Единая система внутреннего и внешнего документооборота для средних компаний

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Обмен с контрагентами через оператора ЭДО – это простой и удобный способ взаимодействия, и его может быть достаточно для простого обмена. Но какие системы и в каких комбинациях использовать организации, у которой растет и изменяется не только бизнес, но и внутренние процессы?

Для начала давайте разберемся с задачами, которые решает небольшая компания с помощью сервиса обмена. Понятно, что основная цель – это создание, подписание, обмен электронными документами с контрагентами, но есть и другие потребности:

●    Хранение в облаке: позволяет обойтись без собственного электронного архива, при этом документы без проблем можно найти и выгрузить локально, в том числе для представления в налоговую.

●    Минимальное согласование (тоже можно найти в системах операторов ЭДО): позволяет закрыть самые базовые требования, например, возможность поставить отметку о том, что кладовщик или менеджер приняли документ без претензий.

До определенного момента перечисленная функциональность закрывает основные потребности компании. Но с ростом бизнеса появляется больше сотрудников и процессов, которыми нужно управлять, например:

●    Организация подключается еще к одному или нескольким операторам ЭДО.

●    Усложняется ИТ-инфраструктура. Кроме учетной, может появиться еще и биллинговая система.

●    Нужно обеспечить сертификатами ЭП еще нескольких сотрудников и разграничить их права доступа к определенным видам документов.

●    Разделяются согласующие по разным видам документов, их становится больше, появляется необходимость вести упорядоченный реестр договоров.

●    Увеличивается объем документов – хранить только в системе обмена уже неудобно. К тому же поиск становится сложнее.

●    Нужно представлять в налоговые органы большие объемы первички, а пара тысяч документов в квартал – это уже много.

Наступает момент, когда возможностей веб-клиента сервиса обмена недостаточно для решения такого количества задач, и нужна внутренняя СЭД. На рынке не так много ECM‑систем с необходимой функциональностью, но среди общего числа предложений мы должны выбрать подходящее. Для этого выделим основные требования к системе:

1.   Работа с электронной подписью, так как речь идет об электронных документах, которые будут отправляться через оператора ЭДО СФ.

2.   Интеграция с существующими системами. Идеальный вариант – готовое решение, которое позволит сотрудникам выгружать документы из учетной системы в СЭД, согласовывать там и отправлять контрагенту через сервис обмена.

3.   Возможность гибкой настройки маршрутов согласования документов, чтобы, к примеру, договоры согласовывали одни сотрудники, а первичные документы – другие.

4.   Интеграция с несколькими операторами ЭДО. Конечно, эту задачу решает и роуминг, но некоторые компании подключаются к нескольким основным операторам сразу, и здесь как раз поможет система, способная предоставить единое окно для отправки в разные сервисы обмена.

5.   Ряд стандартных для ECM функций, таких как разделение прав доступа, поиск документов по разным критериям, возможность работы распределенной команды.

Выбираем систему для средних компаний

Скорее всего, на данном этапе развития компании крупная система не нужна. У нее много настроек для сложных процессов, зачастую излишних для среднего бизнеса. К тому же за них приходится переплачивать. Поэтому можно выделить еще критерии для выбора системы:

1.   Легкая покупка и поддержка. Например, абонентская плата за определенный период, которая не требует приобретения нескольких разных лицензий на модули системы и отдельную техническую поддержку.

2.   Простая установка и быстрый запуск. В зависимости от задачи устанавливается уже готовое решение, включающее все стандартные процессы, в том числе обмен с контрагентами.

3.   Возможность выбора варианта хранения в зависимости от имеющихся ресурсов: хранение локально или в облаках. При этом учитываются и потребности компании в удобном поиске документов.

4.   Количество пользователей и документов. Так, если нужно автоматизировать 500 рабочих мест и требуется хранить 20 000 документов в течение ближайших 5 лет, то приобретение системы, которая позволяет поддерживать работу тысяч пользователей и хранить сотни тысяч документов, может быть нецелесообразным. На рынке есть предложения с необходимой функциональностью и с меньшими, но достаточными мощностями.

Что в итоге вырисовывается? Средним компаниям нужна легкая облачная СЭД, ориентированная на растущий бизнес, легкая в освоении и внедрении, и тесно интегрированная с системами обмена. Например, среди продуктов компании DIRECTUM таким решением является DirectumRX. Это более простая реализация СЭД, которая позволяет разработчикам тратить меньше времени и ресурсов на создание и поддержку, а заказчикам – решать основные задачи по приемлемым ценам.

Вместо заключения

Средние компании, как правило, задумываются о подключении к системам обмена под влиянием крупных поставщиков. В таких условиях должна быть возможность быстро и просто начать обмен, не забыв при этом про процессы внутри компании. Именно поэтому сейчас начинают появляться решения, готовые с небольшими затратами закрыть основные потребности компании по внутреннему и внешнему документообороту. В итоге заказчики любых уровней могут найти систему под свои потребности и обмениваться электронными документами.

Источник: Synerdocs