Правда или ложь: 4 неудобных вопроса о внешнем ЭДО

Можно ли хранить бумажную первичку в электронном виде? Kакие сложности стоит учесть при переходе на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами? На эти и другие вопросы читателей ECM-Journal отвечает руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов.

Правда или ложь №1. Говорят, что достаточно оцифровать бумажную первичную документацию и хранить ее в электронном виде. Это легитимно?

– Ложь. В каком виде создан и подписан оригинал, в таком и нужно его хранить. В России архивирование электронной документации регламентируется теми же нормативными актами, что применяются к бумаге. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а требования конкретно по бухгалтерским документам – № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ответственность лежит исключительно на налогоплательщике. То есть если вы решили перейти на ЭДО, то именно вам придется самостоятельно обеспечить сохранность документов.

Существует три варианта: хранить локально, на носителях или в облаке. Что именно выберете вы, неважно. С точки зрения закона никаких требований нет.

Главное – хранить документы в течение периода, установленного законодательством. При этом нужно иметь возможность воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Учитывая, что некоторые документы находятся в архиве десятилетиями, важно следить за актуальностью форматов. Пример: еще недавно основным расширением текстового файла был .doc, а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные. И пока сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Правда или ложь №2. Обычно вендоры говорят только о преимуществах ЭДО. Но есть случаи, когда от бумажного документооборота проще отказаться. Это правда?

– Положительные стороны перехода на ЭДО действительно звучат чаще. Среди факторов «за»:

электронный документооборот с контрагентами намного выгоднее бумажного. На отправку документа в сервисе обмена вы тратите в среднем 7 руб., почтой – 35, курьерской службой – 300. И при этом вы существенно снижаете канцелярские расходы;

на подготовку, обработку, подписание, корректировку и доставку электронных документов уходят считанные минуты. На аналогичные работы с бумажным экземпляром вы тратите дни, а иногда и недели;

закрывающие документы из любой точки страны также поступают к вам за минуты, они не теряются в пути. Это ускоряет оплату от контрагентов за услуги или поставленные товары, сокращает кассовые разрывы;

используя электронный архив, вы легко найдете нужный документ. Удобно, если необходимо быстро представить документы по истребованию ФНС;

электронные документы, переданные через оператора ЭДО, обладают юридической значимостью и их можно представлять в суд.

Кроме того, вы можете использовать сервис обмена для упрощения работы с удаленными сотрудниками и клиентами, быстрого сопоставления номенклатур и других конкретных задач.

Однако переход на внешний ЭДО – это всегда новые организационные задачи и трудозатраты. Речь не только о том, что вашим сотрудникам нужно обучаться работе с электронными документами. Потребуется также скорректировать бизнес-процессы, внести изменения в регламент работы и другие внутренние документы компании.

Еще одна сложность, с которой сталкиваются многие компании, – недостаточная квалификация собственных специалистов, ответственных за внедрение ЭДО. Тема пока новая, компетенций действующих сотрудников часто не хватает. Именно поэтому важно, чтобы ваш оператор ЭДО занимал активную позицию, консультировал по возникающим вопросам.

Правда или ложь №3. Внедрение ЭДО требует больших затрат, а экономический эффект достигается долго и редко. Так?

– Не согласен. Рассмотрим расходы на примере компании, которая планирует отправлять контрагентам до 1000 документов в месяц. Подписывать их будут 10 работников. Что нужно учесть?

1. Стоимость сертификата ЭП – около 1600 руб. в год. Если вы рассчитываете, что подписывать документы в сервисе обмена будут 10 сотрудников, то общие расходы по этой статье составят 16 тыс. рублей. Если планируете заказать сразу много сертификатов, удостоверяющий центр может предложить хорошую скидку.

2. Тарифный пакет, или оплата оператору ЭДО за исходящие документы (входящие обычно бесплатны). Цена зависит от объема вашего документооборота: чем выше количество исходящих, тем ниже цена за один документ. Так, если при малых объемах внешнего документооборота она составит около 7 руб., то в случае с трафиком 1000 исходящих в месяц вы отдадите примерно по 5,5 рублей. Некоторые операторы дополнительно берут плату за подключение к сервису (500 руб.).

3. Автоматизация бизнес-процессов и сопутствующие расходы. Чаще всего это оплата сотрудникам за время, затраченное на обучение работе в сервисе обмена и общение с контрагентами, покупку интеграционных решений и т.д. рассчитывается индивидуально. Давайте представим, что инфраструктура вашей компании и сотрудники уже готовы к переходу на ЭДО. На обучение работе в сервисе они затратили 2 часа. При оплате в 500 руб./час общие расходы составят 10 тыс. рублей.

Складываем общую сумму: 16 000 + 5,5*1000*12 + 10 000 = 92 000 рублей. Для заданных параметров это минимальная стоимость внедрения внешнего ЭДО.

Переход на электронное взаимодействие с контрагентами окупается всегда – эффект заметен уже в течение первого года, максимум – трех лет. Выгоду рассчитать легко, смотрите пример сравнения затрат на документооборот с контрагентами в компании:

Правда или ложь №4. Все операторы ЭДО одинаково хороши. Или нет?

– Ложь. Обычно такое мнение возникает, когда клиент недостаточно хорошо разобрался в предложениях на рынке.

Если вы выбираете сервис обмена, советую придерживаться четырех правил. Во-первых, оцените, насколько программное решение оператора удовлетворяет вашим потребностям. У некоторых, например, нет интеграционных решений с вашей информационной системой, у других – нужной вам возможности для массовой отправки контрагентам и т.д.

Во-вторых, обратите внимание на техподдержку провайдера. Протестируйте обратную связь. Уже при первом общении можно выяснить, насколько качественно организована помощь клиентам.

Третье – подключение контрагентов. Важно, готов ли оператор взять эту задачу на себя. Обязательно выясните, что именно провайдер может предложить вам, если контрагенты не захотят переходить на электронный документооборот. Узнайте, с какими операторами у него уже есть роуминговые соглашения – если их мало, то обмен с клиентами других провайдеров может для вас стать проблемой.

В-четвертых, важна стоимость. Хотя существенной разницы между предложениями на рынке нет. Дополнительный фактор, который вы также можете учесть при выборе оператора, – есть ли в его «копилке кейсов» проекты компаний, аналогичных вашей. Возможно, уже есть готовые решения, а значит, реализовать проект такому оператору будет намного проще.

Источник: Synerdocs. Аналитика. 4 неудобных вопроса о внешнем ЭДО