Подводные камни внедрения ИС или чьи в лесу шишки?

В современном российском бизнесе происходят, порой, удивительные вещи. Большое процветающее предприятие может иметь буквально считанное количество компьютеров с допотопным программным обеспечением, а слабая, еле сводящая концы с концами фирма будет демонстрировать в офисе самые современные информационные технологии. Почему это происходит? Правильно ли это? Как сделать так, чтобы компьютеризация действительно привела к положительным изменениям в бизнесе?

Этап нулевой. Мы с тобой два берега…

Даже если в фирме компьютеризация коснулась только бухгалтерии и секретарши начальства, которая успешно перешла от lines к минёру, все равно в ней должен быть хотя бы один человек, заставляющий все эти «железки» работать. Почему же он не в состоянии убедить свое руководство внедрить современные ИС? Представим себе следующий диалог.

Системный администратор (СА): Виктор Федорович! У нас сервер – такое дерьмо, он не выдает и 300 мегагерц, и винт никуда не годится. Я бэкап по полдня делаю, а мне еще пароли обновлять надо и сайт поддерживать.

Виктор Федорович (ВФ): Ты сколько в прошлом месяце денег просил? Две тысячи долларов? И где они?

СА: Так я ж апгрейд делал у главного инженера и в бухгалтерии тоже. Да и счет за Интернет нам выставили сами видели какой!

ВФ: Ну, про Интернет ты мне не говори! Сам накачал половину. Короче, у меня тут на сырье деньги взять неоткуда, а еще ты со своими глупостями лезешь! Иди, и только попробуй мне из сметы в следующий раз вылезти!

В чем причина такого разговора? Непонимание! Собеседники говорят на разных языках, поэтому никогда не смогут договориться. В данном случае сисадмин является заинтересованным лицом, поэтому он должен научиться уговаривать свое руководство в необходимости затрат на ИТ. Как ему это сделать? Прежде всего, необходимо четко понимать, что директору предприятия глубоко безразличны проблемы ИТ отдела сами по себе. Для него это такой же обслуживающий отдел, как и АХЧ. Значит, необходим другой подход. Какой?

Любого руководителя в работе фирмы интересуют главным образом несколько слов: оборот, затраты, прибыль. На них он и будет реагировать прежде всего. Поэтому к разговору с руководством необходимо готовиться заранее. Итак…

Этап первый. Разговор на заданную тему

Какую информацию необходимо предоставить руководству для обоснования необходимости внедрения информационных технологий? Ему нужны ответы на следующие вопросы:

1.               Где фирма теряет деньги из-за отсутствия должной ИС?

2.               Каковы потери количественно?

3.               Что необходимо сделать, чтобы снизить эти потери?

4.               Сколько это будет стоить?

5.               Сколько это будет длиться?

6.               Каков, в итоге, выигрыш от реализации проекта?

Если компьютерщик не готов ответить на эти вопросы, то говорить с ним, увы, никто не будет.

Я сознательно избегаю таких слов, как бизнес-план, рентабельность, инвестиции и банковский процент. Для первого разговора с боссом эти слова не нужны. Собственно говоря, не нужны они и потом, поскольку конкретные расчеты окупаемости внедряемой ИС лучше всего оставить специалистам – экономистам, финансистам и плановикам. Главное на первом этапе – обосновать в общих чертах экономическую целесообразность проекта, его значимость и эффективность.

Безусловно, возможны другие варианты убеждения. Например, можно объяснить, что сейчас ни один уважающий себя бизнесмен не работает без CRM и ERP, или сказать, что все конкуренты уже сделали себе сайты. Беда в том, что этот путь, во-первых, ненадежен, поскольку вашего директора могут не убедить такие пиаровские штучки, а во-вторых, неудача внедрения будет более вероятна, если предварительно не будут проработаны все экономические вопросы. Неудача внедрения в итоге может сыграть злую шутку с самим ИТ специалистом, который, в лучшем случае, потеряет кредит доверия, а в худшем – свое место.

Этап второй. "Я думаю, торг здесь уместен".

Как я уже сказал, экономическое обоснование должны делать экономисты, однако, если сисадмин не возьмет в свои руки тяжелый труд участия в этом процессе, то лучше всего ему и не затевать этот проект. «Экономика должна быть экономной». Лозунг этот не потерял своей актуальности и по сей день, поэтому любой уважающий себя экономист будет искать любую возможность удешевления проекта. Единственный человек, который может ему помешать – это наш ИТ специалист, который понимает, во что эта экономия ему выльется. На чем, как правило, экономят при внедрении ИС?

                   На самой системе. Зачем покупать дорогую систему «Альфа», если можно купить на порядок дешевле систему «Бета»? Задача специалиста – сравнить системы по критерию цена/качество при условии выполнения системой требуемого набора функций.

                   На внедрении системы и адаптации ее к данному производству. У нас в фирме большой компьютерный отдел, неужели они не смогут это сделать? Увы, не смогут. Вернее, смогут, но это выльется в удлинение срока внедрения в несколько раз и, как следствие, в удорожание всего проекта.

                   На обучении персонала. Разве мои компьютерщики не смогут обучить моих производственников (снабженцев, менеджеров по продажам) работе с системой? За что я им тогда плачу деньги? Совсем не за это. Обучение, опять-таки, удел профессионалов. Безусловно, свои компьютерщики выучатся работать в системе, смогут они худо-бедно научить и маркетологов с плановиками, но качество этого обучения обойдется в ошибки, поверхностность и начетничество. А все это неизбежно снизит эффект от внедрения системы.

                   На комплектации закупаемой системы. Большинство современных ИС имеет модульную структуру с некоторым минимальным ядром, на которое «навешиваются» дополнительные блоки. Зачем покупать полную версию, давайте возьмем ядро, а наши специалисты, при необходимости, доделают остальное. Однако набор функций, присутствующих в ядре, настолько узок, что свойства системы не будут соответствовать декларируемым в рекламных проспектах, о чем производитель системы может и умолчать. Доделка же собственными силами превращается нередко в сборку Мерседеса кустарем-одиночкой.

                   На дальнейшее сопровождение системы. Зачем платить сумму, сопоставимую со стоимостью самой системы, мы же ее поставили уже, она работает. Что же еще надо? К сожалению, система тоже может ломаться, давать сбои, к тому же, не все можно предусмотреть при ее отладке и установке. И если за эту работу возьмется новый человек, слабо знакомый с идеологией системы, то проблему можно только усугубить.

Этап третий. "Командовать парадом буду я!"

Экономические показатели внедрения являются лишь поводом для внедрения ИС. Закупка компьютеров, программного обеспечения, прокладывание сети и настройка всего комплекса, безусловно, являются важной частью внедренческого процесса, однако основным его элементом, все-таки, является человек. И, прежде всего, еще до начала работ по установке ИС необходимо четко определить, кто является главным действующим лицом проекта. Опыт работ с различными фирмами показывает, что успех внедрения любой ИС зависит от того, кто из главных лиц проталкивает ее в фирме.

Даже благополучная отладка системы не приведет к ее действительному внедрению, если эта система не будет непрерывно пополняться данными, которые используются в каждодневной работе фирмы. Необходима кропотливая ежедневная работа, направленная на то, чтобы вся информация, которая должна быть в системе, действительно в нее попала. Иначе ни один специалист не станет пользоваться системой, информация в которой не соответствует действительности. Только первые лица фирмы в состоянии своим авторитетом заставить работников пополнять систему информацией в режиме реального времени.

Парадокс заключается в том, что первые лица в фирме отнюдь не всегда заинтересованы во внедрении ИС. Причин здесь несколько:

                   Отсутствие убежденности в результативности проекта

                   Боязнь формализации неформальных потоков информации

                   Неготовность к применению компьютера в своей работе

                   Нежелание обременять себя «лишней» работой. Впрочем, справедливости ради отметим, что истинными противниками внедрения системы будут рядовые работники фирмы – основные пользователи системы. Здесь основными мотивам будут:

                   Нежелание переучиваться и усложнять себе жизнь новшествами

                   Боязнь усиления контроля со стороны начальства

                   Неверие в пользу от внедрения ИС.

Единственным союзником ИТ специалистов в борьбе за информатизацию выступает среднее управленческое звено фирмы. Именно они в наибольшей степени заинтересованы в отдаче от ИС. Именно среди них стоит вербовать себе союзников. Ничего странного в этом нет. Среднее звено, с одной стороны, нуждается в информации для управления нижестоящим звеном, с другой стороны, должно отчитываться перед вышестоящим. Поэтому хорошая ИС для них является просто спасением. Однако повторю, все их усилия будут тщетны, если кто-либо из первых лиц не возглавит этот процесс.

Короткое заключение

Неизбежность информационного общества становится настолько очевидной, что убеждать кого-либо в его глобальном преимуществе не приходится. Однако тактика включения фирм в этот глобальный вектор развития трудна и противоречива. Очень легко читать статьи про умные машины, автопилоты и Интернет, и очень тяжело внедрять его достижения в одной отдельно взятой фирме. Но, ступив один раз на эту тропу, мы вынуждены будем идти по ней, внедряя новее информационные системы и технологии. В этом и состоит роль бойцов информационного фронта. Ведь битва за информацию – это битва за будущее фирмы, страны и общества в целом.