Рукописи не горят, бумага не исчезает

Олег Седов

На смену бумажному документообороту пришла автоматизация. Решила ли она проблему бумажного хаоса, в котором еще недавно тонули организации? Прокомментировать этот вопрос мы попросили профессора Михаила Ларина, директора Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела.

- В чем отличие современного документооборота от состояния дел советского периода?

- На мой взгляд, бумажного хаоса во вселенском масштабе в нашем государстве раньше не было, поскольку имелась хорошо выстроенная государственная система документационного обеспечения и управления. Архивное ведомство при Совете Министров имело право контролировать состояние делопроизводства различных учреждений. К концу советской истории нам удалось добиться того, что все учреждения в нашей стране стали вести делопроизводство единообразно. Однако техническая база делопроизводства морально устарела.

В 90-е годы, с переходом страны на рыночные рельсы началась массовая поставка персональных компьютеров для офисов. В это же время произошла смена кадрового состава в государственном аппарате. Наиболее квалифицированная часть чиновников нашла себе применение в других структурах, поэтому приход новых технологий, сопровождавшийся изменением организационных и технологических аспектов документооборота, совпал с общим снижением уровня квалификации служащих, что, конечно же, отрицательно сказалось на качестве работы с документами.

Сейчас ситуация улучшается. Иначе и быть не должно, потому что без качественно организованной работы с документами невозможно нормально управлять ни государством, ни бизнесом.

- Каким образом проблемы, касающиеся государственной регламентации документооборота, оказывают влияние на бизнес-сегмент?

- Для того чтобы эффективно работать, любая компания в той или иной степени контактирует с государственными структурами (таможенным, налоговым, финансовыми ведомствами, органами социального обеспечения и пр.). Взаимодействие граждан с государственными организациями также происходит по определенным правилам посредством документов. И если государство не может четко определить эти правила для всех своих структур и субъектов финансовых и правовых отношений, то компании, обладающие своими внутрикорпоративными системами документооборота, вынуждены подстраиваться под правила, которые разрабатывает каждое ведомство. Эффективность такого взаимодействия зависит от того, насколько четко обеспечена взаимосвязь «входа» и «выхода» документов, что напрямую обусловлено технологичностью и прозрачностью взаимодействия участвующих в нем сторон.

Поскольку в стране нет единых норм, то процесс улучшения документационного обеспечения в России происходит очень медленно и неравномерно по различным ведомствам. Позади несколько административных реформ. Каждая из них влечет за собой метаморфозы внутренних регламентов, и любое административное изменение влияет на систему документооборота, к сожалению, не лучшим образом. Нечеткая организация обмена информацией при взаимодействии различных ведомств приводит к тому, что их работа оказывается недостаточно эффективной для решения стоящих перед ними задач.

- Что предстоит предпринять для улучшения сложившейся ситуации?

- Борьба с бумажными документами насчитывает долгую историю. Еще в 70-х годах в Америке началось движение за «безбумажный» офис, но и по сию пору привычные документы не вышли из обращения. Более того. Практика показала, что внедрение компьютеров со всеми дополнительными периферийными устройствами в несколько раз увеличило объемы бумажного документооборота. Технологически произвести и размножить документы стало невероятно легко. В результате некоторые организации начинают «порождать» столько копий документов, что делопроизводственная служба и архив не в состоянии с ними справиться. Использование техники нуждается в контроле и создании системы работы с документами.

Проблема также в том, что ИТ-директора и управляющие делами редко находят общий язык. Специалисты, «исповедующие» ИТ, используют совершенно другие термины, нежели архивисты. Им трудно понимать друг друга. В результате решения по автоматизации делопроизводства не принимаются совместно, что, безусловно, снижает эффект от внедрения новых технологий. Политику в этом вопросе определяет ИТ-департамент, поскольку соответствующие бюджеты обычно находятся в их руках. Но идеология автоматизации делопроизводства должна исходить от тех, кто реализует эти задачи на практике.

Есть еще одна серьезная проблема: уже давно у нас де-факто существует электронный документооборот, но нет законодательного решения проблемы такого документа. Соответствующий закон жизненно необходим для документационного обеспечения управления.