Реально ли сокращение 30% госслужащих из-за СЭД?

Редакция PCWeek выяснила мнение экспертов, по поводу распространённой новости о том, что мэр Москвы Сергей Собянин заявил о решении сократить численность штата госслужащих столицы на 30% ввиду системного подхода к оптимизации и повышению эффективности деятельности органов государственной власти. В связи с этим на вопросы журналиста Ольги Звонаревой ответил бизнес-аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер. Полный текст материала можно найти на сайте PCWeek.

PCWeek: Каким образом, на ваш взгляд, использование ИТ-технологий (электронный документооборот, электронные госуслуги, взаимодействие с пользователем) способствует оптимизации рабочих процессов, и действительно ли позволит задействовать меньшее числа работников без ущерба для качества работы, оказания услуг, внутреннего взаимодействия? Возможно ли это для госведомств?

Максим Кайнер: Новость подана громко. Тем не менее, озвученное в заголовках тридцатипроцентное сокращение чиновников — эффектное преувеличение. Речь идет о сокращении около 3 000 служащих в структуре Правительства города и, возможно, в ряде подведомственных учреждений. Если говорить обо всех чиновниках столицы, процент сокращения не будет столь большим. Кроме того, Сергей Собянин сказал, что будут сокращены «в основном работники вспомогательных служб: кадровых, юридических, информационных».

Говорить о том, что автоматизация сыграла здесь ключевую роль, нужно с осторожностью.

Судя по опыту внедрения DIRECTUM в госорганах и построения на основе СЭД систем исполнения регламентов и межведомственного электронного взаимодействия в нескольких регионах, оптимизация процессов облегчает работу служащих, позволяет предоставлять госуслуги в строго установленные сроки, но не лишает людей работы. В Удмуртской Республике мы вместе с Агентством информатизации и связи (ранее — Министерство) перевели в электронный вид более 170 услуг, внутри Правительства региона удалось уйти от использования бумаги, но это не создало прецедент для сокращения числа служащих, а обеспечило новый уровень качества обслуживания жителей республики.

Важно то, что внедрение любой системы предполагает оптимизацию существующих процессов. Соответственно, какие-то процессы могут быть упрощены, в том числе какие-то роли могут оказаться ненужными. Сотрудники, ранее задействованные в выполнении данных ролей, частично освобождаются, что позволяет им уделять внимание более полезной работе. Ключевые же сотрудники, принимающие непосредственно участие в процессах, после автоматизации могут не только не разгрузиться, но и — за счет повышения общей эффективности — оказаться более занятыми. Ускоряется процедура обработки документов, поиска сопутствующей информации, подготовка и передача ответа запросившему, что выливается в новый уровень качества обслуживания. Это идеальная ситуация.

Наличие возможности резкого сокращения штата госслужащих в Правительстве может свидетельствовать о том, что изначально, до автоматизации, процессы были выстроены не так эффективно. Также можно предположить, что свою роль сыграло естественное омоложение состава служащих, это позволяет больше задействовать именно информационные технологии, знакомые и понятные молодым людям. Но в целом, возможно, сокращение штата — это заявленная цель, которая еще не подкреплена расчетами и выкладками.

PC Week: Работает ли подход с сокращением служащих в подобных случаях в коммерческих структурах?

Максим Кайнер: В коммерческих структурах человеческий капитал является одним из самых дефицитных. Поэтому внедрение системы электронного документооборота и автоматизация ключевых бизнес-процессов не приводят к сокращению штата.

Полноценная ECM-система облегчает работу, самостоятельно выполняет ряд рутинных операций за предметных специалистов, повышает прозрачность, контролируемость бизнеса, в результате процессы ускоряются и растет эффективность труда.

Оценки на реальных проектах показывают, что после внедрения системы 70–80% экономии приходится именно на сокращение внутренней стоимости процессов и на устранение рисков (утеря документов, несвоевременные ответы и т.п.), а вовсе не на снижение затрат на материальные ресурсы (печать и т.п.). Парадоксально, но есть примеры, когда внедрение ECM не только не сокращало количество печатаемых документов, а увеличивало его, так возрастала производительность.

Окупаемость вложений в систему достигается не за счет сокращения штата сотрудников. При этом по последним оценкам экспертов AIIM 60% компаний, внедривших ECM и организовавших безбумажную работу, окупили инвестиции в технологию за 1 год или даже меньше, а 77% — менее чем за 1,5 года.

Источник: PCWeek