Поздравляем, у вас удалёнка! Опыт руководителей

Необходимость работать дома – реальность, с которой столкнулись российские компании в считанные недели. Например, задолго до введения режима самоизоляции о переводе сотрудников на дистанционную работу объявили «Почта России», Rusal, Mail.ru Group, En+ Group и другие организации.

Поделиться опытом (как успешным, так и поучительным) этого перехода мы попросили экспертов ECM-Journal.

– С какими проблемами вы столкнулись, когда перешли на дистанционный вариант работы?

Вадим Ковалев, руководитель отдела продаж в московском филиале компании Directum:

– Одна из ключевых проблем на удалёнке – полное отсутствие «осмотической» синхронизации. Это когда просто слушая разговоры коллег, все начинают более-менее понимать, чем заняты остальные. Для устранения этой сложности стали проводить daily meetings (ранее такой практики не было).

Митинги проходят с самого утра в одно и то же время — это неплохой «ритуал» для старта работ каждый день. Присутствие всех обязательно. Ранее мы не могли обсудить что-то вместе с коллегами, так как были регулярные утренние выездные встречи с клиентами. Теперь вместо них – конф-коллы.

Продолжительность ежедневного митинга — 15 минут, и сложнее всего соблюсти регламент. Чтобы встречи не затягивались, используем онлайн-сервис для управления небольшими проектами.

Всё то же отсутствие личного общения привело к дополнительным регулярным встречам и синхронизациям на разных уровнях. Но этот процесс пока ещё выстраивается.

Кристина Буханцева, руководитель отдела рекламы и связей с общественностью, Банк РостФинанс:

– Филиалы нашего банка находятся в разных городах. Например, бухгалтерия – в Ростове-На-Дону, рекламный отдел – в Санкт-Петербурге. Поэтому удалённая работа с электронным документооборотом для нас была актуальна ещё до того, как это стало необходимостью.

Первое время коллеги хранили все документы в бумажном виде, но после проведения дополнительного обучения и ряда управленческих мер мы стали видеть лояльность к электронному документообороту.

Иван Ковпак, генеральный директор и основатель Образовательной Платформы Heartbeat Education в Москве:

– Наша компания изначально работала в режиме распределенной команды. Для эффективной организации работы мы установили правила:

• ежедневный созвон команды;
• еженедельная видеоконференция;
• постановка задач только в сервисе управления проектами;
• если нет диалога в рабочем мессенджере, то это не обсуждалось.

Организационно для такой работы мы сразу подбирали тех людей в команду, кто имеет сильный навык самомотивации и эффективно коммуницирует с коллегами, а также чувствует себя как рыба в воде при работе с облачными приложениями.

Это было важно, потому что мы на 100% перешли на электронный документооборот, включая подписание договоров и использование инструментов совместной работы. И поиск людей, которые органично себя чувствуют в таком формате работы, был нашей главной проблемой.

Валерий Свириденко, основатель Digital-агентства Xseven:

– У большинства наших сотрудников нет опыта работы дистанционно. Мы всегда работали в офисе и взаимодействовали друг с другом очно.

Здесь возникает первая проблема — сложность организации своего рабочего дня. Сотруднику нужно самостоятельно и чётко формулировать задачи на целый день и неделю.

Чтобы правильно спланировать рабочий процесс на удалёнке, нужно, как минимум, знать основные принципы тайм-менеджмента и постановки задач. Мы пользуемся технологией SMART. Она позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить реальные сроки работы, определить ресурсы, предоставить всем участникам процесса конкретные задачи.

Вторая проблема — взаимодействие. Здесь помогут мессенджеры, программы видеоконференцсвязи и, опять же, самодисциплина и ответственность. У нас есть и остаётся рабочий чат в мессенджере. Для видеопланёрок выбрали Skype.

Утром и вечером у каждого отдела проходят онлайн-планёрки по Skype вместе с исполнительным и генеральным директором. С клиентами мы общаемся в режиме видеоконференцсвязи и в мессенджерах.

– Потребовалась ли дополнительная цифровизация?  

Вадим Ковалев, Directum:

– В нашей компании изначально очень высокий уровень готовности процессов, систем и инфраструктуры к дистанционной работе.

Самая большая сложность на текущий момент — необходимость что-то забрать из офиса (монитор, гарнитуру и т.п.). Многим нужно совершать отдельную многочасовую вылазку.

Почти все очные встречи с клиентами отменены, все демонстрации наших продуктов проводим удалённо, для этой цели начали использовать и тестировать платформу для видеоконференций.

Кристина Буханцева, Банк РостФинанс:

– В текущий момент мы хотели бы полностью уйти на электронный документооборот. Если это удастся, многим сотрудникам не надо будет посещать офис. Это позволит компании обезопасить свой коллектив в сложившейся в мире ситуации.

Никита Цаплин, управляющий партнер RUVDS.com:

– Нам повезло в том, что у нас и так уже всё было цифровизировано. Сисадмины всегда настраивали серверы дистанционно. Техподдержка сохранила привычное расписание работы 24/7 даже на удаленке — нам понадобилось просто сделать переадресацию конечных звонков на мобильные сотрудников — мы пользуемся онлайн-телефонией и там это делается быстро.

Большая часть документооборота у нас автоматизирована: в личном кабинете можно скачать договор, акты и акты сверок с печатью. Для тех, кому нужны оригиналы, существует курьерская доставка. Так же поступаем с входящей бумажной корреспонденцией — курьер ежедневно посещает офис, забирает документы и развозит на печать и подпись.

Чтобы не подставиться, мы также составили чек-лист контрагентов и отметили свои уязвимые места: чей отказ работать может остановить ваши бизнес-процессы — для нас это были поставщики оборудования. Провели ревизию всех ремкомплектов во всех ЦОДах и доукомплектовали запас на случай того, что нас подведут поставщики железа.

Фото: ideanomics.ru