Регламентирующие документы: как создать и использовать для улучшения работы компании

В жизни любой организации наступает момент, когда накапливается большое количество регламентирующих документов, которые регулируют бизнес-процессы компании. Документы хранятся в разных местах, часть на бумаге, часть в электронном виде, но в разных системах. Непонятно, как подготовить очередную инструкцию, с кем ее согласовать, а может она уже ранее была подготовлена коллегами? Часто работники теряют время из-за длительного ознакомления с документами по технике безопасности, стандартами и другими важными нормативами.

Как перевести максимум документов и процессов в цифру Постоянные обновления, проверка на дубли и контроль сроков действия также требуют больших затрат времени и сил. Это приводит к снижению производительности и эффективности работы. Особенно это актуально, если в компании большой штат сотрудников, многие из которых находятся в удалении от офиса.

В статье разберемся, как оптимизировать работу с регламентирующими документами.

Примеры и определения регламентирующих документов

Регламентирующие документы (РД) — это официальные внутренние нормативные акты компании многократного применения, регулирующие ее деятельность в различных сферах. Совокупность всех таких документов мы называем регламентирующей базой. Можно сравнить ее со сводом законов и постановлений РФ, но с тем учетом, что действие таких документов распространяется на конкретную организацию, группу компаний или холдинг.

Если рассуждать в разрезе видов документов, то это всевозможные инструкции, положения, стандарты, правила и так далее. Например, положение о закупках, должностные инструкции, политика компании, график отпусков и другое.

Жизненный цикл регламентирующего документа

Жизненный цикл регламентирующего документа — это последовательность этапов, включающая создание, утверждение, применение, актуализацию и хранение.

Глобально этот процесс можно разделить на 6 стадий:

1. Разработка документа. Первый и важный этап, который включает не только создание внутреннего нормативного акта, но и постановку задачи на разработку.
2. Согласование и подписание. Это самый долгий и болезненный вопрос в организациях. Нужно, чтобы этот процесс был прозрачным и удобным для всех участников.
3. Ознакомление работников с документом. Здесь важна доступность документов в электронном и бумажном виде, поскольку во многих компаниях по-прежнему ведется параллельный документооборот, а также явная отметка об ознакомлении сотрудника.
4. Работа с регламентирующим документом. Документы размещаются на доступных информационных ресурсах компании (например на сайте, портале или в базе знаний) — к необходимому перечню должен иметь доступ каждый работник.
5. Управление изменениями. У всех РД разный срок актуализации, где-то он описан в законодательных актах, где-то определяется внутренними правилами компании. Важно вовремя создавать новые редакции таких документов и держать регламентирующую базу в актуальном состоянии.
6. Долговременное хранение. Большинство регламентирующих документов имеют длительный или постоянный срок хранения. Также это касается приказов, которые вводят РД в действие. Для управления архивом регламентирующих документов c гарантией их юридической значимости можно использовать решение из экосистемы Directum RX — «Долговременный архив», которое обеспечивает централизованное хранение на протяжении нужного срока.

Проблемы при организации работы с регламентирующими документами

Потеря времени

На каких этапах жизненного цикла тратится драгоценное время работников? Практически на всех.

1. Согласование документов

Отсутствие схем и правил согласования документов в организациях приводит к задержкам ввода в действие. Необходимо определить ответственных, участников процесса и ожидаемое время утверждения РД. Без этих элементов выполнение задачи растянется на длительные сроки.

2. Ознакомление работников с документами

Необходимо обеспечить эффективное ознакомление с документами, особенно в распределенных компаниях. На бумаге этот процесс отнимает много времени и денег. Нужно иметь унифицированные стандарты и правила для всех филиалов, чтобы избежать задержек и несоответствий в работе.

3. Обучение новичков или сотрудников, сменивших должность

Здесь мы имеем проблему с двумя составляющими. Когда регламентирующая база не в порядке, то и ввод в должность затянется гораздо сильнее. А если новенький не может изучить процессы самостоятельно по документам, то чью трудоемкость нужно прибавить? Правильно, более опытного сотрудника, к которому пойдут с вопросами.

4. Проблема незаменимых работников

Везде есть сотрудник, который работает с основания компании. Он хорошо знает как построен процесс и правильно его выполняет. Однако «текучка» есть везде и даже такие сотрудники меняют место работы или уходят на пенсию. Передать дела качественно совсем новому человеку часто практически невозможно. Здесь много времени тратится на воссоздание процесса, что было бы гораздо проще, если бы он был описан в регламентирующих документах.

5. Проблема учета и поиска

Без правильного учета поиск затруднен. Для удобства работы документы должны быть зарегистрированы. Из-за того, что РД часто являются приложениями к приказам по основной деятельности, а не самостоятельными документами, найти их бывает трудно, так как они хранятся вместе. В случае, если приказы имеют схожие наименования, то поиск приказа, связанного с конкретным документом, будет сильно затруднен.

6. Часть регламентирующих документов на бумаге

Когда часть регламентирующей базы хранится в цифровом виде, а часть в бумажном, то любая из вышеуказанных проблем смело может умножаться на два.

Проблема актуализации документа

Актуализация — это процесс, который заключается в обновлении документации по различным направлениям (форма изложения, способ выполнения процесса, оценка результатов, риски и ответственность).

Документы нужно актуализировать, если произошли изменения в:

• регулирующей среде;
• внутренних официальных нормах;
• организационной структуре.

Если вы хотите иметь прозрачные и правильно описанные процессы, то нужно держать руку на пульсе и совершенствовать вашу регламентирующую базу. Также важно всегда пользоваться только актуальными редакциями документов и не переносить в свою деятельность устаревшие нормы и знания.

Штрафы

Когда речь идет о регламентирующих документах, важно понимать, что неактуальная нормативно-правовая база и отсутствие явного факта ознакомления могут повлечь за собой серьезные юридические риски и штрафы. Если организация не следует актуальным нормативным документам или работает по устаревшим правилам, это может привести к нарушению законодательства. Вот лишь некоторые примеры:

• штраф за отсутствие штатного расписания. Для компании — до 50 000 рублей, для ИП — до 20 000 рублей, для должностного лица — до 20 000 рублей. (ст. 5.27 КоАП РФ);
• штраф за отсутствие графика отпусков. При первом нарушении — до 50 000 рублей. (ст. 5.27 КоАП РФ);
• штраф за отсутствие положения о закупках. Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей. (ст. 7.32.3 КоАП РФ).

Методологическое решение проблем

1. Зафиксировать правила работы с РД в организации. Выше мы упоминали о необходимости создания документа о том, как работать с вашей регламентирующей базой. Этот документ может называться «Положение по работе с внутренними нормативными документами». В нем обязательно должны быть описаны правила обращения с документацией организации, процессы создания, разработки, согласования, утверждения, введения в действие, актуализации и отмены РД компании.
2. Обучить персонал. Важно, чтобы работники, участвующие в создании и согласовании, ознакомились с Положением, о котором написано выше. Для пользователей нужно провести обучение, в рамках которого необходимо проинформировать сотрудников о принципах и структуре внутренних нормативных документов, а также научить правильно применять их в повседневной деятельности.
3. Автоматизировать процессы. Это дает возможность значительно сократить время на выполнение рутинных задач, таких как управление редакциями, согласование и утверждение. Это также помогает избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. ПО для комплексной автоматизации работы с РД на рынке не так много. Отечественная система Directum RX предлагает специальное решение для управления жизненным циклом внутренних нормативных документов, которое называется «Регламентирующие документы».
4. Создать регламентирующую базу, которая обеспечит управляемость, прозрачность и контролируемость. А также сформирует корпоративную культуру, поспособствует повышению производительности труда и станет правовой основой деятельности организации.

Возможности решения «Регламентирующие документы»

Функциональность решения Directum помогает оптимизировать работу на всех этапах жизненного цикла регламентирующего документа:

• подготовка документа:

Сотрудники могут отправить запрос на создание или обновление регламента. Куратор принимает запросы, передает их на выполнение или возвращает на доработку. При обновлении создается новая редакция с переносом данных из старой. Запросы могут быть включены в годовой план для контроля и выполнения.

• согласование и подписание:

В решении можно согласовать документ как с приказом, где документ является его приложением, так и самостоятельно без приказа. Все сценарии и процессы можно настроить гибко с помощью возможностей no-code. Согласование проходит максимально прозрачно, всегда можно отследить на ком конкретно «застрял» документ и каков прогноз по срокам согласования. Также есть возможность подписания документа в системе всеми видами цифровых подписей.

• обучение и ввод в должность:

Решение включает удобный реестр всех документов с гибкими фильтрами для поиска. Регламентирующие документы могут быть отражены на портале или в Базе знаний по каждой должности. Работники будут иметь возможность ознакомиться с документами через настраиваемые списки, а отчет поможет отследить, как проходит этот процесс.

• учет и поиск:

Вы можете зарегистрировать сам документ и приказ, чтобы присвоить им номер для учета. У приказов будет связь с основным документом, на основании которого они вводятся в действие или отменяются. Бумажные документы можно оцифровать для удобства и создания единой базы с возможностью поиска по тексту.

• актуализация документа:

Сроки актуализации отслеживаются автоматически, уведомления о необходимости создания новой редакции отправляются ответственным. При создании новой редакции данные из предыдущей версии автоматически переносятся, включая поля и списки ознакомления. Используя интеллектуальные сервисы, можно сравнивать редакции и отслеживать изменения.

В современном бизнесе электронное управление регламентирующей документацией играет важную роль в обеспечении прозрачности процессов.

Электронное хранение и управление документами дает возможность упростить доступ к информации и обеспечить оперативную актуализацию. Автоматизация помогает оптимизировать процессы управления документами, сократить временные затраты и избежать ошибок.

Внедрение специализированных ИТ-решений может сделать работу с документами эффективнее, обеспечит соблюдение законодательства, улучшит коммуникацию и минимизирует ошибки.