действия и отражение его в системе разнесены по времени, либо действие выполняется одним пользователем, а в системе отражается другим. Остановимся подробнее на одной из таких ситуаций, а именно на подтверждении выдачи бумажных документов.

Процесс хорошо известен и знаком многим: канцелярия, получающая и регистрирующая бумажные оригиналы документов, периодически передаёт эти оригиналы в другие подразделения. При работе с бумажными журналами регистрации проблем чаще всего не возникает – передача документа секретарём сопровождается собственноручной подписью принимающего сотрудника непосредственно в момент получения. Но как быть, когда канцелярия начинает работать с электронными журналами регистрации? Обычно СЭД решают эту задачу включением в РКК некоторого поля, либо группы полей, позволяющих указать сотрудника, которому передаётся документ, и зафиксировать дату передачи. Именно в этот момент мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо подтверждение не только факта передачи документа, но и факта его получения.

Информация, внесённая в СЭД, свидетельствует о том, что секретарь передал документ указанному сотруднику, однако гарантировать это можно лишь в тех случаях, когда заполнение происходит непосредственно в момент передачи. Тем временем, нередко встречается порядок работы, при котором документы раскладываются по ячейкам подразделений. При этом секретарь указывает в системе фамилию сотрудника, ответственного за ячейку, оставляет документ и, по большому счёту, забывает о нём. По факту же документ из ячейки забрать может практически кто угодно, причём отследить это возможно далеко не всегда. Вдобавок система не содержит ни единого свидетельства о том, что упомянутый сотрудник действительно получил документ.

Рассмотрим типичные рекомендации для решения сложившейся задачи:

1. Подтверждать выдачу документов собственноручной подписью, сократив бумажный журнал регистрации до листа учёта выдачи документов, содержащего только регистрационный номер и дату регистрации документа. Информацию о передаче документа вносить в систему только после получения собственноручной подписи. Недостатки данного способа очевидны для компаний, предпочитающих максимально возможное избавление от излишних бумаг. К тому же система по-прежнему будет содержать свидетельство лишь одной стороны - помним о доверии?
2. Сопровождать занесение информации в систему направлением задачи соответствующему сотруднику и считать факт выполнения задания аналогом подписи за получение документа (не забыв регламентировать это внутренними документами). Именно в этом варианте явно прослеживается проблематика разнесения факта выполнения действия и отражения его в системе. Сотрудник, получив задание, может выполнить его, а затем отправиться за документом. В этом случае существует вероятность, что документа в канцелярии может не оказаться. Выполнение задания после получения документа кажется более логичным, однако здесь мы можем столкнуться с элементарной забывчивостью. В дальнейшем, если документ не дай бог будет потерян, сотрудник может заявить, что раз задание не выполнил, значит и документ не получал.

Каждый из способов имеет свой перечень плюсов и минусов и ставит под вопрос то самое доверие, как к коллегам, так и к системе. Я же хочу остановиться на идее, сгенерированной общими усилиями пользователей DIRECTUM Club (спасибо Александру Католикову и Владимиру Винникову), и предусматривающей максимальную автоматизацию процесса и минимизацию влияния человеческого фактора на процесс.

В ходе регистрации документу присваивается штрих-код, позволяющий однозначно идентифицировать данный документ в системе. Штрих-код распечатывается секретарём и наклеивается на бумажный оригинал документа. Дополнительно в системе разрабатываются индивидуальные штрих-коды для каждого сотрудника и любым удобным способом наносятся на персональные носители, в частности - электронные пропуска. При получении документа сотрудник вначале подносит к считывателю свой штрих-код, а затем штрих-коды получаемых документов. При этом в систему автоматически вносится информация о реальном получателе документа и времени получения с точностью до секунды.

Возможен альтернативный вариант, при котором после считывания карты на экран выводится список РКК / документов, в адресатах которых указано подразделение, в котором числится сотрудник, пришедший за оригиналом документа. Секретарь множественным выбором выделяет документы, которые необходимо выдать работнику, и подтверждает выдачу. Получающий сотрудник сверяет выбранные секретарём документы с реально полученными и, если все сходится, повторно считывает карту. В систему автоматически вносится информация о передаче документов, при этом в следующую выборку данные документы уже не попадут.

Помимо изящного решения распространённой задачи классического делопроизводства, реализация озвученных идей проиллюстрировала возможность успешной интеграции СЭД и СКУД: персональные карты сотрудников могут использоваться и без необходимости разработки дополнительных штрих-кодов - интеграция двух систем позволяет по коду карты однозначно определить сотрудника в системе.

Поделитесь и Вы своими идеями решения подобных задач.