Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Потеряет ли электронный документ юридическую силу, если его распечатать?

Время чтения: 3 минуты
3
Потеряет ли электронный документ юридическую силу, если его распечатать?

Такой вопрос поступил в редакцию ECM-Journal. В ситуации разобралась Наталья Кучеренко, аналитик Directum.

— Если вы хотите распечатать электронный документ и при этом сохранить его юридическую силу, то придётся выполнить несколько требований.

Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле? Первое — если документ согласовали и подписали в системе электронного документооборота, то для дальнейших действий с ним в бумажной форме нужно также распечатать лист согласования. Он — неотъемлемая часть электронного документа и содержит информацию о том, когда именно его сформировали и в какой системе проводилось согласование. Этим действием мы соблюдаем п. 2.9 Правил делопроизводства.

Второе требование, которое также описано в Правилах, — распечатка электронных документов. Выполняется, если в дальнейшем нужно работать с ними как на бумажном носителе, должно быть утверждено в организации. Обычно это действие фиксируется в корпоративной инструкции по делопроизводству.

Третий момент описан в ГОСТ З 7.0.97-2016. Согласно этому стандарту, нужно учесть новый реквизит — отметку об электронной подписи. Она применяется для визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. При печати электронного документа элементы отметки должны быть читаемыми и отображаться в масштабе 1 к 1.

В п. 5.23 прописаны правила, как оформлять и где размещать этот реквизит:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи должна включать фразу «Документ подписан электронной подписью». Также в ней содержатся номер и срок действия сертификата ключа электронной подписи, ФИО владельца сертификата.

Кроме того, реквизит может включать изображение эмблемы или герба органа власти (организации) или товарного знака (знака обслуживания), что также описано в действующем законодательстве.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 3

Вадим Майшев 2 декабря 2021

Электронный документ невозможно «распечатать» без потери юридической силы. Юридическая сила ЭД обеспечивается электронной подписью, которую можно проверить только средством электронной подписи (а оно на бумаге не работает). Единственный вариант — сделать заверенную копию ЭД. Проверяем средством ЭП действительность ЭП (на момент проверки), если все в порядке, то распечатываем (сохраняя все реквизиты) и заверяем в установленном порядке (штамп, дата, должность, ФИО, собственноручная подпись уполномоченного лица и т. п.). Все другие варианты «распечатки» — это незаверенные копии (с соответствующей условной юридической силой).

Как правильно отметил Вадим, при распечатывании документа создается простая копия, которую, при желании, можно заверить. Определённая правовая и доказательная сила у копии может быть, но она заведомо будет ниже чем у электронного подлинника, и будет зависеть от того, где и как копия будет использована, от способа заверения и т. п. Юридическая сила, она к тому же не «в натуре», а «чисто конкретно» — в зависимости от правоотношений; при разборе полётов с собственным сотрудником и незаверенная копия может «сыграть». — Особо стоит случай, когда создается дубликат: распечатанный (в течение разумного периода времени после появления на свет оригинала) документ подписывается при этом теми же лицами, которые подписали электронный подлинник. Тогда, если всё сделано правильно, правовая сила будет у «бумаги» такая же, как у электронного подлинника. — Отметка о наличии электронной подписи скорее создает лишние риски, чем усиливает доверие. В оригинале этой отметки нет, она не создается с помощью надёжных автоматических средств, её подделает даже ребёнок, проверить её нельзя никак и никакой заверяющей силы у неё нет и быть не может, — это просто информационный штампик.

Кстати, есть страны, где к штампикам о наличии УЭП относятся серьёзно (и на эту тему даже европейский стандарт есть) — их создают в автоматическом режиме на базе проверенной автоматом УЭП, и в них включается не та ерунда, которая предусмотрена российским законодательством, а сведения, действительно позволяющие удостовериться в полномочиях подписанта и проверить подпись и/или документ (например, гиперссылка на соответствующий реестр документов или сайт УЦ). И уж если ставить такие штампики, то поставить штампик о наличии простой электронной подписи сам бог велел! :)

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь